¿Cómo convertir simples datos en información de valor? 6 consejos para mejorar los informes financieros

La información es poder en todos los ámbitos, pero todavía más en el empresarial. Esto es lo que explica que los datos se hayan convertido en un activo de mucho valor dentro de las compañías. Sin embargo, de poco sirven si a partir de ellos no se puede encontrar algo para mejorar la ventaja competitiva de la empresa o que dé lugar a un aumento de su valor.

Por ello, uno de los objetivos de las corporaciones de todo tipo y tamaño es ser capaces de convertir simples datos en información de alto valor. Vamos a ver unos consejos sobre cómo se puede lograr esto.

Aportar información que ayude a comprender los datos

Con frecuencia, los informes preparados por el departamento de contabilidad se limitan a recoger datos sobre ventas, volumen de clientes, rentabilidad, etc., pero quienes deben analizar esos documentos no son necesariamente expertos en finanzas. 

La clave para que esos datos tengan valor es que vayan acompañados de información que ayude a que quien lea el informe lo pueda comprender mucho mejor.

Por ejemplo, si se ha sobrepasado el presupuesto, no bastará con incluir las cifras. Habrá también que añadir información sobre los motivos que han producido esta situación y qué consecuencias económicas ha tenido.

Utilizar software de última generación

Todavía hay muchas empresas que gestionan su información financiera a través de hojas de cálculo. Esto, que es viable en un negocio pequeño, no lo es tanto cuando hablamos de negocios con un volumen de facturación de medio a alto.

Es importante poder segmentar la información cuando se desean conocer solo ciertos datos y contar con la seguridad de que estos están actualizados en tiempo real. Esto es algo que resulta inviable con una hoja de cálculo. Solo un software específico garantiza que la información esté siempre actualizada y permite trabajarla de manera ágil.

Mayor implicación del CFO

Los informes de finanzas salen del departamento que dirige el CFO, pero las estadísticas demuestran que este tipo de directivos venían prestándoles poca atención, dejándolos en manos de sus subordinados.

No obstante, de un tiempo a esta parte, se está produciendo un cambio de mentalidad. Los directivos de finanzas son conscientes de la importancia que tienen los informes que salen de su departamento y de que ellos pueden aportarles un valor añadido como principales especialistas en materia financiera. En consecuencia, ha crecido el número de CFOs implicados directamente en la elaboración de estos informes.

Dado que luego es este ejecutivo el que da cuentas al resto del equipo de dirección, que se haya implicado en la elaboración del informe hace que esté mucho mejor preparado para explicar el contenido del documento y resolver dudas.

Combinación de información financiera y no financiera

Ningún departamento de la empresa funciona de manera aislada, tampoco el de finanzas. Aunque los informes que salen de este último deben estar centrados en su área de trabajo, es cada vez más común que en él también se tengan en cuenta cuestiones que, no siendo puramente financieras, pueden influenciar directamente en el devenir económico de la empresa.

Definir los KPIs

Con frecuencia, los informes son complejos de entender porque contienen demasiada información. En este sentido, una forma de convertir los datos en información de valor es reduciendo su volumen.

Lo primero que hay que hacer es definir los KPIs, los indicadores de rendimiento que van a permitir evaluar el éxito de ciertas acciones o procesos. A fin de saber si la estrategia aplicada es la correcta o si hay que hacer cambios en ella.

Gracias a estos indicadores, los informes presentados están mucho más sintetizados y resultan mucho más sencillos de comprender para quienes no son especialistas en materia económica.

Alineamiento con los intereses de los stakeholders

Esto está muy relacionado con lo anterior. La mejor forma de saber qué KPIs habría qué medir y qué datos deberían figurar en los informes es conocer a fondo los intereses de los stakeholders.

A nivel interno, es posible que a los directivos de la empresa les interese conocer ciertos datos. Pero, para el público de interés de esa organización, la información relevante podría ser otra. Cuanto mejor se conozca a los stakeholders, más sencillo resultará brindarles información de valor.

Todos los datos tienen valor, pero este no es igual en todos ellos ni para todo el mundo. Conseguir que la información llegue a ser útil para los destinatarios implica hacer informes cada vez más personalizados, adaptados a las particularidades y los intereses de sus destinatarios y, por supuesto, elaborados con ayuda de las tecnologías más avanzadas.