Het nieuwe financiële tijdperk: digitalisering en automatisering van processen

De digitale transformatie van bedrijven behoort niet langer tot de toekomst, maar tot het heden. Een achterstand oplopen betekent een concurrentievoordeel verliezen dat zeer moeilijk terug te winnen kan zijn.

Hoewel CFO’s weten dat dit een nieuw tijdperk is, hebben maar weinig bedrijven de digitalisering van hun financiën goed aangepakt. Maar daar lijkt nu eindelijk verandering in te komen.

De uitdaging van het digitaliseren van financiële processen

Sommige mensen denken nog steeds dat de digitalisering van de financiële afdeling gewoon een kwestie is van papieren documenten vervangen door een digitale versie. Het is waar dat dit deel uitmaakt van het proces, maar het is geen digitalisering op zich.

Als we een papieren factuur vervangen door een elektronische, versnellen we het proces, maar niet genoeg. Wij hoeven de factuur niet langer op te stellen en per post naar de klant te sturen, maar doen dat nu per e-mail, wat een aanzienlijke tijdsbesparing oplevert.

Maar zodra de post de ontvanger bereikt, moet de factuur waarschijnlijk door verschillende personen worden gecontroleerd, waardoor het betalingsproces even tijdrovend wordt als toen de documenten nog in fysieke vorm werden verzonden.

Bij de digitalisering van financiële processen gaat het dan ook niet alleen om het overbrengen van documenten naar een digitaal formaat, maar moet verder worden gegaan. Er moet steeds complexere en intelligentere software worden gebruikt, die repetitieve taken en tussenpersonen kan elimineren. Dit is de enige manier om een snellere kasstroom te verkrijgen.

Het gebruik van technologie in de financiële sector levert vandaag de volgende resultaten op:

• Verbetering van de efficiëntie en snelheid van processen.
• Gegevens en veranderingen in gegevens in real time zien.
• Snellere rapportage, wat helpt bij de strategische besluitvorming.
• Eenvoudigere en snellere gegevensanalyse om potentiële groeimogelijkheden te identificeren.

Ondanks de duidelijke voordelen is procesautomatisering een uitdaging voor organisaties, omdat het een ingrijpende verandering van de manier van werken inhoudt.

De CFO als aanjager van verandering

De rol van de CFO is het financiële team te leiden. Als de leider durft te innoveren, is het zeker dat degenen die onder zijn of haar bevel staan, zullen volgen.

De CFO kan op enige weerstand tegen verandering stuiten. Dit is normaal wanneer men probeert de manier waarop mensen werken te veranderen. Vooral wanneer technologie in sommige processen de mens gaat “vervangen”.

De CFO moet echter aan zijn of haar team kunnen overbrengen dat digitalisering voor iedereen verbeteringen oplevert.

Niet alleen zal het bedrijf efficiënter worden doordat de financiële processen sneller en foutlozer worden beheerd, maar ook zullen de werknemers van de afdeling hun talenten en vaardigheden kunnen inzetten voor waardevollere taken, wat hun motivatie ten goede zal komen.

Digitalisering als instrument om de crisis te boven te komen

Ondernemingen die reeds werk hadden gemaakt van de digitalisering van processen (op de financiële afdeling en elders), konden de crisis in verband met de covid-19-pandemie gemakkelijker overwinnen. Voor hen was het inderdaad gemakkelijker om telewerk in te voeren zodra het moest gebeuren.

Als er iets goeds is aan deze situatie, dan is het wel dat veel bedrijven zich hierdoor bewust zijn geworden van hun tekortkomingen op het gebied van digitale transformatie. Het is dan ook niet verwonderlijk dat uit de laatste enquêtes blijkt dat 6 op de 10 bedrijven gaan investeren in nieuwe technologieën om uit de crisis te gaan.

Het doel is om zo snel mogelijk de omzetvolumes van voor de pandemie te herstellen en zelfs te overtreffen. In plaats van procesautomatisering te gebruiken als een “excuus” om hun personeelsbestand in te krimpen, willen bedrijven profiteren van de voordelen die zij uit digitalisering zullen halen om meer werknemers in dienst te nemen die waarde aan het bedrijf kunnen toevoegen. Hierdoor zullen organisaties hun winst kunnen verhogen.

Wij staan aan het begin van een nieuw tijdperk voor ondernemingen, een tijdperk dat ook belangrijke veranderingen teweeg zal brengen in de manier waarop zij werken en in de zakelijke relaties. Gezien het belang van de financiële afdeling in een organisatie, zal dit voor veel bedrijven het startpunt zijn als het gaat om digitale transformatie.