Pasos para una reunión de trabajo exitosa

Para conseguir que una reunión de trabajo sea realmente efectiva el primer paso es creer en ella. ¿Vale la pena convocar a tu equipo y ‘perder el tiempo’ discutiendo planes, proyectos o analizando posibles soluciones? Pues sí, vale la pena porque gracias a ella es posible desarrollar o corregir la estrategia de la empresa y eliminar las acciones que ponen en peligro la viabilidad de la misma. No pienses en ellas como en una molestia si no como en una herramienta más en nuestro camino hacia el éxito.

¿Para qué son útiles?

1. Tu equipo conocerá de primera mano información relevante para la empresa.
2. Si la toma de decisiones es conjunta, nacerá en tus trabajadores un sentimiento de pertenencia a la empresa que redundará en su mayor compromiso y efectividad.
3. Cuatro ojos ven más que dos. Y seis, y doce. Nada mejor a la hora de buscar la solución a un problema que contar con el punto de vista de los demás.
4. Para evitar malentendidos o rumores relacionados con problemas de personal o estratégicos.
5. Si eres el responsable de una empresa podrás conocer las demandas de tus empleados. Es una buena forma de generar confianza con ellos.

Pasos a seguir

1. Planificación

Antes de realizar la convocatoria, hay que definir los objetivos de la misma. En la agenda deberemos incluir los temas a tratar y el tiempo estimado para hablar de cada uno de ellos. Si queremos que la reunión sea ágil, no debemos alargarnos demasiado (algunos expertos creen que 45 minutos son más que suficientes).

2. El equipo

Todo dependerá del tamaño de la empresa, pero cuando hablamos de negocios grandes sólo debemos reunir al personal que realmente está capacitado para hablar de los temas propuestos. Si las reuniones son pequeñas y se centran en pocos asuntos, serán más efectivas.

3. Puntualidad

Pide puntualidad y, para ello, las convocatorias deben de ser enviadas al personal con antelación. Llegar tarde a una reunión es síntoma de falta de interés, y esta falta de seriedad puede ser contagiosa. Si es posible exigiremos a los trabajadores que confirmen su asistencia y así evitaremos retrasos innecesarios.

4. Presentación

La persona que haya convocado la reunión deberá recordar a los presentes cuál es la agenda y también presentar a las personas que se encargarán de exponer cada uno de los temas.

5. Dentro de la reunión

Es conveniente definir los turnos de palabra e intentar que todos los participantes puedan expresar su opinión. Si hemos hecho bien los deberes, sólo intervendrán las personas que realmente conozcan el tema a tratar. La reunión no se alargará más de lo debido y evitaremos la pérdida de interés.

6. Motivación

Las reuniones de trabajo no tienen porqué ser sinónimo de aburrimiento. Si además de acotar el tiempo y los temas, introducimos un lenguaje cordial y algo de humor, conseguiremos que los ponentes mantengan el interés y se sientan integrados.

7. Deje hablar a los demás

Evite los monólogos. Como ya apuntamos anteriormente una reunión sirve para discutir proyectos o resolver conflictos, por lo que necesitamos más de una voz para la resolución de los mismos. Todos los asistentes a la junta deben estar implicados y dar su visión del tema antes de llegar a un acuerdo.

8. No a las distracciones

Es importante evitar las distracciones para hacer que la reunión llegue a buen fin. Hoy en día contamos con multitud de dispositivos electrónicos que nos facilitan el trabajo pero su uso no siempre es indispensable para debatir ciertos temas. Las interrupciones por culpa de las llamadas al móvil o los despistes por consultar algo en nuestro ordenador, alargarán la reunión y distraerán a los asistentes del verdadero objetivo de la misma.