La nueva era de las finanzas: digitalización y automatización de procesos

La transformación digital de las empresas ya no forma parte del futuro, sino del presente. Por eso, quedarse atrás ahora implica perder una ventaja competitiva que puede llegar a ser muy difícil de recuperar.

A pesar de que los directores financieros saben que estamos ante una nueva era, son realmente pocas las empresas que han abordado de forma correcta la digitalización de sus finanzas. Aunque parece que esto, por fin, está cambiando.

El reto de digitalizar los procesos financieros

Todavía hay quien piensa que digitalizar el departamento de finanzas es sencillamente sustituir los documentos en papel por su versión digital. Es cierto que esto forma parte del proceso, pero no es digitalización en sí misma.

Si sustituimos una factura en papel por una en formato electrónico estamos agilizando los trámites, pero no lo suficiente. Ya no tenemos que preparar la factura y enviársela por correo al cliente, ahora lo hacemos a través de correo electrónico, lo que supone un ahorro importante de tiempo.

Pero, una vez que el correo llega a su destinatario, es probable que la factura tenga que ser supervisada por varias personas, haciendo que el proceso de pago siga dilatándose en el tiempo tanto como lo hacía cuando los documentos se enviaban en formato físico.

Por eso, la digitalización de los procesos financieros no consiste solo en pasar los documentos a un formato digital, tiene que ir más allá. Hay que usar un software cada vez más complejo e inteligente, uno que pueda eliminar tareas repetitivas e intermediarios. Solo así se consigue que los flujos de caja sean más rápidos.

En la actualidad, el uso de la tecnología aplicada al área de finanzas consigue:

• Mejorar la eficacia y la rapidez de los procesos.
• Ver los datos y los cambios que se producen en estos en tiempo real.
• Una elaboración más rápida de informes, lo que ayuda en la toma de decisiones estratégicas.
• Hacer de forma más sencilla y rápida un análisis de datos para detectar posibles oportunidades de crecimiento.

A pesar de sus evidentes ventajas, la automatización de procesos supone todo un reto para las organizaciones porque implica un cambio importante en la forma de trabajar.

El CFO como artífice del cambio

El CFO o director financiero tiene entre sus funciones la de liderar al equipo de finanzas. Si el líder se atreve con las innovaciones es seguro que quienes estén bajo su mando lo van a seguir.

Es posible que el responsable del departamento financiero se encuentre con algo de resistencia al cambio. Esto es normal cuando se intenta modificar la forma de trabajar de las personas. Máxime cuando la tecnología viene a «sustituir» a los humanos en algunos procesos.

Sin embargo, el director financiero debe ser capaz de transmitir a su equipo que la digitalización trae mejoras para todos. No solo la empresa será más eficiente al gestionar los procesos de finanzas más rápidamente y sin errores, sino que los empleados del departamento podrán utilizar su talento y sus habilidades en tareas más valiosas, lo que contribuirá a mejorar su motivación.

La digitalización como herramienta para superar la crisis

Las empresas que ya habían abordado la digitalización de procesos (en el departamento de finanzas y en otros) lo han tenido más fácil para superar la crisis asociada a la pandemia de covid-19. De hecho, para ellas, implantar el teletrabajo de forma tan repentina como hubo que hacerlo fue más sencillo.

Si algo bueno ha tenido esta situación, es que ha conseguido que muchas empresas se dieran cuenta de sus deficiencias en materia de transformación digital. Por eso, no es de extrañar que las últimas encuestas realizadas pongan de relieve que 6 de cada 10 empresas van a invertir en nuevas tecnologías para salir de la crisis.

El objetivo es recuperar, cuanto antes, los volúmenes de facturación conseguidos antes de la pandemia e incluso superarlos. Lejos de utilizar la automatización de procesos como «excusa» para reducir sus plantillas, las empresas quieren aprovechar las ventajas que obtendrán de la digitalización para contratar a más empleados capaces de aportar un valor añadido al negocio. Algo que llevará a las organizaciones a aumentar sus beneficios.

Estamos al principio de una nueva era para las empresas, una que traerá también importantes cambios en la forma de trabajar y en las relaciones comerciales. Dada la importancia del departamento de finanzas en una organización, para muchas empresas este será su punto de partida en lo que a transformación digital se refiere.