Hoe kan ik mijn factuur sneller betaald krijgen?

Elke bedrijfseigenaar of onderneming streeft naar een winstgevend inkomen door verkoop en dienstverlening. Het omgaan met achterstallige factuurbetalingen is echter belastend en kan leiden tot meer uitdagingen die de groei overschaduwen.

U kent deze context waarschijnlijk wel: U maakt een klus af en stuurt facturen naar klanten, wacht weken, zelfs maanden, en wacht nog steeds op een betaling.

Voor een klein bedrijf kan een betalingsachterstand een kwestie van leven of dood zijn. Er zijn veel studies gedaan die concluderen dat de reden dat veel bedrijven failliet gaan door het gevolg van problemen met de cashflow in het bedrijf .

In mei 2021, heeft een onderhoudsbedrijf heeft faillissement aangevraagd voor C&A, voor openstaande rekeningen van circa 30.000 euro.

Waarom betalen klanten hun facturen niet op tijd?

Er zijn veel redenen achter de vertraagde betaling van de facturen. De meest voorkomende redenen zijn drukke agenda’s, slechte ondersteuningssystemen, gebrek aan boekhoudkundig beheer, en in sommige gevallen hebben de kopers geen geld.

Maar over het algemeen kunnen uw facturen ook problemen hebben. De meeste mensen hebben het geld, maar het ontbreekt hen aan geduld bij het afhandelen van de betalingen.

Enkele tips van experts om uw facturen sneller betaald te krijgen

Hier zijn enkele tips om uw facturen sneller betaald te krijgen en uw cashflow te maximaliseren. Volg deze tips om de cashflow van uw bedrijf op peil te houden.

1. Stuur facturen direct na levering van de service

Het versturen van facturen zodra de dienst is geleverd, geeft een gevoel van top prioriteit. Het dwingt klanten om de voltooiing van een taak en de daaruit voortvloeiende betaling als één stap te zien.

Hoewel het proces niet statisch is, zal het klanten psychologische suggesties geven om alle betalingen op tijd te betalen. Het helpt om de cashflow te beheren.

Bedrijven die abonnementsdiensten aanbieden zouden een geautomatiseerd factureringssysteem moeten gebruiken voor eenvoudig beheer van diensten en facturen.

Veel organisaties sturen slechts om de paar weken of zelfs maandelijks een factuur, wat de tijd om betaald te worden alleen maar langer maakt. Dus, de frequente boodschap moet worden geleverd aan de klanten als een herinnering.

Zorg er ook voor dat u de datum en het tijdstip bijhoudt waarop diensten of producten aan klanten worden geleverd. Dus, het verzenden van facturen vaak en het instellen van herinneringen helpt om sneller betaald te krijgen.

2. Houd facturen eenvoudig zonder technische termen

Aarzel niet om bij het bepalen van uw betalingstermijnen te vragen om de betaling te versnellen. Standaard factuurtermijnen verschillen per bedrijfstak en bedrijf, maar netto 30 (wat betekent dat uw klanten 30 dagen hebben om te betalen) is de meest voorkomende.

In sommige sectoren en bedrijven is netto 60 of netto 90 ook gebruikelijk. Het is beter om korte betalingstermijnen van ongeveer 5 of 10 dagen vast te stellen. Sommige bedrijven nemen zakelijke leningen of maken gebruik van factoring om de klanten niet te belasten, zij kunnen dan betalen volgens de overeenkomst.

Het instellen van deze voorwaarden is gemakkelijker te doen met nieuwere klanten, maar met bestaande klanten kan een wijziging in de betalingstermijnen een probleem worden.

Houd in gedachten dat vroegtijdige en frequente communicatie kan helpen problemen of verwarring later te voorkomen. Bel ze op of stuur ze een e-mail een paar maanden voordat er een nieuwe verandering komt.

4. Kortingen en aanbiedingen voor vroege betalers

Een veelgebruikte manier om facturen sneller betaald te krijgen is om klanten kortingen en aanbiedingen aan te bieden voor vroege betalers en zo geld te besparen. Deze factureringsmethode heet Dynamic Discounting en moedigt klanten aan om vroeg te betalen om zo kortingen en aanbiedingen te pakken te krijgen.

De meeste bedrijven doen dit door een korting van 5-10% aan te bieden als de facturen bij ontvangst worden betaald, maar een korting van 5-10% is misschien niet het beste factureringsmechanisme als u een enorm bedrag wilt innen.

5. Stel meerdere herinneringen in

Wanneer u uw facturen verstuurt, zorg er dan voor dat u ze naar de juiste contactpersonen en personen stuurt. Zo vergroot u de kans dat uw facturen sneller betaald worden.

6. Wees beleefd en geduldig

Beslissen hoe of wanneer u een klant om betaling vraagt, kan moeilijk zijn. Als het slechts een paar dagen of een korte tijd geleden is, probeer dan de persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor het betalen van facturen niet te bellen, ook al moet er dringend betaald worden.

Een eerste aanbevolen stap zou zijn om een herinnering per e-mail te sturen. Dit kan worden geautomatiseerd via uw systeem, zodat u de woorden zoals “alstublieft” en “dank u” herinnert en niet hoeft te denken aan het verzenden ervan, noch uw emoties het beste van u laat krijgen wanneer u op het randje zit.

7. Wees flexibel

Hoewel een elektronisch betalingssysteem het voor uw klanten gemakkelijker maakt om betalingen te verrichten, zult u flexibel willen zijn met het type betaling voor andere klanten, want laten we eerlijk zijn, iedereen is anders en we hebben allemaal onze voorkeuren.

Als u betalingen met een creditcard, cheque of directe storting kunt accepteren, is dat een excuus minder voor uw klanten om betalingstermijnen te missen.

8. Erken en verbaliseer

Het versturen van een snelle bedankt e-mail of een jaarlijks geschenk aan klanten die gunstig zijn geweest voor uw bedrijf helpt in het laten zien dat u ze waardeert.

Het kan zo simpel zijn als een koffiemok, pen of t-shirt. Dit zorgt er niet direct voor dat klanten u sneller betalen, maar het bouwt een relatie op waarin ze u respect zullen willen tonen door op tijd te betalen.

9. Ken uw klanten

Voordat u een project of nieuwe klant aanneemt, wilt u misschien hun kredietgeschiedenis bekijken. Als u geïnteresseerd bent in factoring, kunnen zij de kredietgeschiedenis voor u verstrekken.

Als professionele ondernemer verdient u het om met andere zakelijke professionals samen te werken en soms kan het nodig zijn dat u tijdelijk of permanent voor iemand moet stoppen.

10. Werk met een factoringbedrijf

Hoe u uw factureringspraktijken aanpakt bepaalt uiteindelijk hoe en wanneer u betaald krijgt, maar het kan ook de relatie met uw klanten beïnvloeden.

Als het aanpassen van uw voorwaarden uw klanten naar de concurrenten stuurt, wrijving in de relatie creëert of niet de resultaten oplevert die u nodig heeft, kan invoice factoring een oplossing bieden.

Bij invoice factoring verkoopt u uw onbetaalde facturen aan een factoringmaatschappij. Factoringbedrijven schieten een groot deel van de factuur voor, waardoor u snel het geld kunt gebruiken zonder dat de klant eerder hoeft te betalen.

De factoringmaatschappij zorgt voor de facturering en int dan ook de facturen van de klanten. Zodra de klant betaalt, of dat nu 30, 60 of zelfs 90 dagen later is, betaalt de factoringmaatschappij u het resterende saldo, minus een nominale vergoeding voor de dienst.