Tesorería: Cómo preparar una previsión en tu plan de negocio

Dentro del plan de negocio de una empresa existe un área de especial importancia para su buena marcha: la tesorería. El objetivo de este departamento es dirigir y controlar, entre otras cosas, todas las operaciones que impliquen la entrada o salida de dinero.

Sin una buena situación económica la empresa acabará por cerrar sus puertas tarde o temprano, de ahí que sea imprescindible elaborar una previsión de tesorería que permita anticipar las situaciones de riesgo y tomar las medidas necesarias para que no se produzcan y obtener siempre beneficios.

Qué funciones tiene la tesorería

Controlar los gastos y los cobros que se producen en la empresa. El fin es lograr un equilibrio entre ambos de forma que siempre haya dinero disponible para el normal funcionamiento del negocio. Lo más habitual es que desde el departamento de tesorería se establezca un período de cobro y pago igual para cada mes.

Garantizar la solvencia de la empresa. ¿Cómo? Pues teniendo siempre presentes las salidas y entradas de dinero ya previstas pero también todas aquellas situaciones que no estaban planificadas y que puedan suponer un desembolso de capital. De esta forma las situaciones de riesgo no supondrán un problema para la solvencia de la empresa.

Estar al día de los compromisos firmados con las entidades financieras. Una vez que se produzca el acuerdo entre la empresa y la firma financiera es preciso que la primera vigile el cumplimiento de los términos acordados para evitar que se produzcan gastos extra procedentes de comisiones, recargos, tasas extra, etc.

En el caso de las empresas que operan en el extranjero es fundamental conocer muy bien el mercado de divisas. El ahorro de dinero puede ser notable si se compra o vende moneda extranjera en el momento adecuado.

Reducir los costes administrativos en todos los departamentos y optimizar la gestión del tiempo.

Cómo se crea un plan de previsión de tesorería

Las herramientas:

1 Hojas de cálculo

Hoy en día existen numerosas aplicaciones en el mercado que permiten crear hojas de cálculo donde se incluirá toda la información relativa a las entradas y salidas de efectivo de la empresa en un período determinado de tiempo.

Los datos sobre los cobros y los pagos deberán añadirse siempre de forma regular. Ambos deberán estar claramente diferenciados para evitar confusiones que lleven a errores fatales.

También es importante incluir los períodos de abono pactados con tus clientes y los plazos de vencimiento.

2 Software específico

Al igual que con las hojas de cálculo, actualmente existen numerosos software creados específicamente para automatizar ciertas tareas relacionadas con la tesorería de la empresa.

Estos programas de gestión incluyen la misma información relativa a la liquidez de la empresa pero ahorran mucho tiempo al departamento de tesorería.

Datos que se deben incluir en un plan de tesorería:

1 Previsión de pagos

Incluyen las compras de suministros, servicios contratados, nóminas, impuestos, etc.

2 Previsión de cobros

Es decir, el dinero que la empresa recibirá por los productos o servicios servidos. En este caso, es muy importante establecer una fecha de vencimiento en las facturas.

Tanto los cobros como los gastos deben ser clasificados en categorías: alquileres, sueldos, asesoría, publicidad, limpieza, etc

Lo ideal es que toda esta información se clasifique mes a mes o de forma trimestral. De esta manera el departamento de tesorería llevará un control más riguroso del estado financiero de la empresa.

3 La capacidad de financiación de la empresa

Este dato se obtiene después de restar los gastos de un mes al resultado de la suma entre ingresos y saldo inicial en ese mismo período.

Ejemplo. Durante el mes de enero la empresa tenía un saldo inicial de 5.000 euros. Los gastos fueron 3.000 y los ingresos 1.000. 

(5.000 + 1.000) – 3.000 = 3.000 euros.

En este caso el saldo es positivo por lo que la empresa sí tiene capacidad de financiación. Si el resultado fuera negativo entonces habría una necesidad de liquidez que debe ser solucionada. De no hacerse así el negocio iría acumulando una deuda que cada vez sería más difícil de solventar.

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