Factura electrónica B2B obligatoria: calendario y cómo preparar a tu empresa

La factura en PDF enviada por correo electrónico tiene los días contados. Con la aprobación del Real Decreto 238/2026, la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales ya tiene desarrollo reglamentario, y la orden ministerial que regula la solución pública de facturación fija su entrada en vigor el 1 de octubre de 2026. A partir de esa fecha empieza la cuenta atrás.

No es un cambio inmediato, pero sí inminente. Adaptar sistemas, revisar procesos y coordinarse con clientes y proveedores lleva tiempo, y las empresas que empiecen antes llegarán con mucho más margen.

En este artículo te explicamos qué es la factura electrónica B2B, a quién afecta, cuál es el calendario y qué pasos puedes dar ya para preparar a tu empresa.

¿Qué es la factura electrónica B2B obligatoria?

Es la obligación de emitir, transmitir y recibir las facturas en un formato electrónico estructurado en todas las operaciones entre empresarios y profesionales establecidos en España. La prevé la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), y la desarrolla el Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026.

La clave está en la palabra “estructurado”. Un PDF no es una factura electrónica a estos efectos: la factura debe ser un fichero que los sistemas puedan leer automáticamente, conforme al estándar europeo EN 16931 y en alguna de las sintaxis admitidas (UBL, CII, EDIFACT o Facturae).

Conviene no confundirla con Verifactu. Aunque ambas normas avanzan en la misma dirección, regulan cosas distintas: Verifactu fija los requisitos de los programas de facturación, mientras que la factura electrónica B2B regula el intercambio de facturas entre empresas.

¿A quién afecta?

La obligación alcanza a todas las empresas y autónomos que facturen a otras empresas o profesionales con sede, establecimiento permanente o domicilio en España, independientemente de su tamaño.

Hay algunas excepciones. La más relevante es la de las facturas simplificadas, que quedan fuera salvo en el caso de las facturas simplificadas cualificadas. Las operaciones con consumidores finales tampoco están incluidas.

Calendario de la factura electrónica B2B

El Real Decreto no fija fechas cerradas: la obligación empieza a contar desde la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolla la solución pública de facturación. Con la entrada en vigor prevista el 1 de octubre de 2026, el calendario queda así:

Tipo de empresa	Obligación desde
Volumen de operaciones superior a 8 millones de euros en el año anterior	1 de octubre de 2027
Resto de empresas y profesionales	1 de octubre de 2028

Además, durante los primeros 12 meses las empresas obligadas deberán acompañar la factura electrónica de una copia en PDF, salvo que el destinatario acepte recibirla solo en formato electrónico.

¿Cómo se enviarán las facturas?

El sistema combina dos vías que pueden convivir:

• Plataformas privadas de intercambio, como las que ya ofrecen muchos proveedores de software de facturación.
• La solución pública de la Agencia Tributaria, gratuita, que deberá estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva.

Si ya trabajas con un programa de facturación, lo más probable es que tu proveedor adapte su herramienta. Aun así, es buen momento para revisar si tu software cumple y, si no, comparar alternativas.

Los estados de la factura: el cambio que más afecta al cobro

Más allá del formato, la norma introduce una novedad con impacto directo en la tesorería: las empresas deberán informar del estado de cada factura. Es decir, registrar electrónicamente cuándo se acepta o rechaza y cuándo se paga.

Esto significa que el ciclo de facturación tendrá trazabilidad completa, desde la emisión hasta el cobro. Para las empresas que sufren retrasos es una buena noticia: los incumplimientos de plazos dejarán de ser invisibles y la información sobre el comportamiento de pago de cada cliente será mucho más fiable.

No es casualidad. Uno de los objetivos de la norma es ayudar a combatir la morosidad, un problema que sigue lastrando la rentabilidad de muchas empresas españolas.

¿Qué pasa con FACeB2B?

Los subcontratistas de contratos del sector público que ya envían sus facturas al contratista principal a través de FACeB2B también tendrán que adaptarse. El Real Decreto establece que dispondrán de un plazo máximo de 24 meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial para pasarse al nuevo sistema, que sustituirá a FACeB2B.

Cómo preparar a tu empresa en 6 pasos

1. Calcula en qué fase entras. Revisa tu volumen de operaciones del año anterior para saber si la obligación te llega en 2027 o en 2028.
2. Audita tu software de facturación. Comprueba si puede emitir y recibir facturas en formato estructurado y comunicar sus estados.
3. Revisa tus datos maestros. NIF, direcciones y datos fiscales de clientes y proveedores deben estar completos y actualizados.
4. Integra facturación y contabilidad. Conectar el programa de facturación con tu ERP evita duplicidades y errores manuales.
5. Habla con clientes y proveedores. Coordinar formatos y plataformas con antelación evitará rechazos y retrasos en los cobros.
6. Forma al equipo. Administración, finanzas y comercial deben conocer los nuevos flujos, sobre todo la gestión de estados y rechazos.

En resumen, la factura electrónica B2B obligatoria va mucho más allá de un cambio de formato. Supone digitalizar todo el ciclo de facturación y, con la obligación de informar sobre los pagos, aportar una transparencia inédita sobre cómo y cuándo cobran las empresas.

Aunque la obligación no llegará hasta 2027 o 2028, el reloj empieza a correr ahora. Anticiparse permite hacer la transición con calma, elegir bien las herramientas y aprovechar la nueva trazabilidad para mejorar la gestión de cobros desde el primer día.