Claves para potenciar tu contabilidad con un CRM y mejorar tu gestión financiera

Como ya habrás podido comprobar, tanto si eres autónomo como si tienes una empresa, la organización, el control y la seguridad son las piezas clave para el éxito. Y, por supuesto, realizar una gestión eficiente en la relación con tus clientes tanto comercial como financieramente es vital.

Para poder hacerlo posible, los CRM en contabilidad son una herramienta indispensable en el día a día de tu negocio. A continuación, vamos a ver cómo pueden ayudarte y por qué marcan un antes y un después en el desarrollo de tu negocio.

¿Qué es un CRM en contabilidad?

Un CRM (Costumer Relationship Management) es un software creado y diseñado para gestionar y organizar la relación con tus clientes de manera centralizada y global, ya que puedes:

• Gestionar tu base de datos de clientes de manera ágil, eficiente y segura.
• Programar y enviar correos con o sin plantilla personalizada de tu negocio, de forma individual o masiva a tus clientes con la información adjunta que necesiten. 
• Facilitar la comunicación interna con tus equipos.
• Gestionar proyectos para tus clientes.
• Hacer un seguimiento de las ventas.
• Generar informes.
• Automatizar tareas.
• Crear y potenciar tus campañas de marketing, etc.

Los CRM, además, cuentan con certificados de seguridad y protección del tratamiento de datos y el manejo de la información, lo que contribuye a la creación y fortalecimiento de tu imagen de marca ante tus clientes. 

Con todo esto, también es una herramienta muy potente para tu gestión contable y financiera.

¿Cómo funciona un CRM en contabilidad?

Aunque inicialmente los CRM eran, básicamente, bases de datos de clientes, poco a poco han incorporado funcionalidades para que puedas mejorar la operativa de tu negocio con respecto a la facturación y la contabilidad.

Contar con un software capaz de guardar los datos de los clientes y conectarlos con la contabilidad hace que las tareas de administrativas y financieras se agilicen enormemente. 

Hoy, un CRM en contabilidad es capaz de crear una factura a partir de un presupuesto, contabilizarla, enviarla y gestionar su cobro sin tener que utilizar otras herramientas. Esto, además de ser un ahorro de tiempo considerable, también reduce la posibilidad de que se cometan errores humanos.

Estas son algunas de las funciones clave que puede realizar un CRM:

• Creación de presupuestos.
• Generación de facturas, incluyendo la conversión de presupuestos realizados en facturas.
• Envío de las facturas.
• Gestión de las formas de pago de los clientes (transferencia, recibo, tarjeta).
• Seguimiento del estado de las facturas (enviadas, pendientes, pagadas…).
• Contabilización de las facturas.
• Realización de resúmenes y balances.
• Informes de facturación y contabilidad para la elaboración de los impuestos, etc.

A la hora de generar las facturas, el CRM en contabilidad también puede dar de baja los productos facturados para que siempre se mantenga actualizado el inventario y no existan discrepancias con la contabilidad.

Otra de las ventajas de los CRM es que, gracias al seguimiento del estado de las facturas hace que el control de tesorería sea exhaustivo y puedas conocer su situación en tiempo real.

Cómo puede mejorar un CRM tu gestión financiera 

Si aún no tienes claro si utilizar un CRM en tu negocio puede mejorar tu gestión financiera, vamos a añadir 4 razones más a todo lo que ya hemos comentado.

• Proporciona una visión 360º de tus clientes: tener toda la información de tus clientes en un mismo lugar te permite tener una visión completa de cada uno de ellos y que puedas reaccionar con más rapidez ante una incidencia, ofreciéndoles un servicio más personalizado según sus características.
• Facilita la segmentación de clientes: poder segmentar a tus clientes en función de los diferentes criterios que tú consideres (volumen de compras, ubicación, sector…) hace que puedas adaptar tus estrategias financieras a las necesidades de cada segmento.
• Ayuda a realizar la previsión de ventas: gracias a la centralización de los datos de clientes, el CRM puede elaborar informes con los que analizar su comportamiento de compra y hacer una estimación de tus próximas ventas con ellos para planificar tus recursos financieros.
• Gestión de gastos: ahora la mayoría de los CRM también cuentan con un módulo con el que puedes gestionar a tus proveedores de la misma forma que lo haces con tus clientes, facilitándote el control sobre tus gastos.

Una vez comprobado que gracias a los CRM puedes automatizar procesos, integrar datos, proporcionar análisis detallados y optimizar tu gestión financiera, podemos decir que, contar con un CRM y saber utilizarlo puede ser tu mejor aliado para el buen funcionamiento de tu negocio y la toma de decisiones estratégicas para el crecimiento de tu empresa.