Diferencias entre VeriFactu y factura electrónica: todo lo que necesitas saber

La facturación en papel o mediante hojas de cálculo es un proceso que tiene los días contados. Los programas de facturación agilizan esta tarea y automatizan procesos, como la gestión de remesas o la conciliación bancaria. 

Pero la transformación digital no solo ayuda a agilizar estos procesos, sino que los hace más seguros y eficientes. En los próximos meses, veremos cómo se implanta la factura electrónica y el sistema VeriFactu para empresas y autónomos. 

Se trata de dos conceptos que pueden generar algo de confusión en los contribuyentes, así que, en este artículo, explicamos en qué consiste cada una de ellas. 

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica fue impulsada por la Ley Crea y Crece, dentro de los esfuerzos que se están llevando a cabo para la transformación digital de las empresas. Esta iniciativa legislativa pretende agilizar los trámites fiscales, incluyendo información fácilmente verificable, como códigos QR.

Los profesionales autónomos y empresas con una facturación inferior a ocho millones de euros tienen de plazo hasta julio de 2025 para emitir todas sus facturas en formato electrónico.

Tipos de factura electrónica

La duda surge cuando nos planteamos si una factura en PDF, por ejemplo, se puede considerar factura electrónica o no. Por tanto, conviene aclarar que existen dos tipos de factura electrónica.

• Factura en formato estructurado. Este tipo de documentos contiene datos en un formato que permite su generación automática por los sistemas informáticos de facturación del emisor. Asimismo, se puede tramitar de forma automática por los sistemas de pago del receptor. Este sería el caso de las facturas creadas en lenguaje XML.
• Factura en formato no estructurado. Estas facturas deben introducirse manualmente en los sistemas informáticos, ya que están en formato de imagen, como las facturas escaneadas en papel o los archivos en formato PDF.

Por tanto, la verdadera factura electrónica del futuro, la que tendremos que empezar a utilizar en breve, es la de formato estructurado. Hasta la fecha, solo es necesario emitir una factura electrónica si trabajas con la Administración Pública.

¿Qué se necesita para emitir facturas electrónicas en formato estructurado?

Para emitir una factura electrónica, necesitas un sistema de facturación que genere comprobantes electrónicos para su aprobación por el receptor, como los códigos Dir3 de la Administración Pública. 

Además, las facturas deben incluir la firma digital. Si todavía no tienes tu firma electrónica, puedes solicitarla en el Portal de Administración Electrónica. 

¿En qué consiste el sistema VeriFactu?

VeriFactu es una solución digital que opera como un Sistema de Información Inmediata (SII) automatizado y permite enviar automáticamente a Hacienda todas las facturas que generamos.

Este sistema no solo reduce el margen de error en la presentación de las facturas, sino que es una herramienta esencial para luchar contra el fraude fiscal. Por otra parte, el crecimiento de las transacciones electrónicas hace necesario un método eficiente y seguro para procesar, validar y almacenar facturas.

Los programas de facturación deben cumplir con los requisitos establecidos por la Ley Antifraude 2024 para obtener la certificación de software autorizado por la Agencia Tributaria.

¿Cuándo será obligatorio usar VeriFactu?

El sistema de emisión de facturas verificables o VeriFactu se aplicará a todas las empresas con una facturación inferior a ocho millones de euros. Estarán exentas aquellas que no tengan obligación de emitir facturas o las que están obligadas a utilizar el Suministro Inmediato de Información (SII).

La cuenta atrás para la entrada en vigor VeriFactu ya ha comenzado. Por el momento, el 1 de julio de 2025, los proveedores de software de facturación tendrán que tener adaptados sus sistemas informáticos para poder empezar a comercializarlos. 

VeriFactu se aplicará en todo el Estado español, salvo en los territorios de régimen fiscal foral (Vizcaya, Guipúzcoa y Álava), donde ya se aplica el sistema TicketBai, cuyo funcionamiento es similar a VeriFactu.

Así pues, disponemos de unos meses para encontrar un software de facturación que cumpla con el sistema VeriFactu. Las facturas generadas deben garantizar la trazabilidad e incluir un código QR con datos identificativos.

La factura electrónica y VeriFactu suponen dos grandes avances hacia la transformación digital de las empresas y la Administración Pública. La automatización de procesos servirá para agilizar los trámites, reducir errores y luchar contra el fraude fiscal. 

¿Está preparada tu empresa para dar el salto hacia la facturación electrónica?