Debiteurenrisico: Alles wat je moet weten

Als u een kleine of middelgrote onderneming (MKB) bezit die net in de exportsector actief is, heb je misschien bepaalde twijfels bij het afsluiten van de eerste transacties: Is de klant te vertrouwen? Zal hij zijn verplichtingen nakomen? Zal hij op tijd en op de juiste manier betalen?

Dit zijn redelijke twijfels aangezien exporteurs zeker risico’s lopen wanneer zij zaken beginnen te doen met onbekende partijen die zich op afstand bevinden.

Ondernemers kunnen echter op deze risico’s anticiperen en maatregelen nemen om ze te vermijden zonder nieuwe kansen mis te lopen.

Ken je debiteur

Grote bedrijven werken met kredietlimieten per klant (debiteur) en veel kleine bedrijven doen dat ook. Deze limiet is de maximale schuld die een klant bij je kan hebben.

Als hij meer wil kopen, zal hij eerst zijn openstaande facturen moeten betalen.

Deze limieten worden vastgesteld op basis van de schijnbare solvabiliteit van de klant en de specifieke regels van de kredietgever

(d.w.z., voor consumenten, een maximumlimiet van €X indien geen significante informatie kan worden gevonden over hun financiële gezondheid).

Natuurlijk is het van vitaal belang dat je je debiteur duidelijk en correct identificeert, met inbegrip van:

• Naam of bedrijfsnaam
• Bedrijfsidentificatienummer
• Naam van de verantwoordelijke met wie je een contract hebt ondertekend,
• Adres
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Website
• Andere details die nuttig kunnen zijn voor jou als er zich een probleem voordoet (niet alleen betalingsproblemen)

Stel een waterdicht contract op

Elke levering moet worden voorafgegaan door een schriftelijke bestelling om misverstanden achteraf te vermijden. Deze bestelling moet duidelijk gekoppeld zijn aan een contract of aan uw algemene verkoopsvoorwaarden.

In geval van betwisting en/of niet-betaling is het essentieel dat uw klant dit contract heeft ondertekend of dat u kunt aantonen dat hij uw algemene verkoopsvoorwaarden duidelijk heeft aanvaard.

Er bestaan nuttige contractuele clausules die schuldeisers in staat stellen te anticiperen op de niet-betaling van een vordering door een van hun debiteuren.

Hoewel zij niet direct zullen voorkomen dat er niet wordt betaald, zijn zij toch een doeltreffende manier om zich voor te bereiden op een mogelijke wanbetaling.

Het is ook belangrijk dat het contract de betalingstermijn vermeldt, aangezien betaling als laattijdig zal worden beschouwd vanaf de aangegeven datum.

Tijdig factureren

Veel bedrijven factureren systematisch op het einde van de maand. Voor eenmalige prestaties aan particulieren of kleine ondernemingen is het echter aan te raden om onmiddellijk na de levering of dienst te factureren.

Je klant zal dan hoogstwaarschijnlijk sneller betalen of de factuur betwisten, wat ook handig is om in een vroeg stadium te weten.

Reageer snel in geval van niet-betaling

Als uw debiteur, ondanks de verschillende maatregelen om het risico op onbetaalde schulden te beperken, de betalingstermijn overschrijdt, is het beter om meteen te reageren in plaats van de situatie te laten aanslepen.

In dit verband kunt u een beroep doen op de diensten van een gespecialiseerd bedrijf dat factoring aanbiedt dat je debiteur onmiddellijk zal achtervolgen via telefoon, betalingsherinneringsbrieven en bezoeken aan zijn adres.

Er kunnen vele methoden worden gebruikt, maar het belangrijkste is dat u snel handelt.

Wat kan je nog meer doen om uw debiteurendagen terug te dringen? Hier zijn nog enkele strategieën die je kunt overwegen:

1. Verlaag de handelsvoorwaarden

Wat zijn op dit moment uw handelstermijnen? Kunt u ze terugbrengen van bijvoorbeeld 30 dagen naar 7 dagen? Zorg ervoor dat u uw bestaande klanten hiervan op de hoogte stelt. Voor nieuwe klanten zou het een no-brainer moeten zijn.

2. Vraag om een voorschot

Vraag bij elke bestelling van goederen of diensten vooraf een voorschot.

3. Huur een parttime incassobureau in of herstructureer

Ga na of iemand van uw administratief personeel tijd heeft om achter debiteuren aan te gaan. Zo niet, overweeg dan een parttimer in te huren om deze taak uit te voeren.

4. Verwijder 30, 60, 90+ dagen van afschriften

Verander je afschriften om alleen de huidige en achterstallige te tonen.

5. Bied betere voorwaarden voor vervroegde betaling

Overweeg kortingen voor vooraf betaalde betalingen, zoals Dynamic Discounting.

6. Breng rente in rekening voor uitstaande schulden

Rente en kosten voor te late betaling zijn goede stimulansen om facturen op tijd te betalen.

7. Staak de levering bij niet-betaling

Wat is het beleid van uw onderneming om de levering stop te zetten wanneer facturen openstaan?