Zo controleer je de bedrijfsvoering van een MKB op een effectieve manier

Beheerscontrole, ook wel bekend als management control, is het proces van het motiveren van de leden van het bedrijf om hun activiteiten af te stemmen op de strategie, zodat de doelstellingen worden bereikt op een effectieve en efficiënte manier.

Het controleren van de bedrijfsvoering is een gecompliceerde taak. Naast het vinden van de juiste tools is er een buitengewone analytische capaciteit vereist en is er een vaste methode nodig om de productiviteit van de onderneming te verbeteren.

In dit artikel zullen wij de belangrijkste fases van dit proces uitleggen en enkele tools aanbevelen om de effectiviteit te vergroten.

De fases van de beheerscontrole

De beheerscontrole bestaat uit een reeks acties die het doel hebben om de productiviteit van het bedrijf te verhogen en om het voortbestaan van de markt te verzekeren.

Het vereist talent en een uitstekende analytische capaciteit die het mogelijk maakt om de fouten en successen in alle fases van het productieve proces op te sporen.

Stel je doelstellingen vast

Om een bedrijfsstrategie succesvol te laten slagen, moet er een duidelijk doel worden vastgesteld waarop het bedrijf zich kan richten.

De doelstellingen moeten worden vastgesteld die er op korte, middellange en lange termijn bereikt willen worden. Deze moeten duidelijk, haalbaar en meetbaar zijn. Als deze eenmaal zijn vastgesteld, is het tijd om een strategisch plan te ontwikkelen.

Organiseer de financiële middelen

Na het bepalen van de doelen en het ontwikkelen van het strategisch plan, moeten we de financiële middelen bepalen die er nodig zijn voor elk van de te ondernemen acties. Hier selecteer je ook de werkploegen en de taken die ze zullen uitvoeren.

Een goed management

Voor een succesvolle bedrijfsvoering is het noodzakelijk om te weten hoe alle beschikbare middelen die het bedrijf heeft worden gecoördineerd, ook al gaat het om personeel of om economische middelen.

Zonder een goed management zal het bedrijf niet in staat zijn om de doelstellingen te bereiken of te profiteren van de voordelen ten opzichte van andere concurrenten.

Naast het opstellen van de richtlijnen is het belangrijk om te weten hoe je de verschillende teams kunt motiveren om het beste uit zichzelf te halen.

Meet de resultaten

Er is een beroemde uitdrukking die het belang van deze fase perfect definieert: “Wat niet gedefinieerd is, kan niet worden gemeten. Wat niet gemeten wordt, kan niet verbeterd worden. Wat niet verbeterd wordt, wordt altijd gedegradeerd” (Lord Kelvin, Brits natuurkundige en wiskundige).

Nadat alle bedrijfsmachines in gang zijn gezet, is het tijd om de behaalde resultaten te meten. Hier komt het analytisch vermogen van de manager in het geding en hij moet zich een aantal vragen stellen: Zijn de doelstellingen gehaald? Zo niet, wat waren dan de oorzaken? Wat kan er gedaan worden om de fouten te corrigeren?

Pas dan de corrigerende maatregelen toe om het project weer weg naar succes te brengen.

Enkele beheerscontrole tools

Balanced Scorecards

Met behulp van deze instrumenten is het mogelijk om de mate van verwezenlijking van de vastgestelde doelstellingen te controleren. De meting gebeurt aan de hand van een reeks indicatoren die zich richten op vier hoofdgebieden: financiën, interne processen, klanten en leerproces.

Enkele voordelen zijn:

• Het vergemakkelijken van de definitie van doelstellingen en de processen die nodig zijn om deze te bereiken.
• Het mogelijk maken om maandelijks of driemaandelijks de voortgang van het bedrijf te monitoren.
• Geeft aan op welke gebieden deze doelstellingen niet worden gehaald.
• Het helpt om de bedrijfsstrategie te organiseren en te actualiseren.
• De verstrekte informatie is essentieel om te zien waar de fouten en successen zijn.

Systemen voor Enterprise Resource Planning (ERP)

Dankzij deze systemen kunnen bedrijven alle relevante informatie van hun verschillende afdelingen centraliseren. Op deze manier wordt de management- en samenwerkingscapaciteit tussen de teams die deel uitmaken van het bedrijf aanzienlijk verbeterd.

Deze systemen kunnen worden aangepast aan de behoeften van elk bedrijf of ze kunnen reeds vooraf worden overgenomen. Ze dragen in ieder geval bij aan een betere beheerscontrole.