6 claves de excel que optimizarán tu tiempo de trabajo

Aunque para muchos esta herramienta de Microsoft Office, está ya obsoleta debido a las nuevas aplicaciones y herramientas tecnológicas que surgen cada día, la realidad es que, todavía son muchos los usuarios que utilizan Excel a diario en su trabajo de oficina.

Sin embargo, a pesar del tiempo que lleva en vigor, todavía sigue habiendo un gran desconocimiento acerca del uso y sobretodo optimización de esta herramienta de cálculo.
Por ello hemos querido dedicar este post a mostraros 5 simples trucos que os ayudarán a acortar tiempos de trabajo, optimizando vuestras tareas y ganando esos minutos extra que podemos utilizar por ejemplo para salir antes de la oficina.

6 Claves de Excel con las que ganarás tiempo…

1- Visualización de datos en gráficos

Una de los puntos fuertes de Excel es que permite visualizar análisis de datos en una sola hoja, pero muchas veces la observación de la información a través de gráficos resulta más intuitiva y simple de entender.
Excel, nos ofrece la posibilidad de mostrarnos de una forma rápida una serie de gráficos recomendados. Para ello, simplemente tenemos que ir a la pestaña de “Insertar” y veremos los distintos modelos de gráficos eligiendo aquel que mas nos convenza.

2- Desactivación del botón de fórmulas automáticas

Seguramente a todos nos ha pasado que cuando estamos rellenando una hola de cálculo celda a celda con formulaciones, nos ha saltado de forma automática alguna de las fórmulas que habíamos utilizado con anterioridad. Esto puede ser realmente un trastorno y sobretodo una pérdida de tiempo. Por ello es recomendable desactivar esta opción.

Solo tenemos que ir al Menú> Opciones> Fórmulas

3- Conteos rápidos

Cuando tenemos que introducir un considerable volumen de datos en una hoja de cálculo de excel, es de gran ayuda de vez en cuando, comprobar el número de celdas que llevamos cubiertas así como la suma de todas las cifras que vamos introduciendo, sin necesidad de tener que plantear una fórmula.

Esto se puede hacer de una manera muy simple. Basta con seleccionar las celdas de interés y automáticamente en la parte inferior de la pantalla, aparecerán el número de celdas que llevamos cubiertas así como el valor sumario total de todas ellas.

4- Combinación de teclas rápidas

A no ser que seamos superdotados, es prácticamente imposible aprenderse todas las combinaciones posibles de teclas rápidas que nos ofrece el menú de Excel, sin embargo esta herramienta oculta un truco muy valioso para poder hacerlo sin tener que memorizarlas.

Basta con pulsar la tecla “Alt” en el teclado, para que se muestren todas las teclas que nos darán acceso a las diferentes opciones de menú con un recuadro sobre cada una de ellas.

5- La poderosa tecla F4

El simple hecho de pulsar esta tecla, nos permitirá ahorrar una gran cantidad de minutos extra, ya que nos repetirá la última acción que hemos hecho en la celda que esté activa en ese momento. Esto quiere decir, que si por ejemplo hemos realizado algún cambio en el color, formateado la fuente…etc, nos repetirá este comportamiento sin necesidad de tener que volver a introducirlo.

6- Eliminación del contenido de las celdas

Con este truco, podremos eliminar de un solo plumazo todo el contenido que haya en las celdas ya sea texto, enlaces, formatos…etc, sin necesidad de tener que borrar una a una las celdas de interés.
Para ello, debemos combinar dos teclas que serán “Alt” más H, E o A. Esto realizará un reseteo completo de todas aquellas celdas que tengamos seleccionadas.

Como veis, Excel es una herramienta que esconde numerosos secretos que nos ayudarán a optimizar nuestra productividad diaria en la oficina.

Y tu, ¿Puedes compartir alguno más que te sea útil? Si tienes alguna duda o quieres saber más sobre Novicap no dudes en contactarnos o llamarnos al (+34) 932 202 960.