Onbetaalde factuur innen: zo doe je dat

Voor het laatst bijgewerkt op Juni 21, 2022

Hoe gaat u achter onbetaalde facturen aan? Als u werk hebt afgeleverd waar de klant tevreden mee is, moet hij binnen een redelijke termijn voor uw diensten betalen. Dat is hoe de raderen van de handel draaien.

Het probleem ontstaat wanneer de gebruikelijke betalingstermijn van 30 dagen twee weken is verstreken en u de betaling nog steeds niet hebt ontvangen. Vanaf dat moment verspilt de klant uw tijd door u achter een betaling aan te sturen die eigenlijk al op uw rekening zou moeten staan.

Een gezonde cashflow is essentieel voor het overleven en het succes van uw bedrijf, dus het is essentieel dat u weet hoe u late betalers moet aanpakken wanneer dit frustrerende probleem zich voordoet.

Hier zijn enkele eenvoudige strategieën die u kunt toepassen om betalingen op tijd binnen te krijgen en tegelijkertijd een goede relatie met uw klanten te behouden.

10 stappen actieplan voor het aanpakken van te late facturen

1. Het is niet onbeleefd om achter uw facturen aan te gaan

Naarmate u meer ervaring opdoet in het bedrijfsleven, begint u te begrijpen dat het achtervolgen van facturen er nu eenmaal bij hoort.

In het begin kan het onbeleefd aanvoelen om contact op te nemen met een klant en om betaling te vragen. Maar dat is het niet.

Je hebt je werk gedaan en de klant is tevreden, dus je hebt er recht op op tijd betaald te worden. Door je niet aan de betalingsvoorwaarden te houden, is het de klant die onbeleefd is.

2. Stel de verwachtingen voor betalingstermijnen vroeg vast

Niemand praat graag over geld, maar door de verwachtingen van de klant vroegtijdig te bespreken, kunt u problemen verderop in het proces voorkomen.

Leg uit wanneer u de klant zult factureren en wat de betalingsvoorwaarden zullen zijn. De meeste kleine bedrijven kiezen voor een betalingstermijn van 30 dagen, terwijl grotere bedrijven misschien genoegen nemen met 60.

Sommige bedrijven vragen ook om een deel van de kosten vooraf te betalen.

3. Waarschuw uw klanten voor rentekosten bij te late betaling van facturen

Als u nog niet hebt afgesproken wanneer het geld zal worden betaald, wordt de betaling volgens de wet 30 dagen te laat nadat ofwel:

  • De klant de factuur ontvangt; of
  • de goederen of diensten zijn geleverd.

Als u niet zeker weet hoeveel rente u moet aanrekenen, kunt u uw eigen voorwaarden bepalen, zolang ze maar binnen de richtlijnen van de overheid blijven. Sommige mensen kiezen ervoor om 2 procent rente te rekenen voor betalingen na 30 dagen, oplopend tot 3 procent na 60 dagen.

U moet uw klanten echter van meet af aan waarschuwen dat er rente in rekening wordt gebracht als uw facturen niet op tijd worden betaald.

Met onze financieringsgids kunt u alles leren over wat u moet weten over het aantrekken van additionele financiering naast de bank. 

ALTERNATIEVE FINANCIERING

GRATIS GIDS

4. Werk uzelf niet op de borst

Wanneer een betaling niet op tijd gebeurt, is de verleiding groot om het ergste te denken en aan te nemen dat de klant er onderuit probeert te komen zonder te betalen. Dit is zelden het geval. In de meeste gevallen is de klant gewoon vergeten te betalen of heeft hij een datum geprikt waarop zijn betalingen worden gedaan.

In plaats daarvan raden wij u aan een paar dagen te wachten nadat de betaling verschuldigd was voordat u een beleefde herinnering stuurt.

5. Stuur ze een brief of herinnering voor een te late factuur

Uw eerste betalingsherinnering moet beleefd zijn en op de juiste manier geschreven. Gewoon zeggen dat de betaling te laat is, is vaak al genoeg om tot betaling over te gaan. Iets eenvoudigs als het volgende is prima:

‘Hoi Elsa,

Ik wil je even laten weten dat factuur 155 nu betaald moet worden. Ik zou het op prijs stellen als je bij de eerste gelegenheid zou willen betalen. Ik heb de factuur opnieuw bijgevoegd voor je referentie.

Hartelijk dank,

Ruben

6. Stuur een overzicht van openstaande kosten

Als betaling uitblijft en je geen reactie ontvangt van de klant met het verzoek om uitstel, stuur je opnieuw een e-mail. Leg deze keer uit dat de factuur nu te laat is en voeg een overzicht van de openstaande kosten bij.

De e-mail moet nog steeds vriendelijk en beleefd zijn.

Op dit punt zou u ook kunnen nadenken over het herprioriteren van uw werklast. Als u nog werk voor de klant hebt, moet u dat onderaan uw to-do-lijst zetten. Het is immers contraproductief om nog meer werk af te maken waarvoor u misschien niet betaald krijgt.

7. Bel ze beleefd op om achter betaling aan te gaan

Het is veel gemakkelijker om een e-mail te negeren dan om een verzoek om betaling via de telefoon te verwerpen. Als je het bovenstaande advies hebt opgevolgd en het geld nog steeds niet hebt ontvangen, moet je met de klant spreken om te vragen of er een probleem is met de betaling.

Het kan zijn dat de klant zelf cashflowproblemen heeft en meer tijd wil om te betalen. Als u de klant op deze manier aanspreekt, krijgt u een duidelijker beeld van zijn bedoelingen en kunt u beslissen welke actie u nu moet ondernemen.

8. Wat als zij de factuur nog steeds niet betalen?

Als de klant nog steeds niet betaalt, dan moet je blijven achtervolgen. Laat het niet je leven opslokken of te veel tijd in beslag nemen van je werkdag, maar zorg ervoor dat de klant weet dat je niet bereid bent om het te laten liggen.

Als betaling is toegezegd, vraag dan op welke datum die zal plaatsvinden. Je moet ook alle werkzaamheden voor de klant staken totdat de factuur is betaald.

9. Moet ik juridische stappen overwegen voor onbetaalde facturen?

Misschien moet u drastischer maatregelen overwegen, zoals het aanspannen van een procedure bij een arrondissementsrechtbank.

Een vonnis van de rechtbank tegen een bedrijf kan de kredietwaardigheid van een bedrijf gedurende zes jaar ongunstig beïnvloeden. Vaak zal de dreiging de gewenste reactie opleveren binnen de processen van 28 dagen.

10. Maak gebruik van Factoring

Factoring is een snellere manier om onbetaalde facturen te innen. U kunt de achterstallige liquide middelen vrijmaken door onbetaalde facturen aan een derde-factor te verkopen.

In ruil daarvoor geeft de factor u cash equivalent op een percentage van uw onbetaalde facturen. Worstelen met onbetaalde facturen kan veel erger betekenen dan louter een gebrek aan cashflow.

Factoring kan de cashflowgaten sneller oplossen dan traditionele leningen. Factoringbedrijven in de Fintech-ruimte kunnen aanvragen in slechts 24 uur verwerken.

Factoring kan zeer effectief zijn als u een grote factuur hebt die veel geld kan vrijmaken en uw bedrijf kan helpen groeien.

HULP NODIG?

BEZOEK DE INFORMATIEPAGINA EN ONTDEK GIDSEN DIE U KUNNEN HELPEN OM UW LIQUIDITEIT TE VERBETEREN

Spreek met een financieel expert

Novicap informeert u dat uw persoonlijke gegevens zullen worden gebruikt om uw verzoek bij te wonen en u elektronische mededelingen over onze diensten te sturen. Deze gegevens worden niet bekendgemaakt aan derden en u kunt uw gegevensbeschermingsrechten uitoefenen volgens het volgende Privacybeleid.

Bel ons tijdens openingstijden: 

maandag t/m vrijdag

8:00 tot 18:00

Laat uw telefoonnummer achter en wij bellen u zo spoedig mogelijk. 

Copy link
Powered by Social Snap