Así es como Steve Jobs gestionaba sus reuniones de trabajo

¿Sabías que en Estados Unidos se pierde una media de U$ 37.000 millones al año debido a errores en las reuniones?
Esto se debe a un problema de comunicación de las empresas, ya que el 60% del total de sus problemas son debido a la cantidad de errores sin resolver que existen en las reuniones.

Parece sencillo y es algo en lo que muchos empresarios no reparan. Antes de convocar una reunión hay que pararse a pensar si de verdad merece la pena convocar a los asistentes.

Una reunión debería ser la forma más efectiva de lograr la interacción y el compromiso de las personas que participan en ella, para lograr un objetivo determinado.

“Ninguno de nosotros es tan inteligente como todos nosotros juntos” – Refrán Japonés.

¿Te has planteado alguna vez por qué demonios hay que convocar reuniones?

Hay miles de razones para reunir a tu equipo y hacer que la comunicación interna fluya:

• Para que todo el mundo pueda proporcionar información relevante y consejos a los demás.
• Para hacer que el equipo participe en la toma de decisiones o solución de problemas. Así todos podrán sentirse parte de la empresa.
• Para conseguir opiniones de diferentes puntos de vista y así conseguir mejores soluciones y crear un plan de acción.
• Para aclarar algún tema o preocupación, tanto general como personal.

Pero todos estos objetivos pueden verse afectados si cometemos errores como la falta de claridad a la hora de establecer la intención con la que se convoca la reunión, desconocimiento de la agenda de los asistentes o si se emiten mensajes ambiguos o incompletos. Todo esto hará que tu reunión carezca de interés y se disminuya la motivación por parte de los participantes.

“Si en una reunión todo el mundo piensa lo mismo, significa que alguno no está pensando” – General George Patton

Convocar una reunión no resulta tan difícil.

En realidad convocar una reunión no es nada difícil si de verdad se tiene en cuenta lo que se quiere conseguir. Así lo veía Steve Jobs.

El CEO de Appel no estaba dispuesto a ver pérdidas, ni de tiempo ni de dinero, en su compañía por culpa de una mala gestión en sus reuniones.

Por eso os mostramos algunos de los métodos que Jobs utilizaba para hacer que sus reuniones fueran lo más productivas posible:

• Reuniones pequeñas.

A la hora de convocar una reunión, una de las principales cosas a tener en cuenta y que no puede pasar desapercibido son los asistentes.

Es primordial invitar solo a las personas justas y necesarias para que la reunión pueda llevarse a cabo. La simplicidad ha sido la clave del éxito de la empresa en todos sus aspectos

¡Recuerda! Se trata de invitar a pocas personas.

• Un asunto, un responsable.

Uno de los objetivos de Steve Jobs consistía en hacer que cada persona supiera lo que tiene que hacer. De esta manera a cada una de ellas se le asignaba una tarea específica y sabría de qué procesos era responsable.
Incluso dentro de la compañía crearon un nombre para definir esto “DRI” (siglas en inglés de: Individuo Directamente Relacionado) apareciendo al lado del nombre de cada persona en la agenda de tareas.

Este es otro truco fundamental que puede ayudar mucho a favorecer el transcurso de tus reuniones: crear una lista de acciones para cada reunión.

• Todo en orden.

Una vez comenzada la reunión, Steve Jobs fijó como norma que cada uno expusiera el orden del día de forma introductoria.

Esto puede parecer algo muy obvio, pero son realmente muchas las organizaciones que comienzan una reunión sin explicar qué se va a tratar a lo largo de toda ella. Lo que puede llegar a marcar una gran diferencia si quieres que tu reunión sea realmente productiva.

• Forma de terminar la reunión.

Un “to do list” puede ayudar mucho a la hora de visualizar qué es lo que se tiene que hacer para llegar a los objetivos, a la vez que sirve de recordatorio para todos los empleados. Este era un imperativo para el magnate tecnológico al finalizar cada reunión.

Porque no solo vale con definir las tareas de hoy, sino también las del mañana para seguir avanzando.

• Adiós a las presentaciones en Power Point.

Jobs odiaba que sus empleados utilizaran este tipo de presentaciones porque creía que estas impedían que la gente pensara de forma activa e interactuara con el resto del equipo.

Por eso el Power Point estaba prohibido y se promovían las reuniones esporádicas y cara a cara. De esta forma se incentiva la discusión de temas y la creación de ideas.

A partir de ahora tienes unos cuantos recursos que puedes ir poniendo en práctica poco a poco, o todos juntos, en función de tu equipo y el tipo de reuniones que realices. Lo importante es tratar de mejorar aprendiendo de los demás.

¿Qué trucos utilizas tú para que tus reuniones sean más productivas?