Factura proforma: todo lo que debes saber

La factura proforma es un documento sin validez legal o contable, que tiene una función informativa previa a la factura comercial.

Las facturas proforma suelen ser utilizadas para presentar el borrador de cómo quedará la factura final, asegurar todos los datos de las dos empresas que participan en la relación comercial y confirmar la operación de venta. 

En ese sentido, tiene un parecido al presupuesto, aunque éste supone un paso previo a la factura proforma, en caso de que ésta se emita. 

Esta factura puede ser solicitada por el cliente u ofrecida por el mismo proveedor.

Utilidades de la factura proforma

La utilidad principal de la factura proforma será la de informar al cliente sobre todos los datos necesarios para el proceso comercial, de modo que ambas partes tengan claro cuáles son las condiciones del proceso de venta, entre las que figuran el precio, los datos de facturación, las mercaderías o la forma de pago.

Esta factura, como hemos mencionado, tiene un carácter esencialmente informativo y no se tendrá en cuenta en la contabilidad de la empresa.

Una vez el cliente recibe la factura proforma y acepta las condiciones, se podrá emitir la factura definitiva para proceder a la venta y pago. 

Suele ser más habitual en situaciones de comercio internacional, facilitando el proceso a través de este documento funcional en todos los países. 

De esta manera, se podrán obtener más fácilmente las licencias de importación y todos los elementos y documentos necesarios para el despacho de aduanas.

¿Qué contiene la factura proforma?

En una proforma normalmente se añadirán aquellos datos que son indispensables en una factura comercial, ya que se trata de un borrador previo que debe imitar a la factura definitiva. 

Es muy importante indicar que se trata de una factura proforma en el encabezado de ésta, ya que será la manera de diferenciarla de otros tipos de factura.

Algunos de estos datos que deben aparecer son:

• Fecha de emisión de la factura

• Datos del comprador y del vendedor: Razón Social, NIF de la empresa, Domicilio fiscal e IVA Intracomunitario en caso de tratarse de una operación en la UE.
• Descripción y desglose de las mercancías o servicios vendidos, así como las unidades y el precio unitario de cada una de ellas
• Base imponible, que será la suma de todos los precios unitarios restando los posibles descuentos
• Tipo de IVA aplicado
• Precio Total (Base Imponible + IVA) en la divisa aplicada

También se pueden añadir otros detalles importantes en función de nuestro estilo de emisión o solicitudes del cliente como la fecha de pago, la forma o la cuenta en la que se tiene que realizar el abono.

Diferencias con otros documentos

La factura proforma forma parte del grupo de documentos que pueden crearse en una relación comercial y se diferencia de ellos por algunas características mencionadas en este artículo.

Aun así, muchas veces la factura proforma se confunde con el presupuesto o la factura comercial. 

Factura proforma vs. Presupuesto

El objetivo principal del presupuesto es informar al cliente del coste de nuestros servicios o productos. Por su parte, la factura proforma además informa de otros aspectos importantes del proceso de venta, como los datos, cuentas, formas de pago o costes finales. 

Los dos documentos se efectúan en momentos diferentes del proceso de negociación, siendo el presupuesto anterior a la factura proforma.

El presupuesto se envía al inicio de la relación comercial y la factura proforma implica una relación más larga y más seguridad de que los productos o servicios serán vendidos. En este caso la factura proforma es el reflejo de una relación comercial más avanzada y cercana al momento de la venta.

Factura proforma vs. Factura comercial

La principal diferencia entre ambas es que la factura comercial sí tiene validez fiscal, contable y supone un documento definitivo, que exige un pago por una venta.

Mientras que la factura comercial justifica la operación de venta y es válida legalmente, la proforma no justificará (aunque sí indicará) la relación entre ambas empresas.

La factura comercial sí se contabilizará y seguirá una numeración interna para tener un control por parte de la empresa.

En definitiva, la factura proforma es un documento que puede llegar a tomar gran relevancia en un proceso de negociación. Asimismo, también es muy útil para las empresas a la hora de emitir facturas definitivas, asegurando la corrección de los datos que aparecerán en ellas.