De beste tips voor een goed debiteurenbeheer

Goede communicatie met al uw debiteuren is natuurlijk van essentieel belang. Het zorgt voor stabiliteit en een goede relatie tussen beide partijen. U wilt namelijk op de lange termijn zaken doen met elke debiteur die van u afneemt. Hierdoor is het managen van deze stakeholder van essentieel belang. U wilt bijvoorbeeld graag dat ze netjes op tijd betalen, alleen u wilt ze niet achterna zitten wanneer de betaling op zich laat wachten, dit zou de relatie namelijk kunnen schaden.

Een goed doordacht en uitgevoerd debiteurenbeheer is daarom een cruciaal onderdeel van uw bedrijfsvoering.

1. Wees vooraf bewust wie uw klanten zijn

Het is belangrijk om te weten en bewust te zijn met wie u zaken doet. Het is geen slecht idee om alvorens zaken te doen het Handelsregister te raadplegen of checken of de klant wel legitiem is.

2. Een degelijke administratie

Zorg voor een aanwijsbare verantwoordelijke binnen de organisatie.

Door goede structurering heeft u geen last van interne vertragingen of onduidelijkheden. Houdt goed contact met deze persoon en ondersteun waar nodig.  

Alle debiteur en factuur specifieke informatie op de factuur moet kloppen.

Bijvoorbeeld factuur referentienummer, datum, plaats, betalingsmogelijkheden en betalingstermijn. Houdt daarnaast de wettelijke betalingstermijn aan of stel deze bij naar wens, dit moet uiteraard wel netjes aan de debiteur worden gecommuniceerd.

De juiste persoon

Wees er zeker van dat uw de factuur naar de correcte verantwoordelijke contactpersoon binnen de klantorganisatie stuurt. Dit voorkomt vertragingen. Bij een goede relatie met de debiteur moet dit duidelijk zijn.

Verwijzing naar de algemene voorwaarden

Door deze verwijzing bent u er zeker van dat u de klant voldoende heeft geïnformeerd over niet alleen de betalingsvoorwaarden maar ook overige zaken die van toepassing zijn.

Verstuur de factuur op tijd en houdt goed inzicht in de openstaande facturen

De verantwoordelijke binnen de organisatie moet er zorg voor dragen dat de facturen op tijd worden verzonden en monitoren welke opstaande facturen nog niet zijn voldaan.

3. Maak vooraf afspraken over de betalingstermijn

Leg deze afspraken schriftelijk vast. Hierdoor kunnen beide partijen er op terugvallen en is er juridische aansprakelijkheid. Duidelijkheid is belangrijk en door het opnemen van deze afspraken in de opdracht of overeenkomst met deze klant, weten beide partijen waar ze aan toe zijn.

4. Neem contact op met uw klant bij overschrijding van de betalingstermijn

Het is niet verstandig om meteen op hoge poten contact met uw debiteur op te nemen. Wellicht is er iets mis gegaan in de initiële communicatie of is er iets over het hoofd gezien bij de administratie van uw debiteur. Het is verstandig om eerst een een herinnering te sturen, wanneer een reactie uitblijft, is het effectiever om te bellen. Stuur altijd een kopie van de originele factuur mee bij de herinnering. Misschien zijn er bepaalde redenen voor de late betaling en komt u meer te weten na een gesprek in plaats van een brief of email.

Enkele juridische middelen die kunnen worden ingezet

Naast een aanmaning via brief of email en telefonisch, zijn er ook nog andere manieren om achter uw geld aan te gaan. Het is hierbij wel verstandig om goed uit te zoeken wat de specifieke regels van elke actie zijn.

• Eigendomsvoorbehoud: een beding in de algemene voorwaarden, waardoor u de eigenaar van een geleverd product blijft totdat de klant heeft betaald.  
• Recht van reclame: een wettelijke bepaling waarmee u geleverde goederen kunt terugvorderen als uw klant niet betaald. Deze wettelijke regeling is ook van kracht in geval van faillissement. Het is hierbij wel noodzakelijk dat u uw goederen binnen 6 weken na het verstrijken van de betaaltermijn terugvordert.
• Betalingsregeling: spreek vooraf een regeling af voor het geval uw klant krap bij kas zit en zet deze op papier. Het is een praktische benadering om onnodige kosten te besparen en wellicht de klant te behouden. Op deze wijze kunnen tijdelijke liquiditeitsproblemen opgelost worden. Het is niet wettelijk verplicht om een regeling te treffen, u bent dat echter wel direct in staat om actie te ondernemen.

5. BTW terugvragen van niet betaalde facturen

Over het afgelopen jaar kunt u van klanten die niet hebben betaald, of waarvan u weet dat ze niet meer gaan betalen, de btw terugvragen die u vanwege deze klanten heeft moeten afdragen. Via deze link kunt u lezen hoe het proces voor het terugvragen van al afgedragen btw in zijn werk gaat. Het omzetverlies is gewoon af te boeken in uw administratie.

6. Besteedt het debiteurenbeheer eventueel uit

Er zijn bedrijven die er gespecialiseerd in zijn om de relatie met uw debiteur en de administratie eromheen te onderhouden. Dit kan een uitkomst zijn voor sommige bedrijven. Echter geven veel bedrijven aan dit niet te prefereren omdat zij dit toch als een essentieel onderdeel van hun organisatie zien en daarom graag in eigen beheer houden.

7. Bekijk of factoring iets voor u is

Misschien is de meest geschikte uitkomst wel om gebruik te maken van factoring (ook bekend als factuur financiering). Door gebruik te maken van factuur financiering bij Novicap bent u in staat om zelf het beheer over uw debiteuren te behouden en heeft u beschikking over een flexibele faciliteit waardoor u een voorschot op openstaande facturen kunt krijgen.