Hoe kan de klantervaring vanuit de financiële afdeling worden verbeterd?

Het verbeteren van de klantervaring is van fundamenteel belang voor de loyaliteit van de klant. Dit betekent dat kwaliteitsproducten of -diensten moeten worden aangeboden, waarbij rekening wordt gehouden met alle processen waarbij de klant betrokken is.

In de meeste gevallen wordt geen rekening gehouden met de relatie tussen de financiële afdeling en de klanten. Het verrijken van deze interactie kan leiden tot geweldige resultaten in het verbeteren van de Customer Experience (CX).

De voorwaarden

Een aantal van de problemen die zich voordoen wanneer een klant een factuur ontvangt, is te wijten aan een gebrek aan informatie. Een klant die dacht dat de vermelde prijs reeds inclusief BTW was, ontdekt bijvoorbeeld dat dit niet het geval is, of realiseert zich dat de betalingstermijn korter is dan verwacht.

Om dergelijke situaties te voorkomen, is het noodzakelijk de facturerings- en betalingsvoorwaarden vooraf en uitvoerig toe te lichten. De onderneming moet al haar klanten informeren over de wijze waarop zij facturen uitreikt, welke betalingsmethoden zij ondersteunt en wat de betalingstermijn is. Dit zal verwarring en geschillen in de toekomst voorkomen.

Stel een herinneringssysteem in

Te late betaling van facturen is een veel voorkomend verschijnsel. In veel gevallen is de oorzaak van dit verschijnsel dat de factuur zoek is geraakt of dat de klant het bestaan ervan is vergeten.

De financiële afdeling moet beschikken over een eigen systeem voor het bijhouden van uitstaande verplichtingen. In veel gevallen is geavanceerde software verantwoordelijk voor het waarschuwen van u voor openstaande facturen.

Zodra onbetaalde facturen zijn vastgesteld, moet contact worden opgenomen met de klant en moet hij worden aangemaand tot betaling over te gaan. De toon die voor deze communicatie wordt gebruikt is bijzonder belangrijk, aangezien deze van invloed zal zijn op de manier waarop de andere partij de klacht zal opvatten. Het is altijd het beste om vriendelijk te zijn.

Een empathisch team hebben

De relatie tussen de klant en het financiële team moet zo soepel mogelijk verlopen. Daarom moeten er aan de andere kant van de e-mail of telefoon mensen zitten met een goed inlevingsvermogen, die zich in de positie van de andere partij kunnen verplaatsen en efficiënte oplossingen kunnen bieden.

Bij de omgang met vaste of belangrijke klanten is het van essentieel belang dat de communicatie steeds met dezelfde persoon binnen de afdeling verloopt. Dit zal het vertrouwen in en de loyaliteit ten opzichte van het bedrijf doen toenemen.

Verschillende wijzen van betaling aanbieden

Door het de klant gemakkelijker te maken, zal hij gemakkelijker aan zijn betalingsverplichting kunnen voldoen. Een goede manier om dit te bereiken is het aantal geaccepteerde betaalmiddelen uit te breiden.

Op de factuur moeten alle mogelijke betalingswijzen worden vermeld. In tegenstelling tot de traditionele bankoverschrijving, kunnen tegenwoordig ook andere alternatieven worden aangeboden, zoals PayPal, betaling per creditcard, tikkie, enz.

Segmenteer uw klanten

Het zal voor de financiële afdeling gemakkelijker zijn om haar werk te doen als de klanten zijn gesegmenteerd. Zo kunnen zij weten welke mensen of bedrijven echt waardevol zijn voor het bedrijf, welke betalingsproblemen hebben of zelfs klanten opsporen die niet winstgevend zijn.

Dit soort informatie is zeer nuttig bij het uitvoeren van het werk. De werknemers van de afdeling weten dat zij zich niet al te veel zorgen hoeven te maken over klanten die altijd op tijd betalen en meestal geen problemen geven. Anderzijds zullen zij een oogje in het zeil moeten houden bij degenen die vaak te laat zijn met het betalen van hun facturen.

Samenwerking tussen de financiële en de verkoopafdelingen

Hoewel de taken die in de twee diensten worden uitgevoerd zeer verschillend zijn, zijn zij toch onderling verbonden. Telkens wanneer een sales wordt gesloten, moet een factuur worden opgesteld, zodat er een goede samenwerking tussen beide is.

Als de communicatie met de klant in twee richtingen verloopt, zullen de behoeften van de klant beter worden begrepen en kan een betere dienst worden verleend. Het resultaat van deze operatie zal voor beide partijen bevredigend zijn.

De klantervaring omvat alle relaties die de klant met het bedrijf heeft. Daarom mag de financiële afdeling niet aan de zijlijn blijven staan. Het is noodzakelijk de relatie met de clientèle te blijven verbeteren om tot een soepele en goede relatie te komen.