Principio de devengo vs. principio de caja: ¿cuál es mejor para tus finanzas?

Las normas del Plan General de Contabilidad (PGC) incluyen la aplicación de los principios contables, lo que contribuye a mostrar una imagen fiel y transparente de las cuentas anuales y la situación financiera de la empresa. 

Dos de los principios contables fundamentales son el principio de devengo y el criterio (o principio) de caja. En este artículo, analizamos las características de cada uno y cuál es mejor para tus finanzas. 

¿Qué es el principio de devengo?

El principio de devengo especifica que, a efectos fiscales, las transacciones económicas se deben registrar en la misma fecha en que se producen, aunque no coincida con la fecha de la factura.

La fecha de devengo, por tanto, corresponde al momento en que se lleva a cabo la operación. Como consecuencia, esta fecha determina en qué trimestre de IVA se debe declarar la transacción y en qué ejercicio se debe imputar el ingreso. 

Todas las operaciones de la empresa se deben imputar en su periodo de devengo para reflejar adecuadamente la realidad financiera del periodo contable correspondiente, en vez de basarse en el flujo de efectivo.

Ventajas e inconvenientes del principio de devengo

El principio de devengo brinda importantes ventajas, aunque también tiene algunos inconvenientes que no se deben obviar. 

Entre las ventajas más significativas, podemos destacar las siguientes:

• Refleja la realidad económica de la empresa y evita distorsiones a causa de retrasos en pagos o cobros.
• Proporciona información relevante para la toma de decisiones por parte de la dirección ejecutiva, los inversores y los acreedores.
• Permite efectuar un análisis histórico de los estados financieros e identificar patrones o tendencias a lo largo del tiempo.

Aunque se recomienda utilizar el principio de devengo en la contabilidad de la empresa, presenta algunas desventajas. Entre las más destacables, se encuentra la dificultad para precisar el momento exacto en que se generan ciertos ingresos o gastos y para gestionar el efectivo a corto plazo. 

Además, el principio de devengo hace que muchas empresas tengan que pagar el IVA de facturas que todavía no han cobrado.

¿Qué es el principio de caja?

A diferencia del principio de devengo, el principio de caja o criterio de caja solo reconoce los ingresos y los gastos cuando se reciben o se abonan. Por tanto, solo se registran las transacciones cuando se produce el flujo de efectivo. 

El principio de caja es un régimen tributario especial y optativo. Tiene la ventaja de que permite retrasar el devengo e ingreso del IVA repercutido hasta que se hayan cobrado las facturas correspondientes. Como contrapartida, también se retrasa la deducción del IVA soportado hasta el momento en que la empresa efectúe el pago a sus proveedores.

Características del principio de caja

Con este método, el IVA se devenga en el momento del cobro total o parcial de las facturas o, como máximo, el 31 de diciembre del año inmediatamente posterior a aquel en que se ha realizado la operación, aunque el cobro no se haya producido. El mismo criterio se aplica a las deducciones de IVA.

Los sujetos pasivos no acogidos al criterio de caja, pero destinatarios de operaciones incluidas en el mismo, pueden deducirse el IVA soportado en el momento del pago total o parcial de las facturas. La fecha tope es el 31 de diciembre del año inmediatamente posterior al de la operación, incluso si el pago no se ha producido.

Las facturas emitidas y recibidas deben incluir en su registro la fecha de cobro o pago de las operaciones, respectivamente. Además, se debe hacer constar sus importes por separado, el número de cuenta bancaria o medio de pago empleado. Por último, se debe anotar en las mismas el texto «régimen especial del criterio de caja».

Qué método elegir para tus finanzas

El principio de devengo es ampliamente utilizado y recomendado porque permite conocer los ingresos y gastos en el momento en que se generan, independientemente de la fecha en la que se produce el cobro o el pago. Es el preferido por la mayoría de las empresas porque brinda una información financiera más precisa y relevante, a pesar de sus inconvenientes.

El criterio de caja puede resultar útil para las empresas de pequeño tamaño, ya que su complejidad lo hace menos conveniente para las organizaciones de mayor tamaño.

Así pues, si tienes una pyme, la elección entre principio de devengo y criterio de caja depende de las necesidades específicas de tu negocio. Para las grandes empresas, se recomienda el primero por sus beneficios para la gestión financiera.