Es momento de mejorar la gestión de inventario

Gestionar adecuadamente el inventario es fundamental para cualquier empresa sin importar su tamaño ni su sector. La falta de control sobre las existencias puede provocar problemas financieros, insatisfacción de los clientes y pérdida de reputación de la compañía.

Las soluciones digitales de logística ayudan a automatizar procesos y evitar errores en la contabilización de productos, suministros o materias primas. 

Por qué es importante gestionar bien el inventario

La gestión de inventario sirve para mantener el control sobre la producción y contribuye a conocer la situación económica de la empresa. Una buena organización es clave para reducir costes, optimizar espacio en el almacén y ofrecer un buen servicio al cliente. 

Las principales ventajas de controlar los inventarios de la empresa son las siguientes:

• Permite informar al cliente sobre la disponibilidad real de productos.
• Ayuda a cumplir con los plazos de entrega previstos.
• Ofrece la garantía de conocer en tiempo real la cantidad de artículos disponibles.
• Evita perder ventas y clientes por falta de existencias.
• Sirve para descubrir mermas, sustracciones de material y pérdidas.
• Permite calcular los costes de producción de mercancías.
• Reduce los costes de mantenimiento por existencias inmovilizadas.
• Minimiza las pérdidas en productos perecederos.
• Ayuda a calcular las necesidades de producción.
• Permite disponer de existencias extra para hacer frente a picos de demanda.

Las entradas y salidas de inventario son una parte fundamental de la contabilidad de una empresa. Por tanto, es uno de los activos que más hay que cuidar y optimizar.

Tipos de inventario que debes controlar

Dependiendo del sector de actividad de tu compañía, las necesidades de inventario pueden variar mucho. Algunos puntos cruciales que debes tener en cuenta son los siguientes: 

• Existencias de materias primas. Sin un buen control no puedes garantizar la producción ni el abastecimiento.
• Material en proceso de fabricación. Sirve para conocer los costes de producción y controlar los gastos.
• Productos terminados. La contabilización de mercancías listas para ser entregadas te ayuda a conocer su disponibilidad. 
• Productos en tránsito. Son los que se encuentran en almacenes externos o de camino a su destino. 

Incluso si tu empresa no se dedica a la fabricación, debes controlar el nivel de mercancía y de suministros necesarios para ofrecer tu servicio en las mejores condiciones. 

4 consejos para mejorar la gestión de inventario

Conocer con exactitud la cantidad de existencias en cada fase es una información valiosa para los responsables financieros, de compras y de almacén. 

Estos son algunos consejos prácticos que te pueden ayudar a mejorar la gestión de inventario.

1. Diseña un plan logístico integral

El primer paso para mejorar la gestión de inventario es diseñar un plan con todas las necesidades logísticas de la empresa. No olvides puntos clave como los siguientes: 

• Definir las tareas específicas que deben formar parte del control de inventarios, tales como revisiones periódicas y actualización del nivel de existencias. 
• Asignar responsables para cada una de las tareas específicas. El departamento de Recursos Humanos te puede ayudar a decidir cuál es la persona idónea para el puesto evaluando sus habilidades.
• Diseñar un organigrama con la jerarquía de todas las personas que intervienen en el control de inventario.

De esta forma, todas las tareas estarán perfectamente coordinadas y cada empleado sabrá a quién debe reportar sus informes o incidencias.

2. Calcula el nivel óptimo de inventario

El inventario está directamente relacionado con las ventas y, por tanto, con la rentabilidad del negocio. El exceso de existencias aumenta los costes, por lo que conviene analizar el histórico de ventas y la tendencia en la demanda.

3. Realiza un doble seguimiento de inventario

Mantener el nivel óptimo de inventario es una tarea compleja, por lo que resulta muy útil ayudarse de una solución digital de gestión. Asimismo, es recomendable realizar cada cierto tiempo un conteo físico. De este modo, puedes verificar que las existencias reales coinciden con las registradas en el sistema.

4. Elabora informes de gestión

Las herramientas digitales de control de inventarios tienen la gran ventaja de que agilizan la elaboración de informes. Estos análisis periódicos son la manera más eficaz de detectar problemas, puntos de mejora y avances en la gestión.

Una buena gestión del inventario es uno de los pilares de las empresas que fabrican o comercializan productos. La falta de organización produce pérdidas materiales, incrementa costes y perjudica la imagen de la empresa. Sin duda, el control de existencias es esencial para ofrecer un buen servicio al cliente y mejorar los resultados económicos.