Estrategias efectivas para mejorar y gestionar el presupuesto empresarial

Planificar los costes y las ganancias de un negocio es fundamental para su estrategia de mejora y crecimiento. Con una buena planificación, es posible gestionar el uso de los recursos, encontrar oportunidades y evitar pérdidas de tiempo y dinero. En este artículo te vamos a mostrar la importancia del presupuesto empresarial y te daremos algunas estrategias efectivas para gestionarlo y mejorarlo. 

¿Qué es un presupuesto empresarial? 

Un presupuesto empresarial es la estimación que realiza el equipo financiero de los ingresos y los gastos que va a hacer la compañía durante un tiempo determinado. Por lo general, suele hacerse de forma anual para adaptarse a las necesidades de la empresa y del mercado.

Elaborar el presupuesto empresarial siempre es un momento importante para los equipos financieros de las compañías. En él se traduce la estrategia del negocio para ese ejercicio contable y, para realizarlo, es necesario estudiar minuciosamente todos los aspectos de la empresa: crecimiento, compra de maquinaria, cambio de proveedores, etc. 

Una vez recopilada la información, los contables obtienen una “fotografía” de la compañía con la que deberán ser capaces de calcular los posibles gastos e ingresos durante ese año.

¿Por qué es tan importante tener un presupuesto empresarial?

Un presupuesto empresarial es una hoja de ruta necesaria para poder desarrollar la actividad del negocio. La importancia del presupuesto empresarial es enorme, ya que influye en el día a día en la compañía.

1. Ayuda a conocer los ingresos reales y evita los gastos descontrolados: saber cuánto dinero entra y sale facilita la toma de decisiones empresariales.
2. Disminuye los problemas de tesorería: aunque el presupuesto es solo una previsión que puede verse afectada por muchos factores, contar con una estimación minimiza la posibilidad de que surjan imprevistos y sorpresas desagradables mejorando, así, el control del dinero.
3. Permite saber a qué asignar los fondos: al conocer las necesidades de cada parte de la empresa es más fácil determinar el capital que hay que invertir en ellas.

Aunque se trate de una herramienta muy útil, en muchas ocasiones las empresas no se adaptan a los presupuestos establecidos. Esto puede deberse a causas internas como por ejemplo:

• Un equipo de trabajo que se excede en el gasto que se había establecido para el proyecto que están desarrollando.
• Se rompe la maquinaria y hay que comprar nueva para seguir trabajando.

También puede darse por causas externas como:

• Hay cambios políticos que influyen en las políticas económicas del país.
• Un desastre natural o una guerra que afecta a la propia empresa o a uno de los proveedores.

Estrategias para la mejora del presupuesto empresarial

Dada la importancia de un presupuesto empresarial, existen estrategias para mejorar y optimizar su elaboración. Algunas de ellas son las siguientes.

1. Utilizar herramientas de gestión y control del presupuesto

Actualmente, la digitalización ha hecho accesibles herramientas que permiten la automatización del presupuesto. Gracias a estas aplicaciones, se agiliza y facilita la comparación de los ingresos y gastos reales con las previsiones establecidas en el presupuesto. Además, también se pueden utilizar este tipo de herramientas para el control de la partida presupuestaria de cada departamento de forma que ellos mismos conozcan la cantidad de dinero que tienen disponible en todo momento.

2. Compartir la información con tu equipo

En relación con el punto anterior, hacer que el resto de trabajadores sepa el gasto asignado para su tarea evita gastos excesivos y permite que puedan ajustar su trabajo a la realidad del presupuesto real.

3. Revisarlo periódicamente

Un presupuesto no es un documento grabado en piedra que no pueda ajustarse con la realidad del día a día. A veces, las cosas no funcionan como se esperaba y es importante saber adaptarse. Revisar las previsiones evitará gastar de más y corregir el rumbo para sortear problemas.

4. Fijar objetivos

Saber cuál es la meta a la que se quiere llegar facilita preparar el presupuesto necesario para alcanzarla. La comunicación entre equipos es clave para definir los planes que tienen para ese año y asignar así los recursos que requieren.

La importancia del presupuesto empresarial reside en la utilidad de contar con un documento que guíe el día a día de la empresa. Este documento facilita la toma de decisiones estratégicas y el trabajo de todos los equipos que forman parte de la compañía.