5 claves para optimizar y facilitar el cierre contable anual

El cierre contable anual es un proceso imprescindible para conocer con exactitud los datos financieros y conocer los resultados de la empresa. Ajustarse a las fechas permite determinar si la empresa ha obtenido beneficios o ha generado pérdidas.

En este artículo repasamos las claves para comenzar el nuevo año fiscal con una visión global del rendimiento de la compañía que facilite la gestión de presupuestos y previsiones para los próximos meses. 

Beneficios de cerrar el año contable a tiempo

La contabilidad anual de la empresa y la fiscalidad están estrechamente relacionadas. Es esencial tener en cuenta que el cierre contable se realiza entre el 1 de enero y el 31 de marzo. 

Para recopilar toda la información a tiempo, la mejor medida es comenzar cuanto antes. Si esperas a enero, probablemente no tengas tiempo de analizar las cuentas a fondo. Los retrasos tienen consecuencias negativas como:

• Saldos bancarios sin conciliar.
• Saldos deudores o acreedores que alteran el balance real.
• Incertidumbre frente a los escenarios que se plantean en el futuro.
• Falta de tiempo para la planificación y el control de recursos.

Por el contrario, dedicar las últimas semanas del año al cierre contable anual permite aprovechar las oportunidades y mitigar los riesgos, como la inflación. 

Con una buena planificación, es más sencillo cumplir con las fechas clave del calendario fiscal, auditar y aprobar las cuentas, legalizar los libros contables y depositarlos en el Registro Mercantil a tiempo. Además, se obtienen beneficios adicionales, como disponer de información clave para tomar decisiones respecto a reparto de dividendos, ampliación de capital o proyectos de inversión.

Cómo optimizar el cierre contable anual

Las soluciones digitales de gestión empresarial facilitan enormemente el cierre contable, ya que automatizan muchas tareas repetitivas y evitan duplicidades o errores humanos. Además, para que este proceso sea menos estresante, recomendamos tener en cuenta los siguientes 5 puntos clave:

1. Realizar los ajustes contables del cierre del ejercicio

Dependiendo del tamaño de la empresa, los ajustes contables pueden variar. No obstante, estos son los habituales:

• Incluir todos los ingresos y gastos devengados en el periodo.
• Anotar las pérdidas por deterioro de valor de los activos de la empresa.
• Prever las contingencias por riesgos que pueden afectar a la compañía.
• Determinar si existen ingresos o gastos distribuidos en varios ejercicios.
• Ajustar la revalorización de activos y pasivos.  
• Contabilizar el impuesto de sociedades.
• Calcular los inmovilizados y las amortizaciones.

Lo ideal es efectuar las amortizaciones de forma mensual, aunque en algunos casos es posible realizarlas cada tres meses.

2. Automatizar la consolidación financiera

La automatización de los procesos de consolidación financiera es la manera más efectiva de reducir la carga de trabajo y agilizar la homogeneización, agregación, ajustes y eliminaciones.

La digitalización también ofrece una representación fiable de la consolidación y facilita la presentación de cambios, normas de contabilidad, operativa con monedas extranjeras, flujos de efectivo y otros.

3. Integrar todos los estados contables

Para que los procesos financieros resulten fiables, se debe contemplar la integración de pérdidas y ganancias, el balance y el flujo de efectivo. Integrar los tres estados financieros con una herramienta digital es muy sencillo porque los campos se pueden cumplimentar de forma automática. 

4. Crear un flujo de trabajo para agilizar el proceso

En el proceso de cierre intervienen diferentes equipos. Los flujos de trabajo facilitan la colaboración y agilizan las tareas, como la estructuración de la información en cada fase de evolución. Al mismo tiempo, estas herramientas permiten mantener la separación de funciones que requiere la auditoría.

5. Preparar la auditoría de cuentas

Las empresas de mayor tamaño deben pasar por una auditoría, por lo que el cierre contable anual debe contener todos los puntos que se revisarán:

• Conciliación de gastos de personal, incluidas las retenciones e ingresos a cuenta.
• Conciliación del IVA declarado con las ventas y los gastos registrados.
• Conciliación de saldos de cuentas con los extractos bancarios.
• Revisión del balance de sumas y saldos, especialmente de clientes y proveedores.
• Transacciones y saldos vivos con otras compañías del grupo.
• Arqueo de caja para verificar que coincide con los saldos.

Las empresas que se deben someter a auditorías de cuentas tienen que facilitar en la medida de lo posible el trabajo de los auditores. Disponer de un software de gestión empresarial especializado en finanzas ayuda a conocer la trazabilidad de las operaciones y agiliza el seguimiento de los cambios.

La planificación es esencial para el buen funcionamiento de una empresa. El cierre contable anual es una de las tareas clave para evitar riesgos fiscales innecesarios. ¿Cuándo realiza tu empresa el cierre contable anual?