Consejos para potenciar la colaboración entre departamentos en tu empresa

En una empresa, se realizan cada día diferentes tareas de las que se encargan correspondientes departamentos, como producción, administración, ventas, etc. Todos ellos son fundamentales para el buen funcionamiento y desarrollo del negocio. Pero entre ellos a veces no existe una comunicación lo suficientemente fluida y terminan actuando casi de forma independiente, sin saber lo que hacen los demás y cómo su trabajo afecta al total de la empresa. 

Por eso, desarrollar una estrategia de comunicación eficaz te puede ayudar, no solo a que tus departamentos se comuniquen mejor entre ellos, sino que también se reduzcan posibles problemas e incidencias, se aumente la productividad y mejore el clima laboral.

Hoy vamos a darte algunos consejos que pueden ayudarte a conseguir mejores resultados gracias a una colaboración entre departamentos más eficiente.

Realizar sesiones de escucha efectiva

La mayoría de los problemas surgen porque se confunde la comunicación con el envío de información, pero son dos cosas diferentes. Crear espacios comunes es un primer paso necesario para empezar a construir una buena comunicación y evitar las reuniones de pasillo.

Practicar la escucha activa es algo que se puede aplicar dentro de un mismo departamento entre responsable y equipo, y entre los diferentes departamentos. Así se puede conocer el trabajo y las dificultades que afrontan los demás y establecer soluciones comunes que beneficien a todos. 

Crear un sistema eficaz de reuniones

La reunión es una de las herramientas más utilizadas, pero no siempre se realizan de forma correcta y eficiente, creando sensación de sobrecarga, poca utilidad y teniendo poca asistencia. Entonces, crear un sistema organizado de reuniones puede marcar la diferencia. Este sistema debe tener en cuenta:

• Establecer diferentes tipos de reuniones según las necesidades: operativas, informativas, de presentación de objetivos y resultados, de seguimiento y feedback, etc.
• Convocar a las reuniones a los representantes de todos los departamentos implicados, desde directores y mandos intermedios hasta representantes del staff y equipo base en una misma reunión.
• Dinamizar las reuniones de forma eficaz, siguiendo un guion con los puntos a tratar, estableciendo una duración determinada y organizando el contenido en bloques (presentación, preguntas, etc.) e invitando a la participación activa de todos los participantes. Después se debe proporcionar a todos el acta.
• Crear un calendario de reuniones según las necesidades reales de comunicación: diarias si son operativas, trimestrales si son de resultados, semanales si son de situación, etc. 

Así se mejora la comunicación en cascada descendente, de los directivos a los empleados, y también se potencia la comunicación ascendente permitiendo que los trabajadores compartan ideas, inquietudes y sugerencias con los niveles superiores. Así se consigue una visión más completa y global de las diferentes áreas y situaciones. 

Fomentar el intercambio de conocimientos y mejores prácticas

Cuando existen diferentes delegaciones o centros de trabajo, muchas veces los miembros de un mismo departamento no se conocen porque trabajan en lugares diferentes y tampoco existe una comunicación fluida entre ellos mismos para trabajar alineados: cada uno tiene su propio sistema.

Crear reuniones (presenciales o virtuales) para compartir información relevante permite que otros centros y departamentos se beneficien de las experiencias de sus compañeros o incluso dar una visión diferente, si ellos han afrontado lo mismo, pero de otra forma.

Utilizar herramientas de comunicación digitales

Herramientas digitales para la comunicación interna y la gestión del trabajo son grandes aliados para fomentar la colaboración interdepartamental. Además, permite compartir información común para todos y tener fácil acceso. Algunos ejemplos:

• Para la realización de reuniones y presentaciones online: Microsoft Teams, Zoom.
• Para la gestión de proyectos y colaboración entre departamentos: Asana, Slack, Notion…
• Para centralizar información y protocolos: portal de empleado, apps de comunicación interna, puntos de información digital (pantallas)
• Para enviar comunicados corporativos: email corporativo, aplicaciones de mensajería interna
• Para mensajes urgentes y de respuesta rápida: Whatsapp, Telegram…

Pero no podemos olvidarnos tampoco de herramientas no digitales como son los tablones de anuncios y el teléfono.

Fomento de la cultura de la empresa

Difundir la cultura de empresa, la visión, los valores y los objetivos para que todos los conozcan y se sientan partícipes genera un fuerte sentimiento de pertenencia y unidad.

Fomentar la colaboración entre departamentos es clave para fortalecer esta cultura y asegurar que el esfuerzo de cada equipo impulse el trabajo del resto. Crear eventos de reconocimiento y valoración de los equipos y trabajadores ayuda a demostrar que cada aportación cuenta y que el éxito individual se traduce en un beneficio colectivo. Cuando los departamentos trabajan de manera aislada, pueden alcanzar sus propios objetivos, pero sin una visión global, podrían entorpecer sin querer a los otros, afectando al rendimiento general de la empresa. En cambio, una cultura basada en la colaboración permite alcanzar las metas comunes de manera más eficiente y cohesionada.

Como has visto, potenciar la colaboración entre departamentos no solo mejora la comunicación y la productividad, sino que también fortalece la cultura empresarial y el sentimiento de pertenencia.