6 claves para reducir al máximo gastos de representación

¿A quién no le apetece ir a cenar o viajar de forma gratuita? ¿Y qué tal ir a ver un partido de fútbol, al teatro o incluso al hipódromo sin tener que pagar nada por la entrada?.

Sí, estas son algunas de las cosas en que las empresas gastan su presupuesto a menudo, para conseguir nuevos clientes, conservar los que ya tienen o mejorar la relación con algunos de ellos…

Pero, ¿de verdad les resulta rentable a las empresas desembolsar este dinero en eventos para sus clientes? Pues la verdad es que sí, lo que pasa es que en la mayoría de ocasiones las organizaciones no tienen en cuenta que este tipo de gasto podría verse reducido incluso hasta un 50% si se gestiona de una manera estratégica.

Existen cientos de técnicas para mejorar la imagen de una empresa sobre todo si trabajamos en el departamento de marketing. Pero la verdad es que, generalmente, el gasto en este tipo de eventos para los clientes o colaboradores resulta ser el que mayor repercusión genera a la empresa.

Dado su importancia hemos decidido realizar este post para que, si eres de esos a los que les gusta agasajar a sus clientes, invitados o partners, puedas hacerlo de una manera más económica pero sin tener que parecer que quieras recortar ahorrarte algo de dinero.

Un momento, ¿qué son exactamente los gastos de representación?

En primer lugar, llamamos gastos de representación a todos aquellos desembolsos que la empresa realiza para que el departamento de marketing junto con el de ventas lleven a cabo estrategias en las que se incurra en actividades externas a la propia empresa, ya sean las mencionadas anteriormente así como el pago de transporte, hoteles, catering, etc.

Surge como consecuencia de una estrategia de relaciones públicas, que tiene como único fin mejorar y fortalecer la imagen de una empresa en un determinado momento, o debido a algún acontecimiento concreto.

Puede llevarse a cabo tanto por los empleados de ventas, como por los responsables de marketing, administradores o altos cargos de la compañía.

Tipos de gastos de representación.

Existen muchos gastos paralelos a la actividad diaria de la empresa que pueden parecer gastos de representación y en realidad no lo son.
Vamos a hacer una breve diferenciación entre lo que son verdaderos gastos de representación y aquellos otros que tienen un aspecto similar pero que no se pueden considerar como tal.

¡Sobre todo para tener en cuenta en el aspecto legal!

Lo que SÍ son gastos de representación:

Podemos encontrar una lista infinita de estos pero, aunque ya hemos nombrado algunos anteriormente, vamos a realizar una lista con los más comunes para hacernos una idea.

• Viajes de ocio para los clientes.
• Visitas, por ejemplo a diferentes sedes u oficinas de la empresa.
• Entradas de espectáculos.
• Realización de deportes de aventura.
• Sesiones de bienestar, como un spa, masaje, maquillaje, etc.
• Pequeños regalos y obsequios.
• Pago de cenas y comidas con clientes actuales o futuros.
• Etc.

Lo que NO son gastos de representación:

Actividades similares (o iguales) a las anteriormente mencionadas que no tengas una finalidad meramente empresarial, no gozarán de la misma carga fiscal y, por lo tanto, no se podrán considerar como gastos de representación. Ya sean actividades al margen de la empresa o con personas que no tengan nada que ver con la misma, como familiares, amigos, etc.

Y entre tantos gastos que pueden ir surgiendo, vamos a ver la forma en que podríamos reducirlos, ya que esta también es una buena forma de ahorrar o poder invertir en otra actividad.

Optimiza tus gastos de representación.

¡No se trata de gastar menos, sino de gastar mejor!. Así que presta atención a la siguiente lista que te ayudará a no perder el dinero de tu empresa.

1. Saca provecho de las nuevas tecnologías. Automatiza tus documentos gracias a la digitalización. Por ejemplo para los tickets de cenas, taxis, hoteles… A veces, son tantos los trámites de representación que realiza una persona que no sabe ni donde ha dejado el ticket de cada uno de ellos. Por eso, ahora que existen plataformas que nos pueden ayudar, ¡usemoslas!.
   Ocurre de igual manera con las llamadas, en lugar de gastar a través de la tradicional compañía telefónica, es mejor el uso de aplicaciones como Skype que además permite verse el uno al otro desde cualquier lado del mundo.
2. Además, ¿no has pensado que esta visión tecnológica te permitirá una mejor recopilación de todos los justificantes?. La recopilación, supervisión y validación de los justificantes de cada actividad te ayudará a filtrar aquellas que no correspondan a la mera actividad de la empresa.
3. Para estos casos, una agenda nunca viene nada mal, además no tienes ni que ir a comprarla, con el uso de la tecnología una vez más, seguro que te puedes organizar sin gastar.
   Ten en cuenta que debes considerar muchos aspectos en torno a la organización de viajes, eventos, regalos… Por eso, una de las mejores formas (y más económicas) para llevar un mayor control, es hacerte con una agenda donde establecer todas las acciones que quieras llevar a cabo en el futuro próximo, de manera detallada, para no incurrir en gastos extra.
   Un consejo es que establezcas las personas que meramente necesitan asistir y un presupuesto inicial que sea coherente en función a cada actividad y trates de no traspasarla.
4. Como en toda empresa, lo más normal es que de vez en cuando (o muy a menudo) surjan viajes, y ya sabemos que en los viajes se gasta. Por eso es muy importante elegir bien el tipo de alojamiento que vamos a necesitar, porque ¡cualquiera no vale!.
   No siempre hay que recurrir a lo más caro para que sea una estancia perfecta. Debemos tener en cuenta la comodidad del usuario, el tipo de estancia y la duración. En función de estos podremos elegir un hotel o un apartamento, con dietas o sin dietas, etc.
5. Seguramente que ya lo hayas visto en alguna persona de tu alrededor y no lo hayas tenido en cuenta para tu empresa. Compara y reserva con antelación. Sí, aunque no lo parezca, ahorrarás una gran cantidad de dinero. Si no pudieras hacerlo por causa de imprevistos, una buena opción es tener acuerdos ya establecidos con compañías hoteleras, restaurantes u otros servicios en los que sepas que vas a incurrir muy a menudo, para que te hagan un precio especial y te puedan tener en cuenta en el futuro.
6. Y por último pero no menos importante, porque muchas veces es la causa de que tus gastos se vean considerablemente incrementados, es evitar e intentar minimizar al máximo los gastos imprevistos.
   Es cierto que, al ser imprevistos, muchas veces no se pueden evitar, pero créeme que sí. Cuando vas cogiendo experiencia en este tipo de organización, te podrás imaginar cualquiera de estos gastos antes de que sucedan. Te damos algunos trucos:
   1. Reservas con reembolso o cambio de fecha.
   2. Seguros de cancelación.
   3. Trabajar con agencias o proveedores de viajes corporativos. En caso de no ahorrar dinero, seguro que ahorres tiempo.
   4. Recurre a sitios de los que te hayan hablado con anterioridad, no queremos sorpresas.
   5. Asegúrate siempre de que tus asistentes vayan a acudir.
   6. Idea con antelación un posible Plan B que pueda ayudarte en caso de que algo falle en el último momento.

Ahora seguro que te será más fácil tener una visión más general para establecer un plan estratégico que te ayude a establecer de mejor manera los gastos de representación para tu empresa. ¿Y tú cómo lo hacías hasta ahora? Cuéntanos qué trucos utilizabas tú para evitar gastos de este tipo, seguro que nos ayudará para el futuro de Novicap.