Tengo una empresa ¿Qué gastos me puedo deducir?

Miguel es informático y trabaja en una oficina alquilada. A menudo se traslada en vehículo a ver a sus clientes y se comunica con ellos a través del teléfono móvil de empresa. Como va a ampliar su negocio, está pensando en comprar ordenadores y otros materiales, y aumentar su equipo de empleados.

¿Puede deducirse gastos de alguna de estas actividades? ¿De cuáles sí y de cuáles no? El tema de las deducciones a veces es harto complicado para autónomos y pymes, y hay que considerar ciertos asuntos para no tener problemas con Hacienda. Te contamos qué cuestiones hay que tener en cuenta:

¿Qué significa que un gasto sea deducible?

Un gasto deducible es aquel que está relacionado con la actividad profesional que desarrolla la empresa o autónomo. Y como actividades profesionales hay múltiples, cada una tendrá unos gastos deducibles y otros no.

Miguel necesita ordenadores para el ejercicio de su trabajo, así que estos materiales sí serán deducibles. Al igual que el teléfono, si sólo lo usa para motivos laborales. El alquiler de la oficina también se lo podrá desgravar porque es allí donde hace su trabajo. Y también tendrá beneficios por contratación de personas.

¿Qué características tienen los gastos deducibles?

Como hemos dicho, deben estar vinculados a la actividad económica, así como estar justificados mediante factura y estar registrados en la contabilidad de la empresa.

“Las deducciones en caso de sociedades son fácilmente justificables: se presupone que los conceptos y gastos deducibles derivan en el 100% de los casos de la propia actividad de la empresa. En el caso de los autónomos, no se presupone y se considera que los gastos no son atribuibles a su actividad”, aclaran desde la Federación de Autónomos, ATA.

¿Qué gastos me puedo deducir?

-Consumos de explotación: materias primas, combustibles, envases, embalajes y material de oficina y todo lo que es necesario de forma directa para el desarrollo del negocio.

-Sueldos y salarios: pagos a los trabajadores contratados en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones.

-Impuestos: el IBI (Impuesto de Bienes Inmuebles), el IAE (Impuesto de Actividades Económicas) y otros relacionados con la actividad, además del IVA derivado de compras relacionadas con la actividad.

-Alquiler y gastos de mantenimiento: También los gastos de mantenimiento y los seguros del local.

-Gastos financieros: intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas o los intereses de demora correspondientes a aplazamientos y fraccionamientos de deudas tributarias. También son deducibles las amortizaciones por el importe del deterioro o depreciación del inmovilizado relacionado con la actividad.

-Otros gastos: gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía…

En el caso de que el teléfono se comparta para uso profesional y personal, Hacienda permite desgravar hasta el 50% del gasto. De igual modo, si para trabajar hay que utilizar el coche, Hacienda permite deducirse lo que corresponde a esa actividad con un máximo del 50% del total de los gastos del vehículo. El 100%, para profesionales que se dediquen al sector del transporte.

¿Qué gastos no me puedo deducir?

En este caso son los donativos y liberalidades, las multas y sanciones, los recargos por presentar las declaraciones de Hacienda fuera de plazo, y las pérdidas del juego.

¿Qué ocurre con el IVA?

El IVA deducible es el aquel que soporta gastos e inversiones relacionadas con la actividad. “Los autónomos pagan el IVA de los productos que compran para su actividad. En estos casos, lo incluyen en la declaración trimestral del IVA y se le devuelve”, explican desde ATA.

Uno de los problemas asociados a este impuesto se refiere al retraso en el pago de facturas: el autónomo declara una factura, paga el IVA que le corresponde, pero no la cobra hasta que el cliente la paga; algo que suele demorarse. Con lo que se adelanta el IVA aun con el retraso en el pago de la factura.

Esto afecta a la liquidez del negocio, a que se pueda seguir con la actividad diaria y a que se haga frente a otros pagos. No obstante, en este caso una solución pasa por solicitar un anticipo de facturas.

¿Qué más se pueden deducir las empresas?

La apuesta por el I+D tiene incentivos fiscales: las empresas que inviertan en innovación podrán deducirse esos gastos.

Aquellas que destinen cuantías superiores al 10% de su cifra de negocio podrán elevar de 3 a 5 millones de euros anuales el importe monetizable de la deducción por I+D en el Impuesto de Sociedades.

Por otro lado, la Ley de Emprendedores contempla incentivos para la cesión de activos intangibles (como las patentes), y las personas que inviertan en empresas de nueva creación podrán deducirse el 20% en el IRPF sobre lo aportado.

La contratación de empleados también está bonificada: dependiendo del tamaño de la empresa, del tipo de trabajador y del contrato que se le haga, la empresa podrá disfrutar de diferentes deducciones fiscales.

¿Y si trabajo desde casa?

Algunos negocios se desarrollan en la casa particular del emprendedor. ¿Qué ocurre en estos casos? Hasta hace unos meses Hacienda no permitía deducirse los gastos de gas, agua o electricidad para aquellos que su casa es la oficina.

Pero, el Tribunal Económico-Administrativo Central (TEAC) sentenció que aquellos que trabajen desde su domicilio podrán deducirse en el IRPF gastos como la luz, el gas o el teléfono.

¿Qué gastos te deduces por tu actividad?

En este post hemos intentado proporcionar algunos consejos para ayudarte a identificar los gastos deducibles para tu actividad, tanto si eres una pyme un autónomo o bien si trabajas desde casa. Si tienes otros consejos o alguna experiencia relevante que puede ayudar a nuestros lectores no dudes en agregarlo a la sección de comentarios.