Cómo implementar un sistema de control interno robusto en tu empresa

¿Tus decisiones de negocio se basan en la intuición? ¿Las funciones de los departamentos se solapan en ocasiones? En ese caso, tu empresa necesita un sistema de control interno que ayude a fijar objetivos, mejorar la productividad y aumentar la rentabilidad.

En este artículo te explicamos en qué consiste el control interno, por qué es tan importante y cómo puedes implementarlo en tu empresa.

¿Qué es el control interno de una empresa?

Un sistema de control interno empresarial es un mecanismo formado por un conjunto de normas y metodologías para el buen funcionamiento del negocio. Su misión es velar por los recursos de la organización, prevenir riesgos, evitar pérdidas y garantizar el cumplimiento de los objetivos marcados. En otras palabras, consiste en implementar políticas y mecanismos para mejorar la gestión. 

¿Por qué es relevante el control interno empresarial?

Muchas empresas no tienen sistemas de control y manejan el negocio de forma intuitiva, tomando decisiones “sobre la marcha”. Una gestión así resulta poco eficaz, ya que se basa en buscar soluciones cuando ya se han presentado los problemas. 

Un buen plan de actuación previene errores, pérdidas económicas, negligencias, fraudes o desaprovechamiento de los recursos, entre otros.

Principales objetivos del control interno

Con la metodología adecuada cada persona sabe lo que debe y no debe hacer en cada momento. Así es mucho más sencillo alcanzar los tres objetivos de un sistema de control interno:

• Operacional. Busca mejorar la eficiencia, el rendimiento y la rentabilidad de la empresa. 
• Financiero. Se centra en la salud de las finanzas, evitando pérdidas o fraudes. 
• Cumplimiento legal. Se enfoca en el acatamiento de leyes, normas y regulaciones que la empresa debe observar. 

Estos objetivos sirven, entre otros aspectos, para proteger los activos de la empresa, garantizar el cumplimiento de las políticas internas, mejorar la eficiencia y transmitir confianza.

Tipos de control interno

Existen tres tipos de control interno empresarial que funcionan como un engranaje perfecto para que la maquinaria organizacional trabaje sin fisuras.

• Control preventivo. Sirve para evitar errores o fraudes mediante un código de conducta que permite actuar antes de que ocurra un problema. 
• Control de detección. Ayuda a identificar riesgos, errores u omisiones que podrían suponer una amenaza, como la falta de transparencia.
• Control correctivo. Establece las soluciones para situaciones que ya se han producido y propone medidas preventivas para el futuro. 

Los modelos de control interno se pueden implementar fácilmente mediante herramientas digitales concebidas para esta finalidad. 

Implementar un sistema de control interno paso a paso

El proceso de implementación de un sistema de control interno consta de varias fases, como la asignación de responsabilidades, la capacitación y la estandarización de procedimientos.  

1. Comunicación e información

La empresa debe explicar las ventajas del sistema de control, tanto para la organización como para los empleados. Además, debe comunicar a cada trabajador su función dentro del nuevo sistema y, por supuesto, proporcionar la capacitación necesaria. 

Para recabar información, se designa una persona encargada de realizar el seguimiento de los procesos y su impacto en la empresa.

2. Identificación de riesgos potenciales

Conocer los riesgos potenciales para la empresa y su posible impacto es esencial para trazar un plan preventivo. Partiendo de los objetivos de la empresa, conviene analizar áreas problemáticas (por ejemplo, con gran número de quejas), actividades complejas y cambios recientes en la estructura.

De esta forma, se puede establecer la gravedad y probabilidad de los riesgos.

3. Definición de procedimientos de control

Los procedimientos de control permiten verificar que se ejercen las acciones necesarias para abordar los riesgos y alcanzar los objetivos empresariales. Estos procedimientos abarcan a todas las personas que conforman la organización y suelen consistir en sistemas de aprobación, autorización, verificación y revisión del desempeño.

4. Seguimiento del sistema

Un correcto seguimiento es imprescindible para saber si el sistema de control funciona como se esperaba. En caso contrario, se realizarán las modificaciones necesarias. Es recomendable programar actividades regulares de seguimiento para determinar si el control interno es adecuado y para corregir posibles problemas.

La implementación de un sistema de control interno es un proceso continuo, ya que la empresa y su entorno no son invariables. Recuerda que para que el sistema funcione se requiere un cambio en la cultura de la organización, de modo que la comunicación fluya adecuadamente y los colaboradores reciban la motivación y capacitación necesarias.