Hoe kan het bedrijfsprognose worden verbeterd?

Om in het bedrijfsleven beslissingen te kunnen nemen, is het noodzakelijk over een goede hoeveelheid informatie te beschikken. Managers kunnen zich niet alleen laten leiden door hun intuïtie, hun beslissingen moeten goed doordacht en weloverwogen zijn. Daartoe is het van essentieel belang dat zij kunnen beschikken over de juiste gegevens die hen hierbij kunnen helpen.

In het geval van de verkoop is het van essentieel belang over verkoopgegevens uit vorige perioden te beschikken om te kunnen inschatten hoe vraag en aanbod zullen variëren. Dit is waar het bij forecasting om gaat.

Wat is forecasting?

Forecasting is het proces van het schatten van de verkoop en het voorspellen van de toekomstige vraag. Op die manier weten wij wat ons te wachten staat.

Het wordt zowel in de productie- als in de dienstensector gebruikt. Voor een bedrijf dat bijvoorbeeld gespecialiseerd is in de verkoop van fietsen, kunnen goede prognoses van groot nut zijn bij het nemen van strategische beslissingen over inkoop en productie.

In het geval van een hotel zal het proces het mogelijk maken het volume van de bezetting in elke maand van het jaar te ramen.

Alternatieven om het bedrijfsprognose te verbeteren

Om een goede prognose te kunnen maken, moeten wij beschikken over gegevens uit voorgaande perioden. Een focus op hogere kwaliteit en levensvatbaarheid zal het bedrijf tot een absoluut succes maken.

Het bijhouden van verschillende gegevens

De vraag kan door verschillende factoren worden beïnvloed en is vaak seizoensgebonden. Concentreer je daarom bij het verzamelen van gegevens niet op één enkele eenheid. Het is raadzaam verschillende aspecten in aanmerking te nemen om een holistisch beeld te krijgen van wat er in de onderneming gebeurt.

Om bijvoorbeeld de omzet van een periode te bepalen, kan er rekening worden gehouden met de veranderingen die zich in die periode intern en extern hebben voorgedaan.

Dit is een complexe taak, die alleen geschikt is voor ondernemingen die reeds ervaring hebben met prognoses en over de juiste instrumenten beschikken. Tegenwoordig is dit niet moeilijk te verkrijgen dankzij geavanceerde software en Big Data, die in slechts enkele seconden de nodige informatie kunnen verschaffen.

Gegevensbestanden “schoon” houden

Informatie moet zo zuiver mogelijk zijn. Daartoe is het van belang geen gegevens in het systeem op te nemen die niet echt nodig zijn. Als we het hebben over schone gegevensrecords, is dit precies wat we bedoelen.

Het is de verantwoordelijkheid van het verkoopteam om dit te bereiken. Zij moeten naar behoren worden opgeleid over welke gegevens zij in het systeem moeten invoeren en welke zij eruit moeten laten.

Begin klein

Prognoses en gegevensverwerking zijn complexe onderwerpen, vooral voor kleine ondernemingen die dit nog nooit hebben gedaan. De sleutel tot succes is klein beginnen.

Je kunt beginnen met het implementeren van een zeer eenvoudig model voor het verzamelen van gegevens. Zodra je ziet dat het goed werkt en dat je team het onder de knie heeft, kun je het geleidelijk aanpassen en complexer maken.

Gebruik geschikte tools

Er zijn kantoorhulpmiddelen, zoals spreadsheets, die zeer nuttig kunnen zijn bij het verzamelen en analyseren van gegevens. Maar de waarheid is dat zij uiteindelijk ontoereikend blijken te zijn wanneer het volume van de te verwerken informatie aanzienlijk is.

In de meeste gevallen loont het de moeite te investeren in gespecialiseerde software die in staat is de gegevens te analyseren en op basis van deze informatie prognoses voor de toekomst op te stellen.

We kunnen niet negeren dat er omstandigheden zijn die de vraag aanzienlijk kunnen beïnvloeden en die onmogelijk te voorzien zijn, zoals we in 2020 hebben gezien met de pandemie door covid-19.

Daarom moeten bedrijven hun strategische beslissingen baseren op gegevens, zonder vergeten voorbereid te zijn op complexe en onvoorspelbare situaties.