Hoe kan ik het debiteurenrisico beperken?

Wanneer u druk bezig bent uw bedrijf te laten groeien, kan het gemakkelijk zijn om het beheer van uw debiteuren achterwege te laten – maar goed debiteurenbeheer is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat uw bedrijf voldoende werkkapitaal heeft om te herinvesteren en te groeien.

Hier zijn zes eenvoudige stappen om u te helpen uw debiteuren effectief te beheren.

1. Zorg voor een kredietbeleid en handelsvoorwaarden

Veel bedrijven leveren goederen en diensten op basis van informele afspraken. Helaas betekent dit dat er vaak geschillen ontstaan die vermeden hadden kunnen worden als er vanaf het begin duidelijke, schriftelijke handelsvoorwaarden waren geweest.

Duidelijke handelsvoorwaarden zijn een uitstekende manier om dubieuze vorderingen tot een minimum te beperken en te voorkomen.

Zorg ervoor dat u een grondige krediethistorische en zakelijke referentiecontrole uitvoert voordat u nieuwe klanten krediet aanbiedt.

Leg uw klanten vooraf duidelijk en schriftelijk uw voorwaarden en kredietlimieten voor (zodat ze weten dat u uw incassoprogramma serieus neemt) en zorg ervoor dat ze uw voorwaarden accepteren. Het is belangrijk dat al uw medewerkers dit kredietbeleid begrijpen en volgen.

Als u besluit om nieuwe betalingsvoorwaarden in te voeren, begin dan met nieuwe klanten of klanten die hun kredietlimiet willen verhogen.

Het kan voor u moeilijker zijn om nieuwe voorwaarden te introduceren bij bestaande klanten, vooral bij klanten die u in het verleden trouw zijn gebleven of die u persoonlijk kent en die u niet voor het hoofd wilt stoten!

2. Geef de juiste informatie op offertes, facturen en afschriften

Als u de juiste informatie op uw documenten vermeldt en tijdig factureert, is de kans groter dat u op tijd wordt betaald.

Alle offertes, facturen, contracten, overeenkomsten, inkooporders en aanverwante documenten moeten verwijzen naar uw handelsvoorwaarden en kredietbeleid. Op facturen en afschriften moet duidelijk worden aangegeven:

• Het verschuldigde bedrag
• De vervaldatum voor betaling
• Het factuuradres
• Bankgegevens
• Vermeld alle extra gegevens die een klant nodig kan hebben, zoals het inkoopordernummer, contract-/rekeningnummer en gegevens over wie de bestelling heeft geplaatst. Neem zo nodig vóór de facturering contact op met de klant om na te gaan welke informatie hij precies nodig heeft om de betaling te bespoedigen.

Een goede manier om betalingsachterstand te ontmoedigen is op je facturen en afschriften details te vermelden over de incassokosten die je in rekening kunt brengen voor rekeningen die te laat zijn.

3. Zorg ervoor dat uw systemen up to date zijn en worden gemonitord

Het geheim van goed debiteurenbeheer is goed bijgehouden informatie. Er zijn veel softwareoplossingen beschikbaar om u te helpen met uw debiteurenbeheer, en steeds meer daarvan zijn cloud gebaseerd.

Goede softwareoplossingen kunnen u veel administratieve rompslomp en managementproblemen met betrekking tot debiteurenbeheer uit handen nemen.

De beste manier om problemen tot een minimum te beperken, is uw debiteurenadministratie nauwlettend in de gaten te houden – door het aantal uitstaande dagen nauwlettend in de gaten te houden, kunt u ongunstige trends signaleren en snel actie ondernemen voordat deze van invloed worden op uw cashflow.

4. Implementeer debiteurenprocessen

Het is van groot belang dat u over een degelijk incassoproces beschikt, met vaste tijdschema’s voor de verschillende communicatiefasen (brieven, e-mails en telefoontjes). Breng uw proces duidelijk in kaart en zorg ervoor dat het door al uw personeel wordt begrepen. Hier zijn enkele belangrijke punten om te overwegen:

• Controleer uw leveringssystemen en bewaar ondertekende leveringsbonnen, zodat u de levering kunt bewijzen.
• Factureer zo vroeg mogelijk, want te laat facturen ontvangen moedigt klanten aan om hun betaling uit te stellen.
• Stuur automatische herinneringsbrieven voor 30, 60 en 90 dagen en benadruk uw handelsvoorwaarden als deze niet worden nageleefd.
• Volg alle trage betalers regelmatig op om betaling aan te moedigen. Als klanten weten dat u altijd contact opneemt als de betaling te laat is, is de kans groter dat ze voorrang geven wanneer ze betalingen inplannen. Beëindig een follow-up gesprek niet zonder een vaste toezegging te krijgen om een betaling te doen. Contacteer ze als niet op de beloofde datum is betaald – of beter nog, regel een bezoek.
• Dring bij geschillen tussen debiteuren aan op betaling van onbetwiste bedragen om uw cashflow op peil te houden terwijl u de kwestie oplost. Doe altijd rechtstreeks zaken met de besluitvormers van uw klanten.

5. Verleng het krediet niet te veel en vermijd concentratierisico

Het is van cruciaal belang dat u de kredietlimieten voor elk van uw klanten regelmatig herziet. Kijk uit naar waarschuwingssignalen dat zij in financiële moeilijkheden verkeren.

Controleer regelmatig of er veranderingen zijn in hun koopgedrag en of hun schuldenlast toeneemt – de nieuwe zaken die de klant u toestaat, kunnen het gevolg zijn van het feit dat andere leveranciers kredietfaciliteiten hebben opgeheven.

Klanten die al lang klant zijn, kunnen het grootste kredietrisico vormen, omdat niemand eraan denkt hen te controleren.

Een hoge klantenconcentratie (d.w.z. een groot deel van uw zaken doen met een enkele klant) houdt aanzienlijke risico’s in, die op lange termijn veel groter kunnen zijn dan de voordelen. Wees voorzichtig bij de behandeling van aanvragen voor verruimd krediet, en houd klanten in het oog die snel lijken uit te breiden.

Een groeiende klant kan uw omzet ten goede komen, maar snelle groei zet ook hun betalingscapaciteit onder druk. Neem commerciële beslissingen op basis van hun gedrag en alle beschikbare informatie – roddels uit de sector over de financiële positie van een bedrijf zijn vaak verrassend accuraat.

Houd je aan de betalingstermijnen en stop onmiddellijk met leveren aan klanten die rekeningen niet op tijd hebben betaald. Wanneer u de kredietverlening stopzet, bespreek de situatie dan met uw klant en kom tot een akkoord over de betaling van leveringen uit het verleden.

U kunt het feit dat zij uw goederen of diensten nodig hebben als hefboom gebruiken om op tijd betaald te krijgen en voorwaarden te stellen voor nieuwe leveringen. Dit kan u wat omzet kosten, maar het vermindert ook het risico dat u met oninbare vorderingen te maken krijgt.

6. Voorziening voor dubieuze vorderingen

Laat uw handelsvoorwaarden door uw advocaten controleren om er zeker van te zijn dat ze wettelijk in orde zijn, zodat er geen belemmeringen zijn wanneer het erom gaat schulden te innen.

U kunt overwegen gebruik te maken van incassodiensten of bedrijven die Factoring of Supply Chain Financiering aanbieden om het risico en de gevolgen van oninbare vorderingen te beheersen. Stel het versturen van professionele aanmaningen of het dreigen met juridische stappen niet uit – en wees voorbereid op de mogelijkheid van een gang naar de rechter.