Financiële compliance: wat is het, waaruit bestaat het en hoe moet het worden uitgevoerd?

Compliance is een managementsysteem dat als een geheel van regels binnen de onderneming worden toegepast en die ervoor moeten zorgen dat de onderneming bij al haar activiteiten de geldende wettelijke voorschriften naleeft.

De financiële versie verwijst (zoals de naam al aangeeft), naar een reeks regels die ervoor moeten zorgen dat de handelingen van de onderneming nooit fraude vormen of een inbreuk vormen op de economische en financiële regelgeving.

De financiële sector is van nature onderhevig aan een groot aantal risico’s en het regelgevingskader is zeer streng. Een voorbeeld hiervan is de op Europees niveau vastgestelde verordening inzake de voorkoming van het witwassen van geld.

Het doel van financiële compliance is ervoor te zorgen dat:

• De onderneming in financiële aangelegenheden op volkomen wettige wijze handelt
• De markt als geheel wordt beschermd door gedragingen die een risico voor de markt vormen te voorkomen

Sleutels tot financiële compliance

Corruptie is een oud bekend verschijnsel in het bedrijfsleven. Nederland staat sinds 2017 op de 8ste plek in de CPI lijst van Transparency International. Hoewel Nederland hoog scoort, is het niet vrij van corruptie. Om deze score te verbeteren is compliance belangrijker dan ooit.

Het doel van “compliance” is een betere controle over het bedrijf, het nemen van goede beslissingen, het verbeteren van de kennis van de bestuursorganen van het bedrijf, het ontwikkelen van een bedrijfscultuur die gericht is op het bereiken van doelstellingen, en het verbeteren van de naleving van de regelgeving en ervoor zorgen dat deze een toegevoegde waarde voor het bedrijf oplevert.

Hoe financiële compliance wordt geïmplementeerd en uitgevoerd in bedrijven

Om financiële compliance te implementeren en uit te voeren, moet er met bepaalde factoren rekening worden gehouden. De belangrijkste zijn:

1. De keuze van de compliance officer

De eerste stap is de benoeming van de compliance officer, dit is de persoon die zich bezig houdt met de opstelling van, het toezicht op en de controle van de uitvoering van de financiële compliance-regels.

Het moet iemand in de organisatie zijn die een expert op het gebied is en over leiderschapskwaliteiten beschikt. Hij of zij zal de katalysator voor verandering zijn. Bovendien moet hij/zij, om het werk te kunnen uitvoeren, over een goed opgeleid team beschikken.

2. Aanpassen van de methodologie aan de manier van werken

Als er een radicale verandering in de werkwijze van de organisatie komt, zal het hoogstwaarschijnlijk niet worden nageleefd. Idealiter moeten de maatregelen gemakkelijk worden aangepast aan de gebruikelijke manier van werken, zonder dat zij een te radicale verandering betekenen.

Hoe gemakkelijker het voor de werknemers is om de regels na te leven, des te meer bereidheid er is om dat te doen.

3. Verankering van deze normen in de bedrijfscultuur

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle managers van de organisatie op één lijn zitten. Zij zullen namelijk het voorbeeld moeten zijn en de nieuwe gedragscodes moeten implementeren binnen hun team.

4. Opleiding van werknemers

Zodra de nieuwe gedragscodes zijn ingevoerd, is het van essentieel belang dat de werknemers worden opgeleid in hoe zij zich voortaan moeten gedragen en waarom zij deze aanpassingen moeten doorvoeren. Hierbij zullen eventueel cursussen tot stand gebracht moeten worden.

Weten hoe je met verandering omgaat, is van vitaal belang voor een succesvolle naleving.

Financiële compliance is een echte noodzaak voor bedrijven. Het is niet alleen een manier om mogelijke aansprakelijkheid voor fraude te vermijden, het is ook een goede manier om de samenleving te verzekeren dat u zo ethisch mogelijk werkt, wat uw merkimago helpt verbeteren.