Consejos para la implementación exitosa de un sistema ERP

El software ERP es una solución tecnológica que automatiza los procesos de la empresa e integra la información de los diferentes departamentos en una sola base de datos. Este sistema es fundamental para optimizar la gestión empresarial y agilizar la toma de decisiones. 

Principales beneficios de implantar un ERP en tu empresa

¿Piensas que los sistemas ERP solo están al alcance de las grandes empresas? Nada más lejos de la realidad. Esta herramienta es perfecta para las pymes, ya que permite adquirir solo los módulos necesarios y escalar a medida que el negocio crece. 

La agilidad en la gestión y el ahorro de recursos son dos de sus grandes ventajas, pero el software ERP aporta muchos otros beneficios:

• Automatiza procesos y tareas repetitivas que aportan poco valor añadido.
• Libera a tus empleados para que puedan ocupar su tiempo en tareas más productivas.
• Integra toda la documentación en una sola base de datos, evitando duplicidades.
• Facilita la comunicación y las relaciones con clientes y proveedores.
• Permite consultar la información desde cualquier lugar, si contratas un ERP en la nube.
• Controla el inventario, los pedidos y la cadena de suministro.
• Proporciona información en tiempo real, lo que agiliza la toma de decisiones.
• Ofrece analíticas fáciles de visualizar y comprender para tener una visión exacta de la situación.
• Optimiza los flujos económicos, el control de costes y las finanzas.
• Aporta seguridad gracias a su sistema de protección y control de acceso.

Las herramientas ERP se pueden personalizar, de modo que cada empresa puede configurar las funcionalidades que necesite. Con su implementación, se reducen costes, se evitan errores en los datos, se gestiona mejor el tiempo y se consigue una mayor eficiencia.

Cómo implantar un ERP en tu empresa paso a paso

Implantar un ERP es una gran decisión que no se debe tomar a la ligera. Antes de dar el paso, es esencial analizar detenidamente las necesidades de la empresa para saber qué se necesita automatizar. 

Otro de los aspectos que hay que tener claro es qué se quiere conseguir con la digitalización de procesos: una mayor producción, la optimización de inventarios, el control de finanzas, una mejor atención al cliente, etc. Esto es lo que nos ayudará a saber qué módulos hay que configurar.

Una vez que se tiene claro cuál es el proveedor de ERP más conveniente y las funciones que se van a automatizar, comienza el proceso. Para que la implantación sea exitosa, no debemos saltarnos ninguna fase.

1. Planificación

El primer paso consiste en organizar las actividades que se deben llevar a cabo y establecer un cronograma u hoja de ruta con todas las tareas. Además, es preciso decidir qué recursos técnicos y humanos se necesitan. 

2. Consultoría

Una vez planificados los medios y el calendario de implantación, hay que elaborar un listado con los procesos y funciones que se van a automatizar. En esta fase, debe quedar claro el alcance del proyecto y lo que se espera conseguir.

Diseñar los flujos de trabajo para cada área de negocio es clave para facilitar la comunicación y colaboración.

3. Configuración

Es el momento de instalar el software ERP y verificar el funcionamiento de la integración. Una vez ejecutadas las comprobaciones oportunas, se configura la herramienta para que responda a las prioridades de la empresa.

4. Migración de datos

Es el punto más delicado del proceso. Los técnicos deben identificar correctamente el origen de cada dato, depurar errores y duplicidades e introducir la información en el sistema. 

5. Capacitación

El equipo responsable del proyecto recibe capacitación para manejar el software aprovechando todas sus funcionalidades. Las prácticas se ejecutan en un entorno de pruebas, que sirve para efectuar los últimos ajustes.

La figura del consultor es vital en esta etapa, ya que tendrá que resolver las dudas relacionadas con el sistema.

6. Puesta en marcha

El objetivo de esta fase es abandonar el entorno de pruebas para empezar a trabajar con datos reales. Durante esta etapa, se llevan a cabo ajustes para mejorar el desempeño y se comprueba que el equipo está capacitado para manejar el sistema.  

El consultor proporcionará apoyo durante las primeras semanas para resolver las dudas de los usuarios. Además, realizará un seguimiento para verificar que el proyecto cumple con las expectativas.

La gestión empresarial es más eficiente con la ayuda de la tecnología. Implantar un ERP ayuda a ahorrar tiempo y recursos gracias a la automatización de procesos. De esta forma, puedes concentrar tus esfuerzos en hacer crecer tu negocio.