8 claves para mejorar la negociación con proveedores

Para que las empresas sean capaces de ofrecer en el mercado productos a un precio competitivo, deben tener la seguridad de contar con el respaldo de un buen proveedor. 

Lograrlo requiere pasar por un proceso de negociación que no siempre es sencillo. Obtener los mejores resultados posibles en la negociación será más fácil si se tienen en cuenta aspectos como el tipo de proveedor y mercado con el que negociamos o nuestro perfil de cliente. Con estos ocho consejos, la negociación con proveedores resultará una tarea mucho más sencilla y beneficiosa para la empresa.

1. Preparar la reunión

Una de las claves del éxito en las reuniones comerciales es estar bien preparado y, para ello, es fundamental contar con datos actualizados.

La empresa debe acudir a la reunión con la máxima información posible sobre ella misma. Tiene que conocer su punto de partida y hacia dónde quiere ir. Esto implica estar al tanto de cuestiones como cuál es el volumen de aprovisionamiento que necesita, cuáles son sus objetivos en cuanto a ventas y cuánto está dispuesta a pagar para adquirir el stock.

2. Conocer al proveedor y el mercado

A la hora de preparar la reunión también se debe tener en cuenta la información relativa al propio proveedor y el mercado en el que opera. Esto le permitirá a la empresa afrontar la negociación desde una posición más favorable.

Es interesante contar con toda la información posible sobre el proveedor. No solo qué ofrece, sino también quién es su competencia, cuáles son sus principales clientes y qué tarifas suele aplicar. Todos estos datos pueden ayudar a presionar durante el diálogo y a obtener un acuerdo más beneficioso para la empresa cliente.

3. Ser paciente

No es habitual acudir a una primera reunión con un proveedor y salir de allí con un acuerdo cerrado. En la mayoría de los casos estos procedimientos suelen dilatarse en el tiempo.

Es normal que ambas partes deseen tomar algo de tiempo para analizar en detalle las propuestas planteadas. De hecho, es mucho más recomendable analizar a conciencia todas las propuestas en lugar de firmar el primer contrato que se ponga sobre la mesa.

4. Venderse como cliente

Para un proveedor, contar con un nuevo cliente es una buena noticia, pero también una fuente de preocupaciones. ¿Pagará a tiempo? ¿Gestionará los pedidos con suficiente antelación para poder atenderlos con tranquilidad?

Vencer esas barreras resultará más sencillo si la empresa que desea ser cliente sabe «venderse». Por ejemplo, demostrando que tiene claros todos los aspectos relacionados con el aprovisionamiento y que no tiene deudas pendientes de pago.

De esta manera, se establecerá una relación de confianza con el proveedor desde un inicio y el cliente podrá presentarse como un colaborador fiable, obteniendo ventaja en la negociación.

5. Valorar los costes adicionales y las condiciones de pago

Al conocer el precio ofrecido por el proveedor, hay que valorar si habrá que sumarle costes adicionales, como los gastos de gestión o los gastos de transporte. Si estos existen, la negociación es el momento perfecto para llegar a un acuerdo que suponga su reducción parcial o, incluso, total.

También hay que valorar las condiciones de pago. Para las empresas que necesitan adquirir stock, es más interesante tener una opción de pago a 30 o 60 días, mientras que los proveedores prefieren cobrar en plazos de tiempo más cortos.

La clave para que ambas partes salgan beneficiadas es que estén dispuestas a ceder. En la mayoría de los casos se puede alcanzar un acuerdo sobre un plazo intermedio de pago que satisfaga a todos.

6. Documentar y llevar un control del proceso de negociación

Como decíamos antes, el proceso de negociación se puede alargar en el tiempo, y es posible que lo que se dijo en una reunión se haya olvidado para la siguiente o que alguna de las partes pretenda obviarlo.

Una forma sencilla de que esto no ocurra es documentar todo el proceso para que luego resulte más sencillo recoger el acuerdo por escrito con todas sus particularidades.

7. Diversificación de la cartera de proveedores

Una vez que la empresa le pierde el «miedo» a negociar con los proveedores, está lista para seguir explorando el mercado en busca de otras organizaciones dispuestas a venderle productos.

No tener un único proveedor es la mejor manera de garantizar que nunca habrá desabastecimiento. Si uno de ellos tiene algún problema o si la relación acaba rompiéndose antes de lo previsto, la empresa cliente cuenta con la seguridad de que podrá adquirir los productos o materias primas que necesita en otro sitio.

8. Buscar una mejor oferta

Los expertos en negociación saben cuándo deben presionar y qué pueden ofrecer para lograr mejores acuerdos. Tratándose de la relación con un proveedor, no está de más aplicar estrategias para conseguir una mejor oferta. Por ejemplo, pedirle al proveedor que ofrezca un producto en exclusiva o suscribir un compromiso de colaboración.

Negociar es un arte que las empresas deben aprender a manejar, porque es esencial para mejorar las relaciones tanto con los proveedores como con los propios clientes. Este aspecto podrá ayudar a mejorar sus futuros beneficios y ayudarle a construir una cartera de proveedores útil y rentable.