7 tips om productiever te vergaderen

Op veel werkplekken hebben mensen te maken om niet productieve vergaderingen waar niets wordt bereikt. Er wordt in cirkels gediscussieerd over onderwerpen die niet relevant zijn en niet tot een conclusie leiden. Hierdoor halen we niets uit dit soort vergaderingen, waardoor ze eigenlijk een verspilling van onze kostbare tijd zijn.

Vergaderingen kunnen zeer nuttig zijn om u en uw team op de hoogte te houden en verstandige beslissingen te nemen:

Het team krijgt informatie over de voortgang, vereisten, volgende stappen en de doelen van de organisatie of van het team zelf.

Bovendien kan je te weten komen wat je medewerkers nodig hebben, welke delen van hun werk voor problemen zorgen en welke onderdelen van het team goed werken.

Beslissingen kunnen worden genomen door middel van nemen door middel van overleg. Het maken van een gezamenlijke beslissing geeft je medewerkers het gevoel dat ze betrokken zijn en dat ze een deel uit maken van het bedrijf.

Door gezamenlijk tot een besluit te komen laat u uw medewerkers zich meer betrokken en onderdeel van het bedrijf voelen. De beslissingen die u neemt zullen verbeteren als u rekening houdt met de meningen van anderen. Immers, vier ogen zien duidelijker dan slechts twee, en acht zien zelfs meer.

Dus over het algemeen zijn vergaderingen redelijk nuttig. Maar als het niet goed gebeurd, verteren ze je tijd met zinloze discussies en te lange gesprekken waardoor je je onproductief en uitgeput kan voelen.

Dus hoe kan je de productiviteit van je vergaderingen verbeteren? Lees verder om erachter te komen.

1. Maak van te voren een planning

Bepaal de doelstellingen van de vergadering en verstuur de agenda van tevoren. Inclusief onderwerpen die moeten worden besproken en de tijd die voor elk onderwerp nodig is. Zorg ervoor dat vergaderingen kort blijven, 45 minuten tot 60 minuten zou het maximum moeten zijn, aangezien concentratie en aandacht dalen als vergaderingen te lang duren.

Neem niet te veel onderwerpen op. Als er te veel onderwerpen zijn die moeten worden besproken, organiseer dan meerdere vergaderingen in plaats van één te intensieve.

2. Beperk de aantal deelnemers

Houd het aantal deelnemers laag om de effectiviteit van je vergaderingen te vergroten. Hoe minder mensen en hoe minder onderwerpen, hoe effectiever de vergadering.

3. Let op punctualiteit

Vraag de aanwezigen om op tijd te komen, verbiedt zelfs de laatkomers om binnen te komen nadat de vergadering is begonnen, tenzij vooraf een reden is aangegeven.

Elke laatkomer onderbreekt de flow van de vergadering, waardoor alle andere leden worden afgeleid.

4. Let op je timing

Zorg ervoor dat de vergadering niet begint als een andere vergadering net is beëindigd. De aanwezigen van beide vergaderingen moeten minstens 10 minuten de tijd krijgen om een snelle pauze te nemen, zodat ze weer gefocust zijn wanneer de tweede vergadering begint.

Verstuur de uitnodigingen ruim van tevoren, zodat de genodigden zich vooraf kunnen voorbereiden.

5. Beperk de tijd per onderwerp

Hou je aan de tijden die je in je agenda hebt vastgelegd. Als een bepaald onderwerp meer tijd nodig lijkt te hebben dan verwacht, organiseer er dan een nieuwe vergadering voor of behandel het aan het eind na een korte pauze.

Als je advies nummer 2 correct hebt opgevolgd, zijn alleen mensen die echt relevant zijn voor de discussie aanwezig, dus het volgen van een tijdpad moet eenvoudiger zijn.

6. Laat anderen praten

Vermijd monologen. Projecten en conflicten moeten worden besproken in plaats van een lezing krijgen, dus luister naar alle relevante meningen over de kwestie. Iedereen moet worden aangemoedigd om deel te nemen en er moet naar alle stemmen worden geluisterd.

7. Vermijd afleidingen

Houd iedereen gefocust door alle mogelijke onderbrekingen te vermijden. Vraag medewerkers om deel te nemen zonder mobiele telefoons en laptops. Eén telefoon die aan het rinkelen of trillen is, is voldoende om ieders focus te onderbreken.

Als de aanwezigen niet de kans krijgen om aantekeningen te maken, zorg er dan voor dat je ze achteraf een samenvatting van de vergadering stuurt.