Facturae: La evolución de la factura electrónica

¿Qué es una factura electrónica?

La facturae o factura electrónica es una alternativa a la tradicional factura en formato papel, que cuenta con la misma validez y efectos legales. Debe emitirse y recibirse en formato electrónico o telemático con previo consentimiento del destinatario.
Teniendo en cuenta que nos encontramos en una era completamente tecnológica que avanza a pasos agigantados, la opción de la factura electrónica se considera la mejor.
Aunque es un formato que existe desde hace años, su uso no está demasiado extendido, por ello, el Estado ha querido contribuir aportando su granito de arena, a través de la creación de una ley vigente desde Enero de 2015 mediante la cual, se convierte en una obligación emitir facturas electrónicas en todas las relaciones comerciales que se tengan con las administraciones públicas. Esto incluye Ministerios, Comunidades Autónomas, Ayuntamientos, Empresas Públicas…etc.

Un ejemplo…

Cualquier empresa que realice trabajos o preste servicios a un museo o venda material escolar a un colegio público, deberá emitir su factura en formato electrónico.

La finalidad de esta ley deriva en alcanzar dos objetivos:

1- Potenciar el formato de factura electrónica en todo el ecosistema empresarial

2- Mantener de alguna forma vigilado el control sobre los pagos a las administraciones con el fin de reducir su morosidad, costes y riesgos financieros. Para lograrlo, se crea un registro de facturas electrónicas por cada institución, en el que los proveedores presentarán sus facturas para ser tramitadas.

Pymes Medianas- Grandes del sector privado

También la presente ley, obliga a este tipo de empresas a facturar electrónicamente. Serán aquellas que:

• Posean más de 100 empleados
• Volumen anual de facturación superior a 6.010.121€

Una excepción…

Podrán quedar exentas del formato electrónico, todas aquellas facturas cuyo importe no supere los 5.000€ siempre y cuando la institución pública correspondiente lo autorice.

Ventajas y beneficios de la factura electrónica

Muchos son los beneficios de utilizar la facturación electrónica:

• Se eliminan los costes de impresión y envío
• Se reducen los errores humanos
• Acceso rápido y fácil a las facturas almacenadas
• Aumento de control sobre el fraude
• Mejora su gestión en cuanto al almacenamiento
• Contribuir al desarrollo de las nuevas tecnologías en la empresa
• Integración con programas internos de la empresa

Una de las mayores ventajas, es que el periodo de cobro será como máximo de 30 días, no pudiendo exceder en algunos casos de 60.

Facturae: El formato elegido…

Al referirnos al formato que debe tener la factura, estamos hablando sobre el tipo de fichero que soporte el contenido legal de la misma. Existen múltiples formatos: PDF, XML, EDIFACT…etc

Facturae, es el formato XML elegido por la Agencia Tributaria

Dos tipos de facturas electrónicas…

Facturas en formato estructurado

Son aquellas que contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los programas informáticos de facturación del emisor. De la misma manera, serán tramitadas automáticamente por los programas de pago y contabilidad del receptor. Facturae, forma parte de las facturas electrónicas estructuradas.

Facturas en formato no estructurado

Son aquellas que no pueden emitirse ni tramitarse automáticamente por ningún programa informático, por tanto su gestión resultará mucho más costosa. Un ejemplo sería, una factura escaneada.

¿Qué necesita una empresa para utilizar Facturae?

Necesita contar con un software de facturación que sea compatible y permita la emisión de este tipo de facturas con formato XML que incluya la firma digital. Hay que tener en cuenta que cada Comunidad Autónoma tiene sus peculiaridades, por ello, el software debe estar preparado.

FACE: Punto General de Entrada de Facturas de la Administración Del Estado

¿Qué es FACE?

FACE es el nombre del portal que ha sido habilitado por el gobierno para que cualquier usuario pueda remitir sus facturas electrónicas a las administraciones públicas.

Será la institución pública en particular a la que le tengas que emitir la factura, la que deberá indicarte en qué punto de entrada remitirás tus facturae. Además de FACE, existen otros puntos de entrada para administraciones, autonómicas, locales, provinciales…etc.

¿Cómo emitir una facturae a una institución pública firmada digitalmente?

Para ello, es necesario seguir varios pasos:

Paso 1- Configurar tu cuenta de usuario

En función del software utilizado, deberás cumplimentar diferentes pantallas

Paso 2- Dar de alta a tu cliente (institución pública objetivo), con los códigos DIR3

Será tarea de la administración pública a la que vayas a facturar, facilitarte los códigos DIR3, que se introducirán en el archivo de la facturae para identificar a la entidad pública.

A tener en cuenta: Una factura firmada digitalmente sin estos códigos DIR3 no será aceptada por el portal FACE.

Paso 3- Emitir una Facturae

En función del programa utilizado puede cambiar, pero por lo general, primero se emitirá una factura de la forma habitual, para posteriormente descargarla en formato facturae.

Dicha factura se descargará con la extensión .xsig que es la extensión de facturae firmada digitalmente que requiere FACE.

Existen diferentes versiones de facturae:

• Facturae 3.2.1
• Facturae 3.2
• Facturae 3.1

Por ello es importante tenerlo en cuna a la hora de seleccionar el software.

¿Te ha resultado útil esta información?

¿Has utilizado facturae con anterioridad? ¿Cuál ha sido tu experiencia? No dudes en dejarnos un comentario. Si además tienes alguna duda o quieres saber más sobre Novicap no dudes en contactarnos o llamarnos al (+34) 932 202 960.