Wat is een aanmaning?

Brieven die worden geschreven om betalingen van de debiteuren aan de oorspronkelijke crediteur te bewerkstelligen, worden incassobrieven genoemd. De noodzaak om incassobrieven te schrijven vloeit voort uit de verkoop op krediet.

Verkoop op krediet is een traditionele handelspolitiek die het verkoopvolume doet toenemen. De verkopers geven de klanten een bepaalde termijn voor achterstallige betaling. Soms echter stellen de kopers hun betaling onverwacht uit.

Zelfs in sommige gewoonten schrijven de verkopers brieven waarin zij de klanten eraan herinneren en hen verzoeken de verschuldigde rekeningen te betalen. In plaats van één brief of herhaalde kopieën van dezelfde brief te sturen, sturen kredietafdelingen een reeks brieven in een bepaalde periode.

Functies van aanmaning

Een aanmaning is zeer functioneel, vooral wat de betaling van een transactie betreft. Dit zijn enkele van de overige functies:

• Beïnvloeden van de kredietnemer
• Bewijs voor een transactie
• Vermijden van boetes voor kopers
• Toezicht op de kredietwaardigheid van de koper

Kenmerken van een aanmaning

Incasso- of aanmaningsbrieven hebben een aantal duidelijke kenmerken die hen onderscheiden van andere zakelijke brieven. Enkele van de kenmerken van de aanmaning zijn de volgende:

• Betrokken partijen: Koper die op krediet koopt en verkoper zijn betrokken bij een aanmaning.
• Serie van de brief: Aanmaningen worden in een reeks geschreven. De reeks omvat een aanmaningsbrief, een vragenbrief, een beroep- en spoedbrief en een waarschuwingsbrief in verband met achterstallige betalingen.
• Doelstelling: Het hoofddoel van het schrijven van incassobrieven is het innen van de verschuldigde bedragen bij de klanten. Het incassoproces is daarom ontworpen om bedrijfseigenaren te helpen hun doel te bereiken.
• Leidend principe: Het leidend principe van de brief is incasso die niet interfereert met het behouden van de klanten bij het bedrijf voor verdere zaken.
• Verwijzing naar de vorige brief: Wanneer aanmaningen in een reeks worden geschreven, vermeldt elke volgende brief de verwijzing van een onmiddellijke eerdere brief. Dit is om een duidelijk en goed begrip van de schuld in kwestie te hebben.
• Dreiging met gerechtelijke stappen: De laatste brief van de serie incassobrieven waarschuwt de klant dat de zaak is overgedragen aan de advocaten voor het nemen van de nodige juridische stappen. Zodra de verjaringstermijn is verstreken, wordt de zakelijke schuld overgedragen aan de advocaten om alle schuldkwesties te behandelen.
• Verzonden via aangetekende post: De verkoper stuurt incasso brief in het bijzonder, de laatste brief van de reeks hoewel aangetekend met ontvangstbevestiging om onnodige vertraging, of het missen van de brief of ontkenning van de kant van de klant te voorkomen. Dit is van gevoelige aard en biedt een formele kennisgeving voorafgaand aan de overhandiging aan agressieve incassobureaus. Het maakt schuld geldig en houdt klanten onvermijdelijk op de hoogte.
• Taal: De brief wordt geschreven in een vriendelijke, overtuigende maar duidelijke taal. Dit is om te zorgen voor de inning van de schuld lijkt voor een betere communicatie met de klant. De keuze van de taal moet een assertieve herinnering aan zakelijke debiteuren.

Kortom, een aanmaning is een juridische brief die gewoonlijk aan een debiteur wordt gezonden nadat deze heeft nagelaten zijn schuld te betalen. Veel bedrijven en particulieren die hun openstaande facturen niet hebben betaald, gebruiken een aanmaning als een vorm van communicatie met hun schuldeisers.