3 tips: Hoe kan ik een team op afstand managen?

Om een team op afstand effectief te kunnen managen, moet je de communicatie- en beschikbaarheidsproblemen die de reguliere kantoren niet hebben, overwinnen.

Hiernaar kijkend, geven we deze week een paar belangrijke tips voor het managen van thuiswerkers.

1. Centraliseer de informatie

Een van de belangrijkste elementen om een team op afstand (marketing of anderszins) op rolletjes te laten lopen, is het centraliseren van alle informatie.

Met andere woorden, alles moet te allen tijde beschikbaar zijn voor degenen die het nodig hebben.

Het is niet de bedoeling om je gehele bibliotheek met berichten en afbeeldingen te uploaden. Echter, als iemand anders dan de maker toegang tot een document nodig heeft (bijvoorbeeld om het te controleren/goed te keuren) is het belangrijk dat hier rekening mee gehouden wordt.

Het maakt niet uit wie er online is – iedereen moet toegang hebben tot alles wat hij of zij nodig heeft, zonder te vragen om toestemming.

Je kan een combinatie gebruiken van cloud storage, zoals google drive of dropbox, Trello, of Airtable om het werk te centraliseren. Dit betekent dat zolang er een link is, iedereen alles kan bekijken waar ze in een oogwenk toegang tot zouden moeten hebben. Trello wordt vaker gebruikt door kleinere teams, naarmate het team groeit is het handig om Airtable te overwegen.

2. Communiceer regelmatig (minstens 2 keer per week)

Het centraliseren van de informatie van een team op afstand is belangrijk, maar zonder regelmatig te communiceren treedt je niet op als een team.

Er is geen menselijke interactie of gewicht achter een taak, dus het kan zijn dat je medewerkers zich loskoppelen en niet op volle capaciteit of kwaliteit werken.

Teams op kantoor kunnen gemakkelijker communiceren omdat ze zich in hetzelfde gebouw bevinden. Het op afstand een team managen betekent dat je als eerst de locatie barrière moet overwinnen.

Voor dit kan het bedrijf het best gebruik maken van een videoconferentie website of app. Voorbeelden van dit soort websites zijn: whereby.com en zoom.com

Deze videocalls dienen als een aantal doeleinden:

1. Het laat zien waar iedereen aan gewerkt heeft. Dit laat zien wat het rest van het team aan het doen is, en moedigt aan om niet te veel te ontspannen.
2. Het zorgt ervoor dat er geen barrières zijn om te stoppen met werken tot de volgende vergadering
3. Videoconferenties brengt het team dichter bij elkaar.

Werknemersverantwoordelijkheid kan op deze manier gemakkelijk worden gecreëerd.

3. Beheer de tijd van het team

Het is gemakkelijk om vast te zitten in een taak en te eindigen met 2 uur in afvoer zonder veel vooruitgang te hebben geboekt. Het is belangrijk dat een werknemer de tijd bijhoudt die hij/zij spendeert aan een taak om dit te voorkomen.

Tijd management is eenvoudig in theorie maar moeilijk in de praktijk, vooral voor teams op afstand.

Op kantoor is er de kans dat een collega of manager over de schouder van de medewerker meekijkt en ziet hoeveel hij/zij heeft gedaan om de persoon tot actie te zetten.  Als er op afstand gewerkt wordt, is de motivatie (en dus het tijdmanagement) volledig zelfvoorzienend.

Dit maakt het voor de meeste medewerkers gemakkelijk om de tijd uit het oog te verliezen en inspanningen te verspillen aan zaken die niet toe doen.

Werk samen met je medewerkers om vaste tijden in hun agenda voor elk type taak vast te stellen. Als ze ‘s ochtends het beste werken, zorg er dan voor dat de intensieve taken gereserveerd zijn voor die tijd, om hen te laten focussen op de belangrijkste dingen als ze de energie hebben om goed te presteren.