Cómo optimizar el proceso de facturación para impulsar las finanzas de tu empresa

El ahorro de tiempo y recursos es una de las claves para mejorar la rentabilidad y productividad. Las herramientas digitales ya están integradas en muchas áreas de las empresas, lo que simplifica los procesos. Sin embargo, el área financiera no se encuentra al mismo nivel de digitalización. 

En este artículo, analizamos cómo optimizar los procesos de facturación para ahorrar costes e impulsar las finanzas en la empresa.

Principales retos en la gestión de facturas  

La gestión de facturas se divide en dos tareas esenciales: generar las facturas de venta y tramitar las facturas de gastos. En el primer caso, se trata de las facturas de los productos o servicios que comercializa la empresa. En el segundo caso, nos referimos a los pagos a proveedores de productos y servicios que la empresa necesita para desarrollar su actividad. 

Cuando los procesos no están optimizados y automatizados, se corre el riesgo de incurrir en errores y retrasos en el cumplimiento de las obligaciones. Principalmente, la gestión ineficaz de facturas puede ocasionar estos problemas:

• La introducción manual de datos puede dar lugar a errores en las facturas.
• La corrección manual de dichos errores implica una gran pérdida de tiempo, que se podría dedicar a tareas que aporten valor. 
• Los empleados recopilan las facturas en papel y, en ocasiones, se pierden o tardan demasiado en llegar al departamento financiero.
• Algunos gastos pueden estar duplicados sin que el departamento financiero sea consciente de ello. 
• La falta de control puede hacer que se abonen gastos que no corresponden a la empresa.

La consecuencia de lo anterior es que el departamento financiero invierte mucho tiempo y recursos en revisar y gestionar las facturas.

Puntos de mejora en la gestión de facturas

La automatización de tareas no solo optimiza la gestión, sino que minimiza los errores y puede ahorrar grandes cantidades de dinero a la empresa. Esto es lo que se desprende del informe La gestión financiera en las empresas españolas: previsiones, gastos y tendencias, elaborado por Payhawk. Según este estudio, la falta de digitalización genera pérdidas superiores a 120.000 euros anuales en el 20 % de las empresas que aún realizan estas tareas de forma manual.

Para lograr un proceso eficiente en la gestión de la facturación, en primer lugar es necesario analizar la situación actual para detectar puntos de mejora, tales como:

• Errores más frecuentes en la gestión de facturas
• Tareas que se duplican habitualmente
• Tareas imprescindibles que no se llevan a cabo
• Tareas prescindibles que forman parte del proceso
• Tiempo dedicado a cada fase de la gestión
• Cuellos de botella que provocan retrasos

Un buen software de facturación puede ser el mejor aliado de la empresa para solucionar los problemas descritos anteriormente. Además de eso, conviene diseñar un proceso eficiente, lo que ayudará a impulsar las finanzas de la empresa.

Diseñar un proceso de gestión eficaz

El proceso de gestión de facturas tendrá que adaptarse a las características y necesidades concretas de tu empresa. Conviene definir con precisión las etapas que hay que seguir cuando llega una factura. Como normal general, el procedimiento será:

• Recepción de la factura
• Introducción de la información en el software de facturación. 
• Verificación de que corresponde a una orden de compra
• Validación de la factura
• Pago en la fecha estipulada
• Archivo del documento durante el tiempo que marca la ley

El diseño del proceso debe incluir plazos de tiempo para cada fase, métodos de pago, sistemas de cobro y políticas de devolución. 

Los empleados deben conocer este procedimiento para saber qué pasos dar en cada caso. Además, es esencial que tengan unos conocimientos mínimos de la legislación relativa a facturación.

Tan importante como el seguimiento de los pagos, es el control de los cobros para evitar problemas de liquidez. Los programas de facturación automatizan el proceso y proporcionan información actualizada sobre facturas pendientes y vencidas. 

Automatizar el proceso ayudará a reducir errores y tiempo de gestión. Un software de facturación adecuado al tipo de negocio facilitará el control de cobros y pagos. El programa elegido debería ser flexible, sencillo e intuitivo, ya que una curva de aprendizaje rápida ayudará a obtener el máximo provecho de la tecnología.La gestión de facturas es un proceso vital para mantener unas finanzas saneadas. La digitalización puede ser una gran aliada para agilizar los procedimientos y reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas que no aportan valor.