Llega la incorporación de un código QR en las facturas electrónicas

Contenido de este post

• ¿Qué debe contener una factura electrónica?
• ¿Cómo funcionará el QR?
• ¿Cuál es su objetivo?
• ¿A quién afecta la normativa?
• Consejos para la implementación

En un esfuerzo por modernizar y fortalecer la transparencia en las transacciones comerciales, la Agencia Tributaria ha establecido nuevas regulaciones que afectarán la emisión de facturas por parte de empresas y profesionales. 

Una de estas innovaciones clave es la incorporación del código QR en todas las facturas, un mecanismo que promete facilitar la verificación de la autenticidad y la correcta tributación de las transacciones. En este artículo, exploraremos qué implica esta nueva normativa y cómo afectará a los departamentos financieros.

¿Qué debe contener una factura electrónica?

Antes de adentrarnos en los detalles del código QR, es importante comprender los elementos esenciales que debe contener una factura electrónica. Estos incluyen:

• Número de factura: identificador único asignado a cada factura para propósitos de registro y seguimiento
• Fecha de expedición: fecha en la que la factura fue emitida por el proveedor de bienes o servicios
• Razón Social del emisor y receptor
• NIF del emisor y receptor: Número de Identificación Fiscal (NIF) del emisor y del receptor de la factura, utilizado para identificar legalmente a ambas partes.
• Domicilio del emisor y receptor: dirección postal completa del emisor y del receptor de la factura
• Descripción de las operaciones (base imponible): detalles específicos sobre los bienes o servicios suministrados, incluyendo la base imponible sobre la cual se calculan los impuestos
• Tipo impositivo: porcentaje del impuesto aplicado a la base imponible, utilizado para calcular la cantidad de impuestos a pagar
• Cuota tributaria: cantidad específica de impuestos a pagar, calculada multiplicando la base imponible por el tipo impositivo
• Fecha de prestación del servicio (si distinta a expedición): en caso de que la fecha en la que se prestó el servicio sea diferente a la fecha de expedición de la factura, esta información debe ser incluida para propósitos de registro y cumplimiento fiscal

Además de estos elementos básicos, la factura electrónica debe cumplir con requisitos específicos para garantizar su validez y autenticidad. Estos requisitos pueden variar según la legislación de cada país, pero suelen incluir la utilización de medios electrónicos seguros para la emisión y recepción de facturas, la inclusión de una firma electrónica avanzada para garantizar la integridad y autenticidad de la factura, y el cumplimiento de los estándares de formato y estructura establecidos por las autoridades fiscales.

El cumplimiento de estos requisitos es fundamental para asegurar que la factura electrónica sea válida desde el punto de vista legal y fiscal.

¿Cómo funcionará el QR?

El código QR, o Quick Response Code, será una representación gráfica en las facturas electrónicas que contendrá información clave sobre la transacción. 

Los clientes podrán escanear este código con sus dispositivos móviles para acceder rápidamente a los detalles de la factura, incluyendo el importe, la fecha y el NIF del emisor y receptor. Esto permitirá una verificación instantánea de la autenticidad de la factura y la correcta tributación.

¿Cuál es su objetivo?

El objetivo principal del código QR en las facturas es mejorar la transparencia y facilitar la verificación de la tributación adecuada por parte de las empresas. Al permitir que los clientes accedan fácilmente a los detalles de la factura, se fortalece la confianza en las transacciones comerciales y se reduce el riesgo de fraude fiscal. 

Además, este mecanismo proporciona a la Agencia Tributaria una herramienta eficaz para monitorear las transacciones en tiempo real.

¿A quién afecta la normativa?

La nueva normativa afectará a todos los empresarios y profesionales que emitan facturas, incluidos los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y del Impuesto sobre la Renta de no Residentes. 

Las empresas y autónomos tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para adaptarse a las nuevas regulaciones y asegurarse de que sus sistemas informáticos cumplan con los requisitos establecidos.

Consejos para la implementación

Siguiendo los consejos que mencionamos a continuación y estando al tanto de las últimas regulaciones, los departamentos financieros pueden adaptarse con éxito a este cambio y beneficiarse de una gestión más eficiente y transparente de las transacciones comerciales. Cómo implementar este sistema de facturación?

• Actualizando los sistemas: asegúrate de que tus sistemas informáticos estén actualizados y sean compatibles con la generación de facturas con código QR
• Formando al personal: capacita a tu equipo sobre los cambios en los procesos de facturación y la importancia del cumplimiento normativo
• Comunicándose con los clientes: informa a tus clientes sobre la implementación del código QR y cómo pueden utilizarlo para verificar las facturas recibidas
• Siguiendo el cumplimiento: establece procedimientos para monitorear el cumplimiento de las nuevas regulaciones y asegúrate de que todas las facturas emitidas cumplan con los requisitos

La incorporación del código QR en las facturas representa un avance significativo en la modernización y transparencia de los procesos financieros. 

Es imprescindible que la dirección financiera esté preparada para implementar estas nuevas regulaciones y asegurar que sus sistemas y equipos estén listos para cumplir con los requisitos establecidos por la normativa.