Onboarding eficaz: cómo integrar a nuevos empleados con éxito

Incorporar a un nuevo empleado a la empresa es mucho más que presentarlo al resto del equipo, asignarle un escritorio y darle unas pautas de lo que debe hacer. El proceso de integración es una etapa crítica en la relación con un trabajador. De hecho, se estima que el 40 % de los nuevos empleados dejan la organización en el primer mes.

Ante esta situación, un proceso de integración u onboarding eficaz puede suponer la diferencia entre un trabajador motivado y comprometido con la empresa, y uno que se sienta desvinculado y falto de entusiasmo desde el primer momento. Ofrecer una experiencia estructurada y cálida le ayudará a sentir que está en un lugar en el que se valora su talento.

¿Qué es el onboarding?

Por si no te suena este anglicismo, el onboarding es el proceso de integración de un nuevo empleado a la empresa. La palabra viene del inglés on board, embarcar, para referirse al tiempo en el que el trabajador comienza a conocer la cultura de la organización y se familiariza con sus responsabilidades, compañeros y las diferentes herramientas que va a utilizar. 

Para realizar un onboarding eficaz hace falta una buena planificación desde las fases de reclutamiento. De hecho, en los últimos años se está observando que hacer bien este proceso puede mejorar significativamente la retención de los empleados e, incluso, aumentar su productividad. 

Cómo hacer un onboarding eficaz paso a paso

Tal y como hemos comentado, planificar los pasos para dar la bienvenida a un nuevo empleado a la empresa es muy importante para garantizar que se integre de forma satisfactoria, tanto para esa persona como para el que la contrata.

Algunos consejos para realizar un onboarding eficaz son:

• Preparar su entrada: El onboarding empieza antes de que los nuevos trabajadores entren por la puerta. Lo más habitual es contar con una presentación de bienvenida en la que se explique bien la empresa, los valores y sus objetivos. También es importante que su zona de trabajo esté lista para que comience su tarea con todas las credenciales y contraseñas que va a utilizar activas. Es interesante enviarle con antelación información útil como una agenda de la primera semana o instrucciones claras para que se desenvuelva el primer día. Esto le ayudará a entrar con confianza.

• Bienvenida personalizada y orientación inicial: El primer día debe estar bien planificado. Un buen comienzo es hacer un recorrido a través de las instalaciones de la empresa para que se familiarice con ellas, presentarle a su supervisor directo y a sus compañeros. 

• Explicarle claramente las expectativas y objetivos: El nuevo empleado debe saber qué se espera de él. Una buena técnica es establecer metas para los primeros 30 o 60 días para que él pueda entender su trabajo y enfocarse en sus objetivos.

• Asignarle un compañero o mentor: El trabajador estará más seguro y ganará en confianza sabiendo que tiene una persona a la que puede consultar sus dudas. Además, contar con alguien de confianza facilita la integración con el resto del equipo de trabajo.

• Capacítale adecuadamente: Que sea la persona más adecuada para el puesto no implica que conozca todo sobre la empresa y la tarea que tiene entre sus manos. Facilitarle la formación específica, manuales o acceso a las herramientas necesarias es clave para que pueda aprender y afianzar su rol en la compañía.

• Aumentar las obligaciones poco a poco: Asigna proyectos más sencillos en principio, y poco a poco haz un ajuste gradual hasta llegar a las obligaciones que el nuevo integrante tendrá que realizar. Así tendrá tiempo de ir organizándose y encontrando su sitio.
  
• Cultura y valores organizacionales: Un buen onboarding no es solo enseñar a la persona recién llegada sus tareas; también es transmitir la identidad y el propósito de la organización. Invertir un tiempo en explicarle la misión, visión y valores, facilita que el nuevo miembro se sienta parte de la empresa.

• Haz un seguimiento constante: El onboarding no se limita a la primera semana, es un proceso que necesita trabajarse poco a poco. Programa reuniones de seguimiento de forma periódica para evaluar si se está llegando a los objetivos, identificar problemas y hacer ajustes si son necesarios.

Un onboarding eficaz para trabajadores en remoto

En los últimos años ha cobrado especial popularidad el trabajo híbrido o en remoto lo que trae consigo el desafío de realizar un onboarding virtual. Este tipo de incorporación requiere una mayor planificación ya que hay que tratar de suplir las interacciones que se dan al compartir un mismo espacio. Para ello recomendamos:

• Utilizar plataformas de trabajo colaborativo: En las que todos podáis saber en qué punto de trabajo está cada uno para llevar adelante el proyecto en conjunto.

• Incorpora sistemas de comunicación asincrónica: Es decir, sistemas de contacto en los que no sea necesaria una respuesta inmediata, como ocurre con las videollamadas, por ejemplo. Así todos podrán comunicarse con el resto del equipo pero sin la presión y el agobio de las llamadas constantes.

• Aumentar el feedback con los empleados: Al estar a distancia es más importante que nunca preguntar a los nuevos miembros del equipo qué tal están viviendo el proceso de adaptación y si necesitan alguna ayuda para desarrollar su tarea. 

Ya ves que realizar un onboarding eficaz no es solo una simple forma de integrar a un nuevo empleado en el equipo, se trata de toda una estrategia para fortalecer la empresa con trabajadores que estén contentos de formar parte de ella. Invertir tiempo y recursos en hacer un proceso de integración de nuevos talentos bien diseñado beneficia tanto al trabajador como al negocio. 

Como has podido comprobar a lo largo de este artículo, queda patente que cuando una persona se siente bienvenida y acompañada desde el principio tiene muchas más probabilidades de crecer en la empresa y hacer que esta crezca con ella.