Saca el máximo provecho a las tablas dinámicas en Excel

Excel es una de las herramientas ofimáticas más antiguas. ¿Sabías que se lleva usando a nivel mundial desde mediados de los 80 del siglo pasado? Es cierto que hoy por hoy existen softwares mucho más avanzados, pero el programa de Microsoft sigue siendo uno de los favoritos de las empresas.

Entre las muchas funcionalidades que ofrece, nos encontramos con las tablas dinámicas, que nos permiten sacar el máximo partido posible a los datos. Veámoslo a continuación.

¿Qué son las tablas dinámicas de Excel?

Tal y como indica su nombre, las tablas dinámicas de Excel son tablas. Su peculiaridad es que en ellas podemos recopilar una gran cantidad de información que luego podemos filtrar para trabajar solo con aquellos datos que nos interesan.

Este formato puede ayudar, entre otras cosas, a:

• Recopilar grandes cantidades de datos.
• Visualizar datos por categorías y subcategorías.
• Hacer cálculos con fórmulas personalizadas.
• Expandir y contraer la información.
• Destacar resultados.
• Filtrar, ordenar y agrupar la información recogida.
• Elaborar informes de manera sencilla y profesional.

¿Cómo se crea una tabla dinámica en Excel?

Una de las grandes ventajas de esta herramienta es que es muy sencilla e intuitiva. Lo primero que hay que hacer es seleccionar las celdas que contienen los datos que se quieren convertir en una tabla. 

El segundo paso es dirigirse a la opción “Insertar – Tabla dinámica” y aparecerá una ventana emergente con las opciones para crearla. Al pulsar sobre “Aceptar” se crea la tabla.

Excel está pensado para facilitar el trabajo de los usuarios, y por ello cuenta con opciones muy interesantes. Por ejemplo, al pulsar sobre “Insertar – Tablas dinámicas recomendadas”, nos va a mostrar algunas opciones entre las que podemos elegir. Esto puede resultar útil si no tenemos muy claro cómo organizar la información. 

No obstante, lo mejor es siempre personalizar la tabla según las preferencias de cada negocio. Esto es algo que podemos hacer siguiendo las indicaciones que vamos a ver a continuación.

Organización de la tabla dinámica

Cuando creamos una tabla dinámica, en la parte inferior derecha podemos ver varias cajas:

• Filtros: gracias a ellos podemos seleccionar qué elementos queremos ver y cuáles no en la tabla.
• Columnas: con esta opción podemos organizar la información en columnas.
• Filas: otra forma de organizar la información, pero esta vez en filas.
• Valores: permite la visualización de valores como sumas, restas u otros.

Podremos escoger qué datos irán a cada una de las cajas arrastrando los valores de una caja a otra, según queramos construir nuestra tabla.

Actualización de la tabla dinámica

Las bases de datos son muy prácticas, y resultan muy útiles cuando esa información está compilada en forma de una tabla dinámica de Excel, pero hay que tener cuenta que los registros contenidos se pueden quedar obsoletos.

Habrá datos que cambien, otros nuevos y otros que habrá que eliminar, por lo que la tabla deberá ser actualizada. Tratándose de Excel, esto podemos hacerlo de forma manual o automática.

Actualización manual de la tabla dinámica

Para la actualización manual hay que hacer clic sobre cualquier parte de la tabla para que así aparezcan las herramientas. Después, hay que pulsar sobre “Analizar” y luego “Actualizar”.

Actualización automática de la tabla dinámica

Empezamos trabajando igual que en el caso anterior para acceder a “Analizar” y luego nos vamos a “Opciones”. En la pestaña de “Datos” activamos la casilla “Actualizar datos al abrir el archivo”.

Otras herramientas

Existen algunos trucos para el uso de las tablas dinámicas que, aunque no vienen por defecto en su configuración, en un par de clicks se pueden aplicar.

Cambiar el resumen de los datos

Excel, por defecto, agrupa las cifras a través de “suma” o “cuenta”. Cambiar el tipo de resumen de los datos es muy práctico si, por ejemplo, queremos ver la media o la mediana de los datos que se recogen en la tabla.

Para ello solo tendremos que hacer click derecho en una de las celdas que contienen los datos de la tabla – que no sea ni la primera celda de la columna ni de la fila – e ir a “Resumir valores por”. En esta pestaña podremos escoger qué tipo de resumen de los datos queremos.

Aplicar filtros en todas las columnas

Al crear una tabla dinámica, por defecto se podrá filtrar solo la primera columna. Si queremos establecer filtros en todas las columnas, sólo tendremos que seguir dos sencillos pasos.

Seleccionaremos una casilla cualquiera, de un fila que contenga datos, en la columna inmediatamente a la derecha de la última columna de nuestra tabla. Nos iremos a “Datos” y haremos click en “filtro”, en la barra de herramientas principal. Veremos cómo se han añadido filtros a todas las columnas de nuestra tabla.

Mostrar los valores como un porcentaje del total que queramos

Como hemos dicho, Excel por defecto resume los datos en Suma o Cuenta dependiendo del tipo de dato. Pero, ¿y si quisiéramos mostrar el porcentaje de un total por fila o columna?

Para ello haremos click derecho sobre cualquier celda de la tabla y nos iremos a “Mostrar valores como”, donde podremos seleccionar qué tipo de porcentaje y total queremos.

Borrar una tabla dinámica

Si los datos recogidos ya no son necesarios, o ha habido algún error a la hora de crear la tabla, no hay mayor problema. Borrarla es casi tan sencillo como crearla.

En este caso hay que seleccionar toda la tabla dinámica y pulsar sobre “Eliminar” o “Borrar”. La tabla debería desaparecer de forma inmediata. Si no es así, es porque algún campo no ha sido seleccionado bien. Volvemos a seleccionar todo y repetimos la operación.

Las tablas dinámicas de Excel son fáciles de crear y de manejar, lo que las hace especialmente útiles para todo tipo de negocios. En ellas se puede recopilar información tan diversa como las ventas de un determinado producto o la gestión de los cobros pendientes.

A pesar de que esta herramienta ofimática es muy intuitiva, la mejor forma de sacarle partido es investigando un poco y también estudiando. Existen muchos tutoriales para aprender sobre Excel. Con una buena formación de base, y haciendo prácticas, cualquier usuario medio puede llegar a convertirse en todo un experto. 

En esta otra guía te descubrimos algunas plantillas de Excel que te serán útiles para finanzas y auditorías financieras, simplificando el proceso y ayudándote a sacarle el máximo partido a Excel.