5 valiosos consejos para ahorrar gastos de proveedores

Nunca está de más reducir ciertos gastos que se van generando con los años en tu empresa y ni siquiera te das cuenta. De hecho este es uno de los objetivos prioritarios para muchos empresarios.

Decimos esto porque, poco a poco, se van sumando a las cuentas de tu empresa ciertos costes que no tendrían por qué estar ahí, porque quizá sean totalmente irrelevantes para tu compañía y aún no lo sepas.

Son costes que pueden resultar banales pero que finalmente acaban presionando las cuentas de tu empresa. Y no importa ni el tamaño, ni la industria ni la ubicación de esta, pueden aparecer en cualquier momento.

Esto es lógico, pero no te preocupes, te traemos la forma más fácil de ver cómo se van a ir reduciendo esos gastos poco a poco si sigues los consejos de este post.

¡Pongámonos manos a la obra! Cómo optimizar nuestros proveedores

En primer lugar, para reducir gastos es primordial establecer una estrategia que nos vaya a garantizar que finalmente lo vamos a llevar a cabo. Siempre y cuando claro no afecte a la productividad y la calidad de nuestros productos y servicios.

Para llevar a cabo nuestro plan, vamos a seguir una serie de pasos:

1. Antes de nada debemos tener claro cuáles son los síntomas que está experimentando nuestra empresa para saber exactamente cuál es la situación que estamos atravesando y así poner una solución correcta.
2. Identificar los problemas específicos. Los más comunes que podríamos encontrarnos son:
   1. Estancamiento de las ventas.
   2. Disminución del margen bruto de explotación
   3. Aumento de los gastos de estructura
   4. Problemas de Tesorería
   5. Gasto excesivo en las transacciones con nuestros proveedores o gastos de aprovisionamiento.

Estos últimos son muy comunes pero poco conocidos o, mejor dicho, no se suelen tener muy en cuenta. De hecho es uno de los aspectos clave a la hora de reducir costes.

El aprovisionamiento abarca un conjunto de actividades que normalmente desarrollan las empresas para asegurar la cantidad de los bienes y servicios que necesitan adquirir de manera externa, y así poder desarrollar la propia actividad de su compañía. El aprovisionamiento siempre conlleva ciertos costes por parte de los proveedores, pero muchas veces algunos de ellos podrían reducirse.

Dentro de esta reducción de gastos, es primordial que sepamos cómo manejar la demanda. Es decir, centrarnos en el “aprovisionamiento” estratégico para saber gestionar lo que nuestros clientes demandan y así poder centralizar nuestra actividad con los proveedores teniendo en cuenta meramente dicha demanda.

Dicho así parece un poco lioso, pero vamos a ver qué tendríamos que valorar realmente para reducir gastos:

• Debemos valorar nuestra relación directa con los proveedores. No nos referimos a su despido, ten en cuenta que esto solo podría perjudicar al sistema de calidad de tu producto y eso debería ser lo último que debería ocurrir.
• Podemos desarrollar un Índice de Desempeño general de los proveedores. Que nos dará resultados sobre la calidad, las entregas y los costes.
• Mejorar los plazos de pago. Según nos convenga en la reducción de costes, podríamos hacer el pago por anticipado, a cuenta o a través de crédito comercial.
• Debemos conseguir el menor coste de aprovisionamiento. Para ello debemos valorar todos los componentes de su coste integral para después reducirlo.
• Revisión de los contratos con proveedores.

¿Cómo sé de dónde vienen los costes de aprovisionamiento? Sigue leyendo…

Podemos encontrar:

• Coste de adquisición. Lo que pagamos al proveedor.
• Coste de transporte. Normalmente incluido en el anterior.
• Coste de los pedidos. Seguimiento de estos, la recepción y su control.
• Coste de capital. Ahorrar en la financiación.
• Coste de almacenamiento.
• Coste de rotura de Stock.
• Coste por parte del cálculo de riesgos.

Todos estos son costes a los que debemos ir haciendo frente y, si los sabemos gestionar bien, podremos ahorrar más de lo que pensamos.
Una buena técnica para ello es la colaboración y negociación con los proveedores, así podremos reducir la mayoría de costes variables.

Veamos cómo podríamos hacerlo:

• Acordar con el proveedor que sea él quien gestione los Stocks de la empresa o parte de ellos.
• Realizar el plan de demanda, producción y aprovisionamiento junto con el proveedor.
• Hacer un intercambio continuado de información sobre el Stock, la confirmación de los pedidos y todos los recursos que tengamos disponibles.
• Poseer la información por adelantado sobre los pedidos, como la cantidad, fecha de entrega, preferencias, etc.
• Acuerdos en las entregas acerca de los embalajes, identificación, horarios y otras cosas específicas.

Debemos hacer mención también a la parte de directa de las compras, ya que debemos comprar económicamente y no barato para que, una vez más, esto no repercuta en la calidad de nuestro producto o servicio.

Para eso debemos:

• Tener una filosofía JIT, aumento de la velocidad de aprovisionamiento y reducción del tamaño de lote.
• Definir los requisitos con los proveedores.
• Llevar a cabo una política de gestión y control adecuada, ya sea con la colaboración de los proveedores (de ser así mejor) o sin ella.
• Claramente, conseguir el menor coste de aprovisionamiento mediante la valoración y reducción de los costes integrales.
• Además, algo muy importante que debemos tener en cuenta es contar con las opiniones de todo el personal sobre esta reducción de costes. Ya que ellos se encuentran diariamente en contacto con las tareas y pueden aportar alguna solución en la que quizá no hayas reparado.

¡RECUERDA!

Cuando reducimos costes de aprovisionamiento o proveedores, no debemos aplicarlo solo a este mismo área, sino que deberá extenderse la misma estrategia a toda la corporación, por ejemplo en cuanto a gastos de personal; gastos de representación o incluso financieros. Ya que el objetivo es poder ahorrar todo lo posible y esta responsabilidad es de todos.

¿Crees que estos consejos podrían ayudarte? Si utilizas algún truco en cuanto a la reducción de costes de proveedores ¡cuéntanoslo! Nos encantaría poder aplicarlo a Novicap.