E-factura o factura electrónica: todo lo que debes saber para tu empresa

España se suma paso a paso al uso de la factura electrónica, siguiendo los pasos de otros países europeos. La adopción de la e-factura proporciona ventajas competitivas, ya que permite ahorrar en los costes de gestión y tramitación. ¿Está preparada tu empresa?

¿Qué es la factura electrónica?

La facturación electrónica es una iniciativa que forma parte del Plan de Recuperación y Resiliencia impulsado por el Gobierno. Su objetivo es promover la digitalización, luchar contra la morosidad en las operaciones comerciales e impulsar el crecimiento empresarial.

La digitalización de las facturas no afecta a la información que deben contener ni a su finalidad, que es justificar la compraventa de bienes o servicios. Sus efectos legales tampoco varían. Solo cambia su formato, que ahora es electrónico.

¿Factura electrónica y factura en PDF es lo mismo?

Un documento digital, como puede ser una factura en formato PDF, se considera un archivo electrónico. Sin embargo, no todas las facturas electrónicas entran dentro de lo que se considera e-factura.

Veamos las diferencias: 

• Las facturas en formato no estructurado, como las creadas en PDF o escaneadas, son documentos digitales, pero no son facturas electrónicas propiamente dichas. La razón es que no están cifradas. Además, para introducir los datos en un sistema informático es necesario emplear un proceso manual o de reconocimiento de caracteres (OCR).
• Las facturas en formato estructurado contienen datos cifrados y se pueden tramitar de manera automatizada por los sistemas informáticos de contabilidad. Estas son las facturas electrónicas que todas las empresas tendrán que utilizar en un futuro cercano. Existen diversos formatos estructurados, entre los que destacan UBL, EDIFACT o FacturaE. Este último es empleado por la aplicación de gestión desarrollada por el Gobierno y que está dirigida especialmente a pymes y autónomos.

Por tanto, al hablar de factura electrónica o e-factura hacemos referencia a los archivos con formato estructurado.

¿Es obligatoria la factura electrónica? 

En 2014, la Unión Europea estableció un formato común de factura electrónica, obligatorio para las relaciones comerciales entre empresas y organismos públicos (B2G). Desde enero de 2015, el formato FacturaE es imprescindible en España para los proveedores de la Administración Pública que emitan facturas que superen los 5.000 euros.

La reciente aprobación de la Ley de Creación y Crecimiento Empresas ha supuesto un nuevo impulso a la facturación electrónica, que será obligatoria en todas las relaciones comerciales B2B de empresas y autónomos. Por el momento, no está prevista su implantación en las ventas de productos o servicios al consumidor final. 

Ahora bien, la e-factura en el sector B2B se aplicará en dos fases:

• Las empresas y autónomos con una facturación superior a 8 millones de euros deben adoptar la factura electrónica en 2023.
• Los negocios que facturen por debajo de esta cifra dispondrán de plazo hasta 2025 para adaptarse.

La cuenta atrás ya ha comenzado, por lo que es recomendable que todas las empresas comiencen a familiarizarse con este nuevo proceso de facturación.

¿Cómo puedo implementar la facturación electrónica en mi empresa?

Las empresas pueden emitir facturas electrónicas utilizando cualquier programa de facturación informático que cuente con esta funcionalidad. Lo fundamental es tener en cuenta que estos documentos deben garantizar la legibilidad, la autenticidad y la integridad del contenido, es decir, que no pueda ser modificado.

La legibilidad es proporcionada por el programa informático que crea o recibe la e-factura. Sin embargo, para asegurar la autenticidad y la integridad se pueden emplear diversos métodos:

• Firma electrónica con certificado digital
• Tecnología de intercambio electrónico de datos (EDI)
• Otros medios previamente validados por la Agencia Tributaria

La digitalización de la sociedad es un hecho irrefutable. Cada día avanzamos un poco más hacia un mundo interconectado y la facturación electrónica es un claro ejemplo. Aunque todavía es una asignatura pendiente en muchos negocios, las empresas no pueden dilatar su adaptación si quieren continuar siendo competitivas en el futuro.

La factura electrónica no solo minimiza los errores humanos y ahorra tiempo en su tramitación. Agiliza el cobro, reduce la morosidad y previene el fraude. Y, lo más importante, contribuye a la sostenibilidad y a la modernización de la economía.