Factura rectificativa, ¿En qué consiste y para qué sirve?

La factura rectificativa es un tipo de documento comercial que se emite para corregir otra factura que contiene un error o cuyos datos precisan una modificación.

Si al emitir una factura, la empresa se da cuenta de que el documento contiene un error, la posibilidad de eliminarla y emitir otra no es viable, ya que una vez se ha emitido la factura ésta se ha contabilizado en los sistemas internos de la compañía. La única opción que quedará será la de emitir una factura rectificativa sobre la factura original errónea.

Tradicionalmente, la factura rectificativa se conocía como factura de abono, aunque a partir de 2013 obtuvo la nomenclatura actual.

¿Cuándo se emite?

Dado que una factura emitida nunca podrá modificarse, el uso de la factura rectificativa es habitual en los siguientes casos:

Datos de la factura incorrectos

Puede darse el caso de que al emitir una factura, los datos del cliente o de la factura estén mal indicados o que falte alguna información. En este caso, se tendrá que elaborar una factura rectificativa con los datos correctamente añadidos.

Será necesario corregir la factura para cualquier dato incorrecto que aparezca, como el NIF, la razón social, el domicilio fiscal, la referencia del pedido o del producto, la numeración de la factura o su fecha de expedición.

Cliente equivocado

Hay veces en que la factura emitida va destinada a un cliente que no es el que ha hecho la compra. En estos casos, se tendrá que hacer una factura rectificativa de abono a nombre del cliente incorrecto que cubra la cantidad total facturada en un inicio. De esta manera, la factura original errónea será cancelada. Posteriormente, generaremos una nueva factura ordinaria a nombre del cliente correcto.

Error en el importe 

También puede darse el caso de que el precio de los productos esté mal indicado o que falte alguno y el importe total no sea el que corresponde. En este caso, la factura rectificativa podrá ser positiva o negativa y se emitirá por diferencias, no por sustitución.

En caso de que hayamos calculado de menos, la factura rectificativa será positiva ya que se emitirá una factura que sumará la cantidad necesaria hasta llegar al importe acordado.

Si, por el contrario, hemos calculado de más, la factura rectificativa será negativa (lo que comúnmente se conoce como factura de abono) y restándola a la factura original, se obtendrá el importe total correcto a pagar.

Error en el impuesto aplicado

En algunos casos, en lugar de equivocarnos con la base imponible, nos equivocamos con la cuota tributaria aplicada. 

Para corregir la factura, deberemos emitir una factura rectificativa que sustituya completamente la factura original, indicando los importes y tipos impositivos correctos.

Factura rectificativa por impago

Si se ha presentado la declaración trimestral del IVA indicándose un importe que incluía el IVA repercutido de una factura ordinaria que no ha sido pagada por nuestro cliente, deberemos emitir una factura rectificativa para solicitar la devolución de ese IVA declarado y no cobrado.

En este caso, la factura rectificativa emitida tendrá un importe en la base imponible de 0 y una cantidad impositiva igual a la de la factura original pero en negativo.

En la misma factura se deberá indicar a qué factura ordinaria corresponde la rectificación añadiendo un texto como el siguiente: “Factura rectificativa por operación gravada incobrable correspondiente a la factura nº (referencia factura original), de conformidad con el artículo 80 de la LIVA.”

Además, se deberá demostrar que el crédito a deber es incobrable, habiendo reclamado la factura por vía judicial y habiendo transcurrido 6 meses desde la fecha de devengo.

En todos los casos anteriores, exceptuando el de impago, la factura rectificativa debe emitirse en un plazo máximo de 4 años desde la fecha de devengo de la factura original.

Requisitos para hacer una factura rectificativa

Los datos que deben aparecer en una factura rectificativa son los mismos que aparecen en la factura ordinaria, más algunos añadidos:

• Debe indicarse que se trata de una factura rectificativa añadiéndolo en la parte superior visible del documento.
• El número de referencia de la factura deberá ser correlativo a la secuencia exclusiva que se utiliza para facturas de este tipo, diferente a la secuencia de numeración de facturas ordinarias que utilicemos.
• Se deberá incluir el número de referencia de la factura que se quiere rectificar y el motivo de la corrección.

Además, como hemos dicho, aparecerán los datos típicos de una factura ordinaria:

• Fecha de emisión, que en este caso será la misma que la factura original.
• Datos fiscales del emisor (NIF, Razón social, domicilio)
• Datos del cliente  (NIF, Razón social, domicilio)
• Descripción de los productos o servicios incluyendo el precio unitario 
• Importe bruto
• Tipo impositivo
• Importe neto

A continuación, te mostramos un modelo de factura rectificativa que contiene todos los datos mencionados anteriormente:

La llegada de las facturas rectificativas a los sistemas contables en 2013 permitió sanear y unificar la gestión de contabilidad de las empresas, con un registro completo de todos los movimientos que se han producido y una disminución de los posibles errores de contabilidad.

Los distintos tipos de factura rectificativa que hemos visto permiten a las empresas corregir aquellas equivocaciones de una manera limpia y trazable.