Wat is debiteurenadministratie? 

Debiteurenadministratie bestaat uit het uitstippelen en controleren van het beleid dat bepaalt hoe een onderneming krediet verleent aan haar klanten. 

Het idee achter dit proces is om het bedrag aan dubieuze debiteuren dat de onderneming zal oplopen, als gevolg van klanten die hun belofte om het totale aankoop bedrag terug te betalen niet nakomen en tot een minimum te beperken.

Het debiteurenbeheer begint gewoonlijk met een evaluatie van de kredietwaardigheid van potentiële klanten, het vaststellen van een kredietlimiet met het risico dat de onderneming bereid is op zich te nemen. 

Vervolgens wordt nagegaan hoe goed de klant gebruik maakt van dat beschikbare krediet, inclusief de regelmatige betalingen die worden gemaak binnen de voorwaarden die aan de kredietrekening verbonden zijn.

Een van de basisbeginselen van debiteurenbeheer is nauwkeurig te beoordelen welk type kredietlijn aan een bepaalde klant moet worden verleend. 

Belangrijke factoren 

Een aantal factoren spelen hierbij een rol, zoals de kredietwaardigheid van de klant, de huidige verhouding tussen schuld en gemiddeld inkomen, en de aanwezigheid van eventuele negatieve items in de kredietrapporten van de klant. 

Met deze informatie in het achterhoofd kan een idee worden verkregen van de hoeveelheid krediet die de klant redelijkerwijs kan beheren zonder een groot risico te vormen dat hij zijn uitstaande saldo niet betaalt.

Een zorgvuldige wijze

Zelfs nadat de kredietlimiet is vastgesteld, vereist debiteurenbeheer een zorgvuldige controle van de wijze waarop de klant ervoor kiest die limiet op verantwoorde wijze te beheren. 

Dit houdt onder meer in dat wordt nagegaan of elke factureringsperiode ten minste het vereiste minimumbedrag op tijd wordt betaald, hoe vaak de klant meer betaalt dan het minimumbedrag, en of de klant van tijd tot tijd het volledige saldo afbetaalt overeenkomstig de voorwaarden van de kredietovereenkomst. 

Beloning aan de debiteur? 

Deze controle van de activiteiten, samen met een periodieke controle van de kredietrapporten om na te gaan of de kredietwaardigheid van de cliënt is veranderd en of dit gevolgen kan hebben voor de kredietlimiet, biedt de crediteur de mogelijkheid om de cliënt te belonen. 

Dit kan met een verhoging van de kredietlimiet, de limiet op het huidige niveau te handhaven of de limiet te verlagen om de belangen van de kredietgever te beschermen.

Wat gebeurd er in de economie?  

Naast de fiscale verantwoordelijkheid van de crediteur houdt debiteurenbeheer ook in dat de debiteurenrekeningen worden geëvalueerd in het licht van wat er in de algemene economie gebeurt. De kredietlimieten worden aangepast wanneer en waar dat nodig is. 

Een bedrijf kan het bijvoorbeeld nodig vinden om de kredietlimieten voor een aantal klanten te verlagen wanneer er een recessie gaande is. Dit is niet te wijten aan misbruik van het krediet door de debiteur, maar aan de verschuivingen in het economische klimaat. 

Hierdoor neemt het risico toe dat gemiddeld een groter percentage debiteuren hun openstaande saldi niet zal kunnen aflossen. Door de kredietlimieten te verlagen, althans totdat de economische crisis voorbij is en de economie weer aantrekt, beperkt deze debiteurenbeheer strategie het totale verlies dat de crediteur kan lijden.