Cómo redactar el acta del consejo de administración: paso a paso para CFOs

Una de las tareas que exigen más responsabilidad a los Directores Financieros o CFOs es hacer un acta del Consejo de Administración de forma rigurosa y correcta. En ella no solo debe reflejar lo que se ha hablado y acordado, también se trata de un registro válido a nivel legal y una herramienta de control para la gestión de la empresa.

En esta guía vamos a explorar paso a paso cómo redactar el acta del Consejo de Administración para que queden bien registradas las decisiones que se tomen en la empresa.

¿Qué es un acta del Consejo de Administración de una empresa?

Un acta del Consejo de Administración es un documento muy importante en el que se registran los detalles de las reuniones y los acuerdos realizados durante la reunión de la junta directiva de la empresa. Este documento facilita que tanto los asistentes como los ausentes puedan tener un resúmen de todo lo tratado durante el consejo. Si algo de lo decidido no queda registrado es como si esa decisión no se hubiera tomado.

En España, el acta del Consejo de Administración es un documento legal que puede operar como prueba ante auditoría, procesos judiciales o para realizar la inscripción de ciertos acuerdos dentro del registro mercantil. Es por esto que resulta tan importante que se redacte de forma correcta.

Un CFO debe entender que el acta permite a las empresas:

• Tener transparencia en sus gestiones.
• Hacer un seguimiento y control de las decisiones estratégicas y de los presupuestos.
• Facilitar el cumplimiento de las normativas.

Elementos que deben aparecer en el acta del Consejo de Administración

Para que las actas del Consejo de Administración tengan una utilidad real deben incluir cierta información importante siguiendo un modelo establecido. Esto dará una mayor validez al documento. Entre los elementos que deben aparecer están:

• Fecha, hora y lugar en el que se ha realizado la reunión.
• Nombres completos de las personas que han liderado la reunión y del secretario. Además, también se debe indicar si es una sesión universal (en la que están todos los miembros presentes) o no universal. 
• Nombre completo y cargos de los asistentes a la reunión o de sus representantes.
• Resumen del acta de la reunión anterior.
• Orden del día de los temas que se van a tratar.
• Desarrollo o un resumen de las decisiones que se han tomado para cada punto de la orden del día. En este apartado se deben incluir todos los detalles como: acciones tomadas, peticiones de turno de palabra, votaciones y resultado de las votaciones especificando cuántos votos a favor, en contra y abstenciones.
• Si se mencionan asuntos que no se encontraban en la orden del día.
• Firma del acta por el secretario y aprobación del presidente y/o asistentes.
• Fecha y hora a la que se dio por terminada la reunión.

Cómo redactar el acta del consejo de administración: paso a paso

Vamos a explorar punto por punto cómo debe redactar un CFO un acta del Consejo de Administración.

Paso 1. Realizar una preparación previa a la reunión. Antes de que se reúna el consejo, tiene que hacerse una convocatoria formal en la que figure el orden del día. En este punto, el CFO debe asegurarse de que estén listos todos los documentos financieros, informes presupuestarios o de gestión para los consejeros.

Paso 2. Toma de notas durante el Consejo de Administración. Durante la reunión, el secretario o la persona asignada, debe tomar nota de las personas asistentes, la fecha, hora y lugar donde se realiza, qué puntos se tratan, debates, intervenciones de relevancia y registrar los acuerdos tomados y las diferentes votaciones.

Paso 3. Redactar el acta tras la reunión. Al terminar el consejo es necesario redactar siguiendo un modelo establecido (lo veremos en el punto siguiente) lo ocurrido durante la reunión utilizando un lenguaje claro, objetivo y preciso en el que se eviten juicios de valor.

Paso 4. Envío del acta y aprobación. Una vez terminada, se debe envíar el acta a los miembros del consejo para que la revisen,  la aprueben y la firmen.

Paso 5. Archivo del acta y seguimiento. El CFO debe encargarse de que el acta esté debidamente registrada dentro del libro de actas de la empresa y que las decisiones tomadas se incorporen dentro del sistema de seguimiento de acciones que tenga la empresa.

Modelo de acta para CFO

Vamos a ver un ejemplo de acta para utilizar como guía:

Encabezado: en él debe quedar reflejado el nombre de la empresa, la identificación del órgano de control, fecha, hora y lugar de la sesión y, por último, la identificación del presidente y el secretario de la reunión.

Asistentes y representación. Listado de consejeros presentes, ausentes y representados, cada uno con su cargo y si ejercen o no delegación.

Orden del día. En ella se enumeran los puntos a tratar durante la reunión.

Desarrollo de la sesión. Para cada uno de los puntos del día hay que:

• Hacer una breve descripción de lo que se debate.
• Aportar posibles informes presentados.
• Especificar el acuerdo al que se ha llegado.

Acuerdos y votaciones. En este punto se debe:

• Incorporar el texto íntegro de cada acuerdo.
• Detallar cuántos votos a favor, en contra y abstenciones.
• Si es necesario, señalar los plazos de ejecución o quiénes serán los responsables.

Cierre: en este último punto hay que señalar la hora de finalización, aprobación del acta y firma tanto del presidente como del secretario.

Notas adicionales: se trata de un apartado opcional en el que se pueden añadir los asuntos tratados que estaban fuera del orden del día o señalar aquellos que quedan pendientes para la próxima reunión.

Para un CFO es importante dominar la redacción de un acta del Consejo de Administración ya que no solo se trata de un mero trámite, también es un documento legal y vinculante. Preparar bien la reunión, asegurarse de que se han tomado las notas precisas y realizar una redacción con un formato estándar y un lenguaje preciso es clave para garantizar que el documento sea correcto. Un acta bien hecha es una herramienta muy útil y poderosa para alinear las decisiones del consejo con los objetivos del negocio.