5 claves para optimizar tus reuniones de trabajo

Seguramente todos hemos asistido a reuniones de trabajo inútiles en las que no se han resuelto problemas ni llegado a conclusiones específicas. Por el contrario, lo único que hemos sacado en claro, es una enorme pérdida de tiempo y una falta de atención hacia los ponentes o interlocutores.

Puesto que esto no es nada nuevo, las organizaciones están comenzando a darse cuenta de este error procede, en la mayor parte de los casos, de la cultura del presentismo o “calentamiento de la silla”. Pero lo que se premia en la actualidad es ser productivo, independientemente del número de horas que te pases en tu puesto de trabajo. Funcionar por objetivos es la única manera de ver cuál es el ROI de tus empleados.

Objetivos claros, planificación, eliminación de distracciones y la elección de los asistentes adecuados son algunas de las claves del éxito para realizar una eficiente reunión de trabajo.

Analicémoslos en detalle:

1- Crea una agenda visible, compartida y multidireccional

Gracias a las nuevas tecnologías, contamos con excelentes aplicaciones y herramientas que nos permiten crear una agenda y compartirla con las personas adecuadas de nuestro equipo. De esta forma, todos los interesados podrán ver y planificar sus tareas en función de las fechas marcadas en el calendario, además de participar activamente proponiendo días de reunión para temas específicos. Se trata de optimizar el tiempo y respetar el espacio de los demás.

2- Fija temas concretos

Una de las claves para que los resultados sean los más óptimos posibles, es que todas las personas que acudan sepan de antemano cuáles serán los temas a tratar. De esta forma podrán realizar un trabajo previo, preparando posibles soluciones, cuestiones, estrategias, etc. Tampoco es bueno en una sola reunión intentar abordar múltiples aspectos; con dos o tres será suficiente. Es mejor realizar dos juntas independientes que una sola saturada de puntos a tratar.

3- Optimiza el tiempo

Por lo general, en una reunión de trabajo todos los miembros saben cuando comienza, pero es una incertidumbre la hora de finalización. Esto implica una gran pérdida de tiempo y recursos que se puede evitar con una correcta planificación. Por tanto, es importante que en esa agenda compartida se fije la hora de comienzo y de final, respetando los tiempos de cada uno y estableciendo un programa de puntos a tratar. Y, por supuesto, la puntualidad es una aspecto fundamental.

4- Elimina distracciones

A pesar de que estamos en una era totalmente tecnológica en la que no sabemos vivir sin nuestros dispositivos móviles, la realidad es que en ciertas ocasiones, en lugar de sumar, restan, y este puede ser el caso de una reunión de trabajo. Eliminemos estas distracciones solicitando a todos lo miembros que acudan sin sus teléfonos móviles, tabletas, laptops, etc. De esta manera evitaremos molestas llamadas de teléfono e interrupciones innecesarias que nos desvían del tema a tratar generando una considerable pérdida de tiempo.

5- Convoca a las personas indicadas

Seguramente a todos nos ha pasado sentirnos fuera de lugar en alguna reunión laboral en la que no tenemos nada que aportar ni opinar, sino que por el contrario, pensamos que podríamos estar invirtiendo ese valioso tiempo en alguna otra tarea. Esto también es una consecuencia de la cultura del presencialismo. El hecho de que varios miembros pertenezcan a un equipo, no significa que todos deban estar presentes en las mismas reuniones. Cada uno tendrá asignadas unas tareas y objetivos específicos y quizás los temas a tratar en una junta no tengan nada que ver con su puesto.

¿Te suena alguno de estos factores? ¿Se aplican en tu trabajo actual?