Hoe stel ik een factuur op?

Hoe werkt dat eigenlijk, een factuur opstellen? Welke gegevens moet je wettelijk opnemen in je factuur, wat is handig om te vermelden en hoe moet het er uit zien? In dit artikel nemen wij je mee langs alle belangrijke informatie wat je moet weten over het maken van je eigen factuur.

Wettelijke Eisen

Volgens de Nederlandse wet moeten de volgende gegevens aanwezig zijn op de door jou verstuurde factuur:

Factuur hoofd

• Je bedrijfsnaam + bedrijfsnaam van de klant;
• Eigen adres + adres van de klant. Let er hierbij op dat er geen postbusadressen gebruikt mogen worden;
• BTW-nummer;
• KVK-nummer;
• De datum waarop de factuur verzonden is;
• Een uniek factuurnummer, deze moet opeenvolgend zijn.

Inhoud

• Een omschrijving van de diensten of goederen;
• De hoeveelheid van goederen of diensten die zijn geleverd;
• De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd, of de datum van een vooruitbetaling;
• Het bedrag dat je rekent exclusief BTW;
• Het BTW tarief wat je in rekening brengt;
• Het BTW bedrag.

Handig om te vermelden

Naast de wettelijke eisen zijn er ook gegevens die niet verplicht op de factuur hoeven te staan, maar welke wel handig zijn om te vermelden:

• Je eigen rekeningnummer, dit maakt het voor de klant een stuk gemakkelijker en zo ben je er zeker van dat je het geld op de juiste rekening wordt ontvangen
• Betalingsvoorwaarden
• Vervaldatum. Het kan natuurlijk voorkomen dat de factuur niet op tijd betaald wordt, hierdoor kun je hier in dit geval op terugkomen. Let op! Dit kun je alleen op de factuur vermelden wanneer je dit met je klant hebt gecommuniceerd en vastgelegd zodat er achteraf geen onaangename verrassingen zijn

Layout

Zelf al is een factuur geen stukje marketing, een netjes uitziende factuur laat een goede en professionele indruk achter bij je klanten. Zorg ervoor dat de tekst goed leesbaar is en dat de letters de juiste grootte hebben (minimaal lettertype 10).

Een mooi bedrijfslogo mag natuurlijk niet ontbreken, maar plaats deze netjes in de bovenhoek van de factuur.

Je kunt overwegen om een grafisch vormgever in te inhuren om de factuur te ontwerpen en in te delen maar eigenlijk zijn dat overbodige kosten, het is prima zelf te doen. Een template gebruiken is bijvoorbeeld een oplossing, het is snel, gemakkelijk en het ziet er ook professioneler uit

Factuur voorbeeld

Vindt hier enkele templates die gemakkelijk in Word te downloaden en aan te passen zijn!

Betalingstermijn

De gemiddelde betalingstermijn in Nederland is 40 dagen. Maar in de praktijk kan dit nog later uitvallen waardoor er minder toegang is tot werkkapitaal, wat tot cashflow problemen kan leiden. In ons artikel ‘5 tips om je zakelijke cashflow te verbeteren‘ geven we wat tips over hoe je cashflow positie verstevigd kan worden.