Een effectief debiteurenbeheer: 5 stappen

Succes is meer dan alleen het vinden van klanten. Het grotere geheel van succes heeft ook te maken met cashflow en liquiditeit, aangezien het essentieel is voor het voortbestaan van het bedrijf dat klanten optijd betalen en er voldoende aanwezig is om investeringen te doen.

Het onderhouden van een goed debiteurenbeheer kan stressvol zijn. Dit is waarom het belangrijk is effectieve processen in stand te hebben om betalingen inzichtelijk houden. Om deze reden hebben we 5 tips op een rij gezet waarmee u uw debiteurenbeheer een stuk effectiever en gestructureerder kan maken.

1. Wees vooraf duidelijk over de betalingstermijn

Maak het uw klanten zo gemakkelijk mogelijk om te betalen. De facturen moeten duidelijk de betalingsvoorwaarden bevatten zodat er geen verwarring ontstaat, wat het betaalproces alleen maar kan vertragen.

Wat uw facturen zouden moeten bevatten:

• Het bedrag en de uiterlijke betaaldatum.
• Bankrekeningnummer en betaalgegevens.
• U kunt verschillende betaalmogelijkheden aanbieden, zoals PayPal.
• U kunt overwegen een korting voor vroege betaling aan te bieden, of rente berekenen als er te laat betaald wordt. Laat dit duidelijk weten.

2. Verstuur de factuur en betalingsherinneringen zo snel mogelijk

Zodra het werk is afgerond, is het beter om de factuur zo snel mogelijk te versturen zodat de klant nog precies weet waar het over gaat.
Tegelijkertijd, zodra er niet betaald wordt dienen er direct betalingsherinneringen te worden verstuurd.

Het is ook aan te raden om vriendelijke betalingsherinneringen te sturen, ook al is de betalingstermijn nog niet verstreken. Hierdoor wordt de klant herinnerd aan de betalingsverplichting, en dit zal niet dreigend overkomen.

3. Haal lastige klanten er pro-actief tussenuit

Let op voor tekenen die erop wijzen dat uw klant problemen heeft met het voldoen van de betalingsverplichtingen. Zodra u denkt dat uw klant in financiële problemen zit, is het beter om de klant zo snel mogelijk te benaderen en samen een oplossing te zoeken.

Blijf niet afwachten tot het bedrijf failliet is, dan kunt u waarschijnlijk fluiten naar uw geld. Zodra er geen oplossing in zicht is is het beter om de leveringen direct te staken totdat er nieuwe betalingsafspraken worden gemaakt.

Aanmaningen of deurwaarders sturen zouden een laatste redmiddel moeten zijn, maar probeer het eerst zelf op te lossen.

4. Late betalingsvoorwaarden.

Als u leverancierskrediet overweegt, doe dan eerst goed onderzoek of het bedrijf wel kredietwaardig is. Wees ook duidelijk over de rentes die u in kaart brengt, en laat dit desnoods door een advocaat vastleggen zodat dit voor iedereen helder is.

Het is belangrijk om de regels strikt te handhaven. Als een betaling ook maar een dag te laat is dient u rente te rekenen, standaard. Als u regels omzeild voor een klant, zal deze klant daar vaker gebruik van proberen te maken.

5. Blijf goed zichtbaar.

Onderhoud goed contact met uw klanten zodat u vooraan in de rij staat wanneer de betalingen gedaan worden. Zorg dat u een prioriteit wordt door heldere betalingsvoorwaarden en een warme relatie. Zij zullen op deze manier problemen willen vermijden en meer baat hebben bij een vroege betaling.

Mocht het toch niet lukken om vroege betaling af te dwingen, of heeft u te maken met zulke lange betalingstermijnen dat u zelf in de financiële problemen komt, dan kunt u altijd factoring overwegen.