5 consejos para enviar correos a personas ocupadas

Ya seas una persona que está intentando contactar con alguien extremadamente ocupado o un CEO de una empresa que se encuentre cada día en su bandeja de entrada millones de correos, estos tips te serán de ayuda. Como empresario seguramente te gustaría responder a muchos de los emails que te llegan ya que, en su medida todos son importantes, y como trabajador no quieres que los tuyos sean ignorados.

Asegurate de que la persona te respoda a los correos

Mattan Griffel, CEO de One Month, relató en un artículo la odisea con la que se encontraba todas las mañanas. Leía todos los correos y después decidía si contestar o no. En ese artículo encontró el punto medio para que los empresarios supieran clasificar los mails que sí merecían ser contestados y que los trabajadores supieran cómo redactarlos para no ser ignorados. Ahí van:

1. Corto: Las personas ocupadas quieren leer correo electrónicos cortos y escuetos a causa de su falta de tiempo y la gran cantidad de tareas que tienen que realizar. Normalmente de 2 a 5 frases deberían bastar para explicarse y pedir lo que se desee en un mail. Si este sobrepasa uno o dos párrafos seguramente el destinatario dejará de leer o tardará mucho en contestarnos.
2. Leíble y claro: Aunque parece un consejo muy evidente seguro que al leer el título te ha venido a la mente algún correo del que no entendiste casi nada. Es mucho más fácil que a la hora de redactar se escriba usando frases cortas que párrafos muy largos. Las frases subordinadas pueden terminar siendo confusas y el destinatario no quiere pasar tiempo en adivinar aquello que estás intentando decir.
3. Deja claro qué quieres y sé razonable con aquello que pides: No hay nada que haga llevar a la gente de calle que un correo electrónico que te adjunta mucha información pero no deja claro qué es lo que quiere de nosotros. ¿Quieres que te presente a alguien? ¿Quieres que me lea tu blog post y ponga un comentario? Si no lo pones explícito, la mayoría de destinatarios no te harán caso y no lo harán. Si no tienes más remedio que adjuntar mucha información en un mail pon lo que quieres al principio de este y si puede tener algún botón call to action mucho mejor.

   A la vez también tenemos que recordar que la petición que hagamos, aunque la hagamos en un correo electrónico fácil de leer, no sea muy larga de contestar o le obligue al destinatario a invertir mucho tiempo en aquello. Los destinatarios ocupados tan sólo invertirán 2 minutos como máximo en vuestra petición si les lleva mucho tiempo realizar la tarea que les pedís lo más probable es que opten por no contestar. Sé específico y razonable.

   En caso que necesitéis que realice una tarea un poco larga de hacer dejad claro que “no hay problema” en que tú le ayudes o si está demasiado ocupado en otras cosas. Estos, aunque resulte paradójico hará que más probablemente obtenga una respuesta, cosa que no esperaba lograr.

4. Contexto de que lo conocer: Si te conoce en persona, por alguna red social, os presentó un amigo en común o simplemente te estás presentando es importante recordarlo. Saber de qué conocemos a una persona nos ayudará a determinar si queremos ayudarla o no.

   Algunos profesionales han confesado que aunque no conocían aquella persona, iban a revisar su perfil de LinkedIn para que les diera una aproximación de quién es esa persona; a qué escuela iban, dónde trabajan, etc. A partir de ahí, para ellos era un plus que hayan ido a una buena escuela o que trabaje en una startup que ellos conozcan por ejemplo.

5. Dame una buena razón por la que debería invertir tiempo en ti: Aunque suena a tontería este hecho es muy importante. Si realmente tu destinatario está tan ocupado como parece tendrá muchas personas que le pedirán tareas o que les dedique un poco de tu tiempo. ¿Y si tuviera qué elegir a quien prestarle atención por qué no dispone de tiempo? ¿Cuál sería su elección?

En el artículo que os comentábamos anteriormente de Mattan Griffel nos cuenta cómo al principio intentaba quedar con todas las personas que necesitaban su ayuda. Pero se encontró que había personas que no escuchaban sus consejos o le discutían todo lo que decía y le argumentaban por qué él estaba equivocado. En esos momentos él decidió priorizar aquellas personas a las que sí podría ayudar. Es por eso que nunca está de menos argumentar brevemente por qué debería hacerle caso.

Y vosotros, ¿Qué técnicas creéis que funcionan para enviar un mail que sea contestado? O si sois empresarios ¿Os habéis encontrado con este problema? Cuéntanoslo en los comentarios. Y si además quieres saber más sobre Novicap no dudes en contactarnos.