Correctiefactuur, wat is het en waarvoor dient het?

Een corrigerende factuur is een soort handelsdocument dat wordt uitgereikt om een andere factuur te corrigeren die een fout bevat of waarvan de gegevens moeten worden gewijzigd.

Indien de onderneming bij de uitreiking van een factuur vaststelt dat het document een fout bevat, is het niet mogelijk deze fout te elimineren en een nieuwe uit te reiken, aangezien de factuur, zodra zij is uitgereikt, in de interne systemen van de onderneming is geboekt. De enige mogelijkheid die dan nog overblijft, is een corrigerende factuur uit te reiken voor de oorspronkelijke foutieve factuur.

Van oudsher stond de wijzigingsfactuur bekend als creditfactuur, maar sinds 2013 is zij bekend onder de huidige nomenclatuur.

Wanneer wordt het uitgegeven?

Aangezien een uitgereikte factuur nooit kan worden gewijzigd, is het gebruik van de corrigerende factuur gebruikelijk in de volgende gevallen:

Onjuiste factuurgegevens

Het kan voorkomen dat bij het uitreiken van een factuur de klant- of factuurgegevens onjuist zijn vermeld of dat bepaalde informatie ontbreekt. In dat geval zal een corrigerende factuur moeten worden opgesteld met de gegevens correct toegevoegd.

Eventuele onjuiste gegevens op de factuur, zoals het BTW-nummer, de naam van de onderneming, het fiscaal adres, de referentie van de bestelling of het product, het factuurnummer of de datum van afgifte, moeten worden gecorrigeerd.

Verkeerde klant

Het komt voor dat de uitgereikte factuur naar een klant gaat die niet degene is die de aankoop heeft gedaan. In deze gevallen zal een corrigerende creditfactuur moeten worden opgesteld op naam van de onjuiste klant om het totale oorspronkelijk gefactureerde bedrag te dekken. Op die manier zal de oorspronkelijke foutieve factuur worden geannuleerd. Vervolgens zullen wij een nieuwe gewone factuur genereren op naam van de juiste klant.

Fout in het bedrag 

Het kan ook zijn dat de prijs van de producten onjuist is aangegeven of dat sommige producten ontbreken en het totaalbedrag niet het juiste is. In dat geval kan de corrigerende factuur positief of negatief zijn en zal hij worden afgegeven voor verschillen, niet voor vervanging.

Indien wij te weinig hebben berekend, zal de correctiefactuur positief zijn aangezien een factuur zal worden opgemaakt waarin het nodige bedrag aan het overeengekomen bedrag wordt toegevoegd.

Indien wij daarentegen te veel hebben berekend, zal de wijzigingsfactuur negatief zijn (gewoonlijk een creditfactuur genoemd) en door deze van de oorspronkelijke factuur af te trekken, zal het juiste totaal te betalen bedrag worden verkregen.

Fout in de toegepaste belasting

In sommige gevallen maken we geen fout met de belastbare grondslag, maar met het toegepaste belastingbedrag. 

Om de factuur te corrigeren, moeten wij een corrigerende factuur uitreiken die de oorspronkelijke factuur volledig vervangt, met vermelding van de juiste bedragen en belastingtarieven.

Correctieve factuur wegens niet-betaling

Indien op de driemaandelijkse BTW-aangifte een bedrag is vermeld dat de BTW op een gewone factuur omvatte die niet door onze klant is betaald, moeten wij een corrigerende factuur uitreiken met het verzoek om teruggaaf van de aangegeven en niet geïnde BTW.

In dit geval zal de uitgereikte corrigerende factuur een maatstaf van heffing van 0 hebben en een maatstaf van heffing die gelijk is aan die van de oorspronkelijke factuur, maar in negatieve zin.

Op de factuur zelf moet worden aangegeven met welke gewone factuur de rectificatie overeenstemt door een tekst als de volgende toe te voegen: “Rectificatiefactuur voor oninbare belaste handeling die overeenstemt met factuurnummer (oorspronkelijke factuurreferentie), overeenkomstig artikel 80 van de LIVA”.

Bovendien moet worden aangetoond dat de schuld oninbaar is, dat de factuur via de rechter is opgeëist en dat er 6 maanden zijn verstreken sinds de datum waarop de schuld is ontstaan.

In alle bovengenoemde gevallen, met uitzondering van gevallen van niet-betaling, moet de corrigerende factuur worden uitgereikt binnen een termijn van maximaal 4 jaar na de datum waarop de oorspronkelijke factuur is opgesteld.

Vereisten voor de afgifte van een wijzigingsfactuur

De gegevens die op een corrigerende factuur moeten worden vermeld, zijn dezelfde als die op de gewone factuur, met enkele aanvullingen:

Er moet worden aangegeven dat het om een wijzigingsfactuur gaat door deze toe te voegen in het bovenste zichtbare gedeelte van het document.

Het referentienummer van de factuur moet overeenstemmen met de exclusieve reeks die voor dit soort facturen wordt gebruikt en verschilt van de gewone factuurnummerreeks die wij gebruiken.

Het referentienummer van de te corrigeren factuur en de reden voor de correctie moeten worden vermeld.

Bovendien zullen, zoals gezegd, de typische gegevens van een gewone factuur verschijnen:

• Datum van afgifte, die in dit geval gelijk zal zijn aan de originele factuur.
• Fiscale gegevens van de emittent (fiscaal identificatienummer, naam van de onderneming, adres).
• Klantgegevens (BTW-nummer, bedrijfsnaam, adres).
• Beschrijving van de producten of diensten, met inbegrip van de prijs per eenheid 
• Bruto bedrag
• Belastingtarief
• Netto bedrag

De komst van wijzigingsfacturen in boekhoudsystemen in 2013 heeft het mogelijk gemaakt het boekhoudbeheer van ondernemingen op te schonen en te uniformeren, met een volledige registratie van alle mutaties die hebben plaatsgevonden en een vermindering van mogelijke boekhoudkundige fouten.

Met de verschillende soorten corrigerende facturen die wij hebben gezien, kunnen bedrijven eventuele fouten op een schone en traceerbare manier corrigeren.