Todo lo que debes saber sobre la toma de razón

En el proceso de venta de un producto o servicio, existen tres momentos importantes: La venta del producto o servicio, la entrega de éste y el pago. 

Este último no siempre se realiza en las condiciones que el proveedor quiere, pues en muchas ocasiones se pactan unos periodos de pago muy extensos o éste se retrasa, por lo que el proveedor termina cobrando por el producto o servicio mucho tiempo después de haberlo producido y vendido.

Para evitar este tipo de situaciones, existen soluciones financieras que permiten al proveedor cobrar antes, disponiendo así de la liquidez que necesita para continuar con su actividad. La más utilizada a día de hoy es el Factoring, que permite cobrar una factura de forma anticipada a cambio de un interés y una cesión del crédito de la factura original.

La toma de razón es el método por el cual se realiza esta cesión de crédito, normalmente en favor de una entidad financiera.

¿En qué consiste la toma de razón?

La toma de razón es una solicitud efectuada por la empresa poseedora del crédito, es decir, el proveedor. Esta solicitud hará referencia y acompañará a la factura original o la certificación de obra que se quiera ceder en favor de un tercero.

El principal objetivo de la toma de razón es ceder a un tercero el derecho de cobro de aquella factura o certificación, normalmente en favor de una entidad financiera que concede el Factoring.

De esta manera, la empresa cedente – que ejecuta dicha toma de razón –  recibirá un anticipo a cambio de ceder el crédito a la entidad, todo de una forma rápida y segura. 

Este recurso es muy habitual para las empresas que sufren retraso en los pagos por parte de sus clientes o se ven obligadas a negociar plazos de pago muy largos. 

Existen dos tipos de toma de razón:

• Toma de razón puntual, que se efectúa para una factura o certificación de obra en concreto.
• Toma de razón recurrente, que servirá para todas las facturas o certificaciones que se ejecuten a partir del momento de la cesión.

¿Cómo se efectúa la toma de razón?

Para comunicar una toma de razón, será necesario hacerlo por medio escrito, ya sea un correo electrónico, un documento añadido a la factura o el propio dorso de la factura original. 

En la comunicación deberán figurar los siguientes datos:

• La indicación de que se trata de una toma de razón
• La fecha de la solicitud
• Los datos que identifican la factura: emisor, fecha, referencia, cliente e importe.
• En caso de que se trate de una certificación de obra, los datos referentes a ésta: emisor, fecha, referencia, cliente, importe, referencia del contrato, indicación de la obra y orden y número de la certificación.
• Firma de la empresa o persona autorizada a ceder el crédito y de la empresa cesionaria o su persona autorizada.

Gracias a la toma de razón, la empresa cedente podrá anticipar el cobro de una factura y mejorar su actividad con esta entrada de liquidez, equilibrando su tesorería y balance. Además, se evitarán todos los trámites de la gestión del cobro por parte del proveedor ya que, quien se encargará de ello, desde el momento de la cesión, será la entidad financiera.