Administratie processen verbeteren

Wij zijn ons bewust van de impact die een efficiëntere en productievere administratie heeft, aangezien zij ons helpt activiteiten te automatiseren en te elimineren die geen waarde toevoegen aan onze processen of producten.

Tegenwoordig richten veel bedrijven al hun inspanningen op het verhogen van de productie-efficiëntie, maar verwaarlozen zij het management en de administratie.

Misschien omdat het een uitdaging inhoudt: de angst voor verandering bij ons personeel wegnemen, zodat zij zich zeker genoeg voelen om een nieuw proces in te voeren, een proces dat op het eerste gezicht misschien iets complexer lijkt dan het in werkelijkheid is.

Continue verbetering

Toch moeten we de nieuwe en steeds veeleisender uitdagingen die onze huidige concurrerende en steeds veranderende omgeving met zich meebrengt aangaan en het hoofd bieden, want anders kan je je positie op de markt verliezen.

In de mate waarin wij onze administratieve processen identificeren en beginnen te analyseren en te meten, zullen wij in staat zijn om continue verbetering toe te passen om:

• Te automatiseren
• Standaardiseren
• Activiteiten te elimineren (waarvan de eliminatie besparingen voor het bedrijf zou betekenen)
• De geoptimaliseerde tijd te benutten om kennis te genereren door te innoveren en ons aan te passen aan nieuwe processen

Beheer van verandering

Door te weten hoe we verandering moeten beheren, zullen we in staat zijn om:

• Onze routine en onze comfortzone achter ons te laten.
• Verandering zien als iets positiefs, iets dat ons naar een betere situatie zal leiden

Wij moeten ook voor ogen houden dat een slecht beheerd administratief proces zal leiden tot verliezen en tot een service van lage kwaliteit voor onze klanten.

Het eerste wat wij moeten doen is weten hoe onze processen werken, waarvoor wij ze zo goed in kaart zullen brengen dat ze geen theoretische bezigheid worden, integendeel, deze kaart moet de huidige situatie weergeven zoals die is.

In deze stap worden alle documenten en activiteiten (ook die welke geen waarde toevoegen) in kaart gebracht. Wij moeten van elke taak de tijd opnemen, zodat wij weten hoeveel tijd er nodig is om ze uit te voeren. Wij moeten ook de knelpunten identificeren.

Zodra wij de huidige staat van onze processen kennen, kunnen wij verder gaan met hun optimalisatie.

Hulpmiddel om processen in kaart te brengen

Een zeer nuttig hulpmiddel om elk bedrijfsproces of administratief proces te analyseren en visualiseren is de Makigami Processes Map, die kan worden toegepast op elk proces in kantoren, ziekenhuizen, productielijnen, etc.

Een van de belangrijkste voordelen van dit hulpmiddel is dat iedereen kan deelnemen en bijdragen, omdat ze visuele informatie bevatten die gemakkelijk te interpreteren is.

Dankzij deze techniek worden de activiteiten zeer visueel en kunnen dus verbeteringsprojecten (KAIZEN) worden opgezet om processen te verbeteren of belangrijke besparingen voor het bedrijf te genereren.

Analyseren van de resultaten

Zodra het bovenstaande proces is voltooid, moeten we de resultaten analyseren die we hebben verkregen door de hulpmiddelen voor procesverbetering toe te passen die we hadden opgesteld.

Door dit te doen, kunnen wij ook objectieve controle-indicatoren creëren.

De doelstellingen van ons “nieuwe” proces – met de reeds geïmplementeerde verbeteringen – moeten voortdurend worden gecontroleerd, aangezien de doelstellingen in de loop van de tijd kunnen veranderen, waarbij steeds wordt gestreefd naar voortdurende verbetering.

Team communicatie

Net zo belangrijk is het om de resultaten van de implementatie te communiceren aan het team dat betrokken is bij het verbeteringsproces, en ook aan het hele bedrijf in het algemeen.

Dit zal meer empathie bij de werknemers opwekken en hen tegelijkertijd helpen zich ervan bewust te worden hoe elke activiteit die zij uitvoeren, een impact kan hebben op andere processen.